Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản: 334 Phải trả người lao động
Ngày CT Số CT Diễn giải TK
… … …
28/12/2007 PC 1397 Chi tiền lương khoán tuần 4/12 (Từ17/12-23/12/07)
1111 96205000
… … … …
31/12/2007 CTK086 Tính lương khoán phải trả quý IV/2007
622 1429372976
31/12/2007 CTK086 Tính lương khoán phải trả quý IV/2007
627 219903534
31/12/2007 CTK086 Tính lương khoán phải trả quý IV/2007
642 549758838
… … … … …
Cộng: 3341 7135666393 6778888672
… … … … …
23/112007 PC 1292 Chi thanh toán tiền chế độ: lễ, phép, PCTN tháng 9/07
1111 7554000
… … … … …
31/12/2007 CTK087 Tính lương chế độ phải trả quý IV/2007
622 10937550
31/12/2007 CTK087 Tính lương chế độ phải trả quý IV/2007
627 1682700
31/12/2007 CTK087 Tính lương chế độ phải trả quý IV/2007
642 4206750
Cộng 3342 257480500 257480500
Cộng 7393146893 7036369172
Số dư cuối kỳ 968274172
Biểu số 1.15.Sổ Cái tài khoản 334
Như vậy, ta có thể thấy được sự tiện lợi của việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm bớt công việc của kế toán trong việc ghi chép sổ sách. Tuy nhiên, phân hệ kế toán tiền lương của phần mềm kế toán Misa lại không phù hợp với cách tính lương khoán của công ty, do vậy việc tính lương vẫn phải thực hiện thủ công và chỉ được sự hỗ trợ bằng máy tính thông qua phần mềm Excel khiến cho khối lượng công việc của kế toán tiền lương tương đối phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
1.3.4.2.Nội dung, phương pháp hạch toán các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương (tiền giữa ca, ca đêm, độc hại)
nhiệm, các khoản tiền giữa ca, ca đêm, độc hại cũng được kế toán tiền lương tính hàng tháng. Hàng tháng, kế toán tiền lương sẽ lập bảng tổng hợp tiền ăn giữa ca, ca đêm, độc hại của tháng trước và chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi.
Toàn bộ tiền giữa ca, ca đêm, độc hại được công ty hạch toán vào chi phí sản xuất chung.
Ví dụ: Căn cứ vào bảng hợp tiền giữa ca, ca đêm, độc hại của tháng 12/2007 (phụ lục 10) do kế toán tiền lương lập, kế toán sẽ lập phiếu chi tiền giữa ca, ca đêm, độc hại là 99.890.000đ, ghi:
Nợ TK 627 99.890.000 đồng
Có TK 1111 99.890.000 đồng
Sau đây là màn hình cập nhập phiếu chi tiền giữa ca, ca đêm, độc hại tháng 12/2007.
tháng 12/2007
Đồng thời, đối với mỗi phiếu chi, kế toán thanh toán in ra một liên chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để tiến hành thanh toán tiền lương chế độ và các khoản phụ cấp cho toàn bộ công nhân viên trong công ty.
1.3.4.3.Nội dung, phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn)
Các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) được công ty tính nộp cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty theo tiền lương cấp bậc như đã trình bày ở phần chế độ tiền lương tại công ty.
Khi công ty nộp 20% BHXH và 3% BHYT cho cơ quan BHXH thành phố bằng hình thức phát hành séc, kế toán thanh toán sẽ cập nhập chứng từ phát hành séc trong phân hệ ngân hàng của phần mềm đồng thời in ra để thực hiện
bằng cách viết séc chi tiền gửi tại Sở giao dịch I – NHCT Việt Nam.Ghi: Nợ TK 3383 41.278.404 đồng
Nợ TK 3384 6.191.761 đồng Có TK 1121 47.470.165 đồng
Sau đây là màn hình cập nhập chứng từ chi séc:
Hình 1.6. Màn hình cập nhập chứng từ phát hành séc
Hàng quý, phòng Tổ chức hành chính sẽ tính được tổng tiền lương cấp bậc của cả quý để đóng BHXH, BHYT. Sau đó, phòng Tổ chức hành chính sẽ chuyển số liệu sang phòng Tài vụ của công ty để tính BHXH, BHYT phải nộp bằng 23% tiền lương cấp bậc (BHXH là 20%, BHYT là 3% ) . Trong đó 17% tính vào chi phí (15% BHXH, 2% BHYT), 6% (5%BHXH, 1% BHYT) công ty không trừ vào lương của cán bộ công nhân viên mà lấy quỹ phúc lợi để bù đắp.
lệ như sau:
Chi phí nhân công trực tiếp 65% Chi phí nhân viên phân xưởng 10% Chi phí nhân viên quản lý 25%
Ví dụ: trong quý IV/2007, phòng Tổ chức hành chính tính được tổng tiền lương cấp bậc của toàn công ty là 651.596.675 đồng. Số liệu này sẽ được chuyển sang phòng Tài vụ của công ty để kế toán lấy làm căn cứ lập bảng phân bổ BHXH, BHYT (phụ lục 9). Dựa vào bảng phân bổ, công ty sẽ lập chứng từ nghiệp vụ khác để ghi vào chi phí như sau:
Đối với tiền BHXH lập chứng từ khác số CTK 089, ghi: Nợ TK 4312 32.579.834 đồng
Nợ TK 622 63.530.675 đồng Nợ TK 627 9.773.950 đồng Nợ TK 642 24.434.876 đồng Có TK 3383 130.319.335 đồng
Sau đây là màn hình cập nhập chứng từ phân bổ tiền BHXH phải nộp quý IV/2007
Hình 1.7: Màn hình cập nhập chứng từ nghiệp vụ phân bổ tiền BHXH phải nộp quý IV/2007
Tương tự như vậy, đối với tiền BHYT lập chứng từ khác số CTK 090, ghi: Nợ TK 4312 6.515.967 đồng
Nợ TK 622 8.470.756 đồng Nợ TK 627 1.303.193 đồng Nợ TK 642 3.257.984 đồng Có TK 3384 19.547.900 đồng
Trong kỳ, đối với các trường hợp được hưởng trợ cấp BHXH, công ty sẽ tính và chi trả thay cơ quan BHXH. Khi thanh toán BHXH cho người lao động công ty sẽ lập phiếu chi để chi trả.
Ví dụ: ngày 23/11/2007, công ty lập phiếu chi số PC 1290 chi thanh toán tiền nghỉ ốm hưởng BHXH – tháng 8+9+10/2007 số tiền là 651.200 đồng, ghi:
Sau đây là màn hình cập nhập chứng từ chi tiền nghỉ ốm hưởng BHXH tháng 8+9+10/2007:
Hình 1.8.Màn hình cập nhập phiếu chi tiền nghỉ ốm hưởng BHXH
Sau khi kế toán cập nhập các chứng từ, máy tính sẽ tự động kết chuyển lên các sổ sách và báo cáo. Khi cần kế toán chỉ việc in ra Sổ chi tiết của các tài khoản 3383, 3384 như sau:
CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản 3383 Bảo hiểm xã hội
Ngày CT Số CT Diễn giải TK
đối ứng Nợ Có
1/1/2007 Số dư đầu kỳ 44589508
… … … …
23/11/2007 PC 1290 Chi tiền nghỉ ốm hưởng BHXH- tháng 8+9+10/07 1111 651200 … … … … … 28/12/2007 PHS 498 Nộp 20% BHXH tháng 12/07 1121 41278404 31/12/2007 CTK089 Tính BHXH phải nộp quý IV/2007 622 32579834 31/12/2007 CTK089 Tính BHXH phải nộp quý IV/2007 6271 9773950 31/12/2007 CTK089 Tính BHXH phải nộp quý IV/2007 6421 24343876 … ... … … … Cộng 577644057 533054549 Số dư cuối kỳ 89179016
CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản: 3384 Bảo hiểm y tế
Ngày CT Số CT Diễn giải TK
đối ứng Nợ Có
1/1/2007 Số dư đầu kỳ 18806775
… … … … …
28/12/2007 PHS 498 Nộp 3%BHYT tháng 12/2007 1121 6191761
31/12/2007 CTK 090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007
4312 6515967
31/12/2007 CTK 090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007
622 8470756
31/12/2007 CTK 090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007
6271 1303193
31/12/2007 CTK 090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007
6421 3527984
… … … …
Cộng 94973046 76166271
Số dư cuối kỳ 0
Biểu số 1.17. Sổ chi tiết TK 3384
Bên cạnh đó, công ty còn trích tiền kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% vào chi phí. Theo quy định, tiền KPCĐ được tính theo số tiền lương thực tế trong kỳ. Sau đó công ty sẽ lập bảng phân bổ vào chi phí theo tỷ lệ như sau:
Chi phí nhân công trực tiếp 65% Chi phí nhân viên phân xưởng 10% Chi phí nhân viên quản lý 25%
Ví dụ: Quý IV/2007, công ty có tiền lương khoán phải trả là 2.199.035.348 đồng, tiền lương chế độ phải trả là 16.827.000 đồng.
Do đó, tiền KPCĐ tính vào chi phí là: 2% x (2.199.035.348 + 16.827.000) = 44.317.247 đồng, làm tròn là 44.317.000 đồng.
phân bổ công ty sẽ lập chứng từ khác (chứng từ số CTK 088 ngày 31/12/2007) để phân bổ vào chi phí , ghi:
Nợ TK 622 28.806.050 đồng Nợ TK 6271 4.431.700 đồng Nợ TK 6421 11.079.250 đồng Có TK 3382 44.317.000 đồng
Công ty trích nộp tiền KPCĐ 1% lên cấp trên bằng cách phát hành séc. Ví dụ: ngày 25/10/2007, công ty phát hành séc số PHS 400 để nộp 1% KPCĐ quý III/2007 là 6.812.000đ, và tạm nộp 1% KPCĐ quý IV/2007 là 10.000.000đ, ghi:
Nợ TK 3382 16.812.000 đồng Có TK 1121 16.812.000 đồng
Khi chi trích 1% KPCĐ tại cơ sở, công ty chi bằng tiền mặt. Ví dụ: ngày 29/10/2007, chi trích 1% KPCĐ quý 2+3/2007, ghi:
Nợ TK 3382 8.406.000 đồng Có TK 1111 8.406.000 đồng
Sau khi cập nhập các chứng từ, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các sổ sách và báo cáo. Khi cần kế toán có thể in ra Sổ chi tiết tài khoản 3382 như sau:
CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007
Tài khoản: 3382 Kinh phí công đoàn
Ngày CT Số CT Diễn giải TK
đối ứng Nợ Có 1/1/2007 Số dư đầu kỳ 24703400 … … … … 25/10/2007 PHS 400 Nộp 1% KPCĐ quý 3/07: 6.812.000đ, tạm nộp 1% KPCĐ quý 4/07: 10.000.000đ 1121 16812000 29/10/2007 PC 1189 Chi trích 1% KPCĐ quý 2+3/2007 1111 34610500 31/12/2007 CTK088 Tính 2% KPCĐ quý IV/2007 622 28806050 31/12/2007 CTK088 Tính 2% KPCĐ quý IV/2007 6271 4431700 31/12/2007 CTK088 Tính 2% KPCĐ quý IV/2007 6421 11079250 Cộng 112503900 140338000 Số dư cuối kỳ 52537500
Biểu số 1.18. Sổ chi tiết TK 3382
Đồng thời với việc lên sổ chi tiết, phần mềm kế toán cũng tự động chuyển dữ liệu lên sổ tổng hợp. Khi cần kế toán có thể in ra sổ Cái tài khoản 338 như sau:
CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản: 338 Phải trả, phải nộp khác
Ngày CT Số CT Diễn giải TK
Đối ứng Nợ Có 1/1/2007 Số dư đầu kỳ 389202043 … … … … … 29/10/2007 PC1189 Chi trích 1% KPCĐ quý 2+3/2007 1111 34610500 … … … … … 28/12/2007 PHS498 Nộp 20% BHXH tháng 12/07 1121 41278404 28/12/2007 PHS498 Nộp 3% BHYT tháng 12/07 1121 6191761 … … … … … 31/12/2007 CTK088 Tính 2% KPCĐ quý IV/2007 622 28806050 … … … … … 31/12/2007 CTK089 Tính BHXH phải nộp quý IV/2007 4312 32759834 31/12/2007 CTK089 Tính BHXH phải nộp quý IV/2007 622 63530657 … … … … …
31/12/2007 CTK090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007
4312 6515967
31/12/2007 CTK090 Tính BHYT phải nộp quý IV/2007 622 8470756 … … … … … Cộng 1103133215 796936672 Số dư cuối kỳ 83005500 Biểu số 1.19: Sổ Cái TK 338
1.3.4.4.Nội dung, phương pháp hạch toán các khoản tiền thưởng và quỹ trợ cấp mất việc làm
Theo quy định của công ty, hàng quý cán bộ công nhân viên sẽ được lĩnh tiền thưởng thi đua bằng 10% tiền lương khoán thực nhận trong quý. Sau khi tổng hợp tiền lương của cả quý, kế toán tiền lương sẽ lên bảng tổng hợp tiền thưởng quý và chuyển cho kế toán thanh toán làm cơ sở để viết phiếu chi tiền thưởng.
toán lập phiếu chi tiền thưởng quý IV/2007 là 117.284.000đ ghi: Nợ TK 4311 117.284.000 đồng
Có TK 1111 117.284.000 đồng
Đối với quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, được công ty trích bổ sung hàng năm dựa trên tổng tiền lương cấp bậc của cả năm: 3% tổng tiền lương cấp bậc của năm.
Ví dụ: Năm 2007, tổng tiền lương cấp bậc của toàn công ty là 2.537.406.000đ. Cuối năm công ty sẽ lập chứng từ nghiệp vụ khác để trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc, ghi:
Nợ TK 6421 2.537.406.000 x 3% = 76.122.180 đồng Có TK 351 2.537.406.000 x 3% = 76.122.180 đồng Khi phát sinh nghiệp vụ chi trả trợ cấp mất việc, kế toán sẽ ghi : Nợ TK 351
Có TK 1111, 1121
Trong năm 2007, công ty không phát sinh nghiệp vụ nào ghi Nợ TK 351 Do vậy, sau khi kế toán cập nhập chứng từ trích bổ sung quỹ dự phòng trợ cấp mất việc của năm 2007, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu lên sổ cái, khi cần kế toán có thể in ra Sổ Cái của TK 351 như sau:
VĂN PHÒNG THÀNH UỶ HÀ NỘI
CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007
Tài khoản: 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Ngày CT Số CT Diễn giải TK đối ứng
Nợ Có
năm 2007
Cộng 0 76122180
Số dư cuối kỳ 1561999939