- Đối chiếu phần số trên bản dịch với bản gốc Tiếng Việt, kiểm tra định dạng số.
2.2.5. Thực tế tổ chức hồ sơ kiểm toán của hai khách hàng của AASC
2.2.5.1. Tổ chức hồ sơ kiểm toán của của Công ty khách hàng M
Công ty M là một công ty cổ phần, đây là một khách hàng thường xuyên của AASC từ năm 2001 đến nay. Công ty M có một quá trình hình thành và phát triển lâu dài. Trong những năm gần đây Công ty M liên tục làm ăn có hiệu quả, không những đóng góp lớn cho ngân sách mà còn tạo ra việc làm cho người lao động. Có thể thấy sự phát triển lớn mạnh của Công ty M thông qua bảng số liệu dưới đây về vốn, lao động, kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm từ 2004 đến 2006:
Công ty Thị trường Gặp đối tác
Lập kế hoạch dự toánchi phí Thỏa thuậnký hợp đồng
Lập kế hoạch xâydựng
Huy động vốn Huy động nhân công Lập kế hoạch thu mua NVL Tổ chức xây dựng
Bảng 2.7: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty M
ĐVT 2004 2005 2006
Tổng vốn kinh doanh bình quân 1000đ 13.663.773 15.473.088 17.508.358 Doanh thu thuần 1000đ 51.971.270 60.303.530 74.344.440 Các khoản nộp ngân sách 1000đ 1.765.935 3.724.757 5.018.000 Lợi nhuận sau thuế 1000d 4.712.802 3.761.642 4.092.132
Tổng lao động ngưòi 253 270 290
Thu nhập bình quân/ người 1000đ 1.850 2.310 2.847 Qua bảng trên ta thấy tổng vốn kinh doanh bình quân của Công ty M liên tục tăng qua các năm, trung bình mỗi năm vốn kinh doanh tăng hơn 2 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ Công ty M đã có thành tích trong việc huy động vốn cho việc mở rộng quy mô sản xuất. Lợi nhuận sau thuế của Công ty M cũng rất cao đặc biệt là hai năm 2004 và 2006. Công ty M luôn làm ăn có hiệu quả có lợi nhuận cao và đóp góp lớn vào ngân sách Nhà nước. Bên cạnh đó Công ty M không ngừng mở rộng quy mô biểu hiện số lao động chính thức của Công ty M liên tục tăng từ 253 người năm 2004 lên 270 năm 2005 và đến năm 2006 con số này là 290 người. Thu nhập bình quân đầu người ở Công ty M ổ định và liên tục tăng cao tạo điều kiện cho người lao động yên tâm làm việc và năng suất lao động cũng vì thế mà ngày một nâng cao.
Công ty M là một khách hàng thường xuyên của AASC nên trong hồ sơ kiểm toán của Công ty M được chia làm hồ sơ thường trực và hồ sơ năm. Hồ sơ kiểm toán thường trực của Công ty M bao gồm sáu chỉ mục và có những nội dung chính như sau:
- Chỉ mục I: Các thông tin chung về Công ty M Tên khách hàng: Công ty M
Niên độ kế toán: Tham chiếu:
Khoản mục: Bảng kê đặc điểm Công ty M Người thực hiện: HTH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/3/02 Công ty M là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp với ngành nghề chủ yếu là :
- Xây lắp chuyên ngành đường ống xăng dầu, hệ thống xuất nhập bán lẻ, kho bể, kho gas và các sản phẩm hóa dầu (công trình trong và ngôài công ty).
- Xây dựng các công trình kiến trúc, công trình dân dụng và công nghiệp khác.
- Kinh doanh dịch vụ tổng đại lý xăng dầu gas, hóa chất, vật tư xây dựng, thiết bị chuyên ngành, tư vấn xây dựng.
Hiện nay, Công ty M tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất xây lắp. Đối với mỗi công trình xây dựng, Công ty M đều tiến hành xây lắp theo các bước sau:
Khảo sát Thiết kế Lập dự án Thi công Bàn giao Thanh quyết toán Công ty M tổ chức sản xuất theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình tổ chức sản xuất tại Công ty M
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Giám đốc
Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Tổ chức hành chínhPhòng Tài chính Kế toánPhòng Kinh doanhPhòng Phát triển dự ánPhòng Kỹ thuật
NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Tên khách hàng: Công ty M
Niên độ kế toán: Tham chiếu: Khoản mục: Sơ đồ tổ chức Người thực hiện: HTH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/3/02 Để thuận tiện cho việc quản lý Công ty M tổ chức quản lý theo sơ đồ sau:
Tên khách hàng: Công ty M
Niên độ kế toán: Tham chiếu:
Khoản mục: Ban Giám đốc Người thực hiện: HTH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/3/02 Ban Giám đốc của Công ty M bao có 4 thành viên gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc. Các thông tin về tên và ngày bổ nhiệm Ban Giám đốc như sau:
Bảng 2.9: Các thành viên trong Ban Giám đốc của Công ty M
Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm
Ông Bùi Văn T Giám đốc 6/11/1999
Ông Đoàn Văn M Phó Giám đốc 5/12/1999 Ông Lưu Quốc P Phó Giám đốc 3/1/2000 Ông Nguyễn Hữu T Phó Giám đốc 12/2/2000
Giám đốc phụ trách chung các lĩnh vực của Công ty M còn mỗi Phó Giám đốc phụ trách một mảng được giao để giúp việc cho Giám đốc.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpKế toán tập hợp vật liệuKế toán thanh toánKê toán thuế, ngân hàngThủ quỹ
Kế toán Chi nhánh Hải PhòngKế toán Chi nhánh Nghệ AnKế toán Chi nhánh Hưng YênKế toán Chi nhánh phía
- Chỉ mục II: Các tài liệu về pháp luật của Công ty M. Trong chỉ mục này kiểm toán viên lưu các bản photo Điều lệ Công ty M, Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty M do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, Biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị.
- Chỉ mục III: Các tài liệu về thuế của Công ty M. Kiểm toán viên lưu bản photo quyết toán thuế năm 2002,2003,2004,2005 và biên bản kiểm tra thuế năm 2003,2005.
- Chỉ mục IV: Các tài liệu về nhân sự. Ở mục này kiểm toán viên lưu giữ các bản hợp đồng lao động, đơn giá tiền lương khoán của Công ty M, quy chế quản lý, sử dụng quỹ lương và phân phối quỹ lương của Công ty M.
- Chỉ mục V: Các tài liệu về kế toán. Tên khách hàng: Công ty M
Niên độ kế toán: Tham chiếu:
Khoản mục: Tổ chức bộ máy kế toán Người thực hiện: HTH Bước công việc: Ngày thực hiện: 2/3/02 Công ty M tổ chức bộ máy kế toán ở cả văn phòng Công ty và các đơn vi trực thuộc, văn phòng đại diện. Bộ máy kế toán của Công ty M có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty M
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty M:
Công ty M thực hiện niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán của Công ty là đồng Việt Nam (VND). Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng Việt Nam là theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh
Trong hồ sơ năm:
- Chỉ mục VI: Các tài liệu về hợp đồng. Các hợp đồng được thu thập và lưu giữ trong phần này gồm:
Hợp đồng thuê tài chính: Thuê một máy ủi của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương.
Hợp đồng vay dài hạn với các ngân hàng: Ngân hàng Cổ phần Nhà Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương - Hội sở.
Hợp đồng kiểm toán với Công ty AASC.
Trên đây là một số thông tin quan trọng trong phần hồ sơ chung của Công ty M. Những thông tin này được bổ sung qua các năm cho phù hợp với những thay đổi của Công ty M. Những thông tin này giúp cho kiểm toán viên kế nhiệm có thể hiểu biết về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách để thực hiện kiểm toán có hiệu quả cao nhất.
Hồ sơ kiểm toán năm của Công ty M cũng bao gồm hai phần là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
Trong hồ sơ tổng hợp cũng có những thông tin bắt buộc như báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm toán, các sự kiện phát sinh, những điểm cần theo dõi…Trên cơ sở những thông tin được lưu trong hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên mới thu thập được, từ đó kiểm toán viên đưa ra kế hoạch kiểm toán cho công ty khách hàng và đề xuất giá phí kiểm toán.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên còn đưa ra bản chi tiết về tiến độ thực hiện bao gồm các bước công việc, dự kiến thời gian, địa điểm thực hiện…
Trong hồ sơ làm việc: Gồm tất cả các tài liệu giống như quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn như: trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán và giấy làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã được áp dụng kiểm toán các chu trình kinh doanh của công ty M và các khoản mục chi tiết như: Khoản mục tiền mặt, khoản mục thuế, khoản mục đầu tư dài hạn, khoản mục nợ phải trả,…Có thể lấy khoản mục tiền mặt để làm ví dụ về các trang giấy làm việc của Công ty M.
Trang 1: Trang kết luận
Tên khách hàng: Công ty cổ phần M Tham chiếu: C1S1
Niên độ kế toán: 2006 Người thực hiện: HTH Khoản mục: TK 111 Ngày thực hiện: 12/1/2007 Kết luận kiểm toán
Công việc đã tiến hành
Công việc đã thực hiện với phần tiền mặt tại quỹ đã tiến hành theo chương trình kiểm toán từ C1S2 đến C1S4
Các vấn đề phát sinh và kiến nghị - Các vấn đề phát sinh:
+ Một số phiếu chi không định khoản, có sự sửa chữa về ngày tháng và số hiệu. + Một số nghiệp vụ chi không đủ thủ tục chi (chỉ có phiếu chi).
+ Một số khoản chi có giá trị trên 100.000đ mà không có hóa đơn tài chính. + Đơn vị đang hạch toán vào chi phí quản lý một số khoản chi phúc lợi với số tiền là: 21.800.000đ
- Kiến nghị:
+ Đề nghị đơn vị thực hiện đúng chế độ chứng từ do nhà nước quy định. + Đề nghị đơn vị điều chỉnh theo bút toán sau: