II. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY:
3BA LAN 158465 94122 4 CANAĐA 169009 29
4 CANAĐA 169009 290817 5 CYPRUS 259281 67507 6 CZECH 79069 123771 7 ĐỨC 3726644 2442465 8 HÀN QUỐC 1068733 1408236 9 HỒNG KÔNG 164926 128040 10 HUNG 1215035 786776 11 MALAYXIA 195607 89873 12 NHẬT 781499 952598 13 PHÁP 836496 1492373 14 THÁI LAN 563996 651307 15 TRUNG QUỐC 2096147 1290402
Về hiệu quả thực hiện ta có thể thấy lãi hằng năm của công ty luôn luôn tăng. 1, 5 tỷ năm 1997: 2, 928 tỷ năm 1998: lên 3, 058 tỷ năm 1999. điều này thể hiện sự tăng hiệu quả trong hoạt động của công ty nói chung và hoạt
động nhập khẩu nói riêng. Trong bối cảnh từ năm 1996, hầu hết các doanh nghiệp Việt nam thường bị chững lại thậm chí bị thua lỗ mà công ty đạt được kết quả ngày càng cao hơn đã thể hiện sự vững mạnh của công ty.
Biểu đồ 2: Lợi nhuận thực hiện. Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu 97 98 99 Lợi nhuận 1, 5 2, 928 3, 058 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 1997 1998 1999 Lîi nhuËn B/ HIỆN TRẠNG KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CPC.I.
1. Cơ sở hình thành hợp đồng
Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh
được đối tượng và nội dung nhập. Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ
vào một trong hai hướng sau: *Hướng đi chủ động:
Theo hướng này, công ty chủ động tìm kiếm thị trường tiêu thụ mặt hàng kinh doanh, thị trường nhà cung cấp. Các bước cụ thể trong hướng đi này là: - Nghiên cứu thị trường để xác định mặt hàng nhập khẩu:
Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhưng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trường nói chung. Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc
điểm cơ bản của tình hình thị trường. Công ty dược phẩm trung ương I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trường tiêu dùng thuốc, nhưng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trường thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh
đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ
quan.
- Tổng quan thị trường thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty được phân tích tóm tắt như sau: thị phần dược phẩm tính bình quân đầu người hàng năm ở Việt Nam có tăng trưởng khá nhanh từ 3 USD/
Đầu người năm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu người năm 1999. Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ người/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân. Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dược thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về
bán cho ai, tỉ lệ kết cấu như thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ được thuốc sản xuất trong nước, vừa thực hiện được chính sách quốc gia về thuốc của nhà nước ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi. Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nước hiện nay. Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dược phẩm trung ương I đã
đưa ra định hướng chiến lược tổng quát như sau:
Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trường truỳên thống của công ty đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nước (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung
ương, Hà Nội và các tỉnh xung quanh. Thực tế công ty đã có mối quan hệ
truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong nước .Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối tượng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc
doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử
dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ được chính quyền địa phương giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể
của từng tỉnh . Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thường kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trường bán cho các đối tượng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhưng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học được nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trường nhanh chóng hơn.
Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh được bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là:
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh. - Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine. - Thuốc hướng thần
- Thuốc bổ, dịch truyền
Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể
chiếm số lượng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần nhập. Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm, đất nước trải dài ba miền có nhiều đặc trưng khác nhau và thay đổi thường xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải được xem xét đểđi trước và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hướng thần), vì đây là nhóm thường chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dược khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tương đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế
hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định được là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng như nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có được về nhu cầu, về số lượng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với người tiêu dùng trong nước. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá,
điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lượng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tương tự với các Giáo sư, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho người bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.
Tóm lại, để xác định được những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đồng thời tiến hành các bước nghiên cứu thị trường trong nước và ngoài nước, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do lượng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng được cho thị trường thuốc nói chung một lượng chưa lớn lắm, còn cần phải đầu tư nhiều hơn nữa.
- Lập phương án kinh doanh nhập khẩu .
Muốn có phương án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dược phẩm trung
ương I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lượng và chất lượng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trường trong nước và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dược thì mới có phương án phù hợp, sát thực tế, phục vụ được người bệnh . Thứ tự quy trình lập phương án kinh doanh nhập khẩu của công ty được thực hiện qua các bước sau:
+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trước để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tượng và chủng loại một cách chi tiết.
+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thường là 10% so với cùng kì năm trước .
+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở
số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trưởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên.
+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều được cụ thể hoá bằng các chi tiết để
ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra ưu khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong phương án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trường truyền thống đồng thời thường xuyên tìm cách mở rộng thị trường .
+ Chú ý thị trường và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi .
+ Trong phương án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra .
Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phương án có khả thi đến đâu đi chăng nữa,
đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có
được hiệu quả . Muốn đạt được kết quả mong muốn, phương án kinh doanh nhập khẩu phải được sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xưởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua
đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhưng chưa cao, chưa tương xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phương thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt được nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng .
Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi thư hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi thư hỏi giá là tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đưa ra các điều khoản như : tên hàng, phẩm chất, số lượng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …
Đáp lại lời hỏi giá của công ty, người xuất khẩu sẽ đưa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung như: tên hàng, phẩm chất, số
lượng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán.
Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà người xuất khẩu đưa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ
bản như đã được thoả thuận trước đó, và có thể đưa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thương vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu
được thực hiện qua thư tín, fax. Rất hiếm khi người xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.
sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhưung trong hầu hết các trường hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa
đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhưũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.
Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều được lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì người ta thường loại bỏ
các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thường, phạt. Phân loại hợp đồng theo hướng ký kết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đ.v:bản Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Hợp đồng kí theo hướng chủđộng 347 439 700 Hợp đồng kí theo hướng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 Hướng kí kết thụ động. - Do tác động của nhà cung cấp:
Theo hướng này, các nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . Hướng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung như sau:
Nhận được chào hàng từ phía nhà cung cấp nước ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thường là qua đường thư tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận được . Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nước ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới .
- Ngiên cứu thị trường : Có được các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch . Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị
trường, mà chủ yếu là thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước : đánh giá thăm dò thị trường trong nước bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong nước .
- Lập phương án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận được của khách hàng và nhu cầu của thị trường . Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu hay không .
Hướng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trường, mặt hàng và cả
lại là phương hướng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu được kí kết hàng năm.
- Do tác động của bên uỷ thác mua:
theo hướng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng. Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là người trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. sau khi hàng về công ty giao hàng luôn