- Tổng hợp và đối chiếu số dư Thu thập đối chiếu với nhà cung cấp Kiểm tra số phát sinh Kiểm tra hàng mua bị trả lại Kiểm tra số dư bằng ngoại tệ Kiểm tra phát sinh sau ngày kết thúc niên độ
2.2.3.2 Khái quát kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán đóng vai trò quan trọng trong thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính. Nó liên quan đến nhiều khoản mục khác trên bảng cân đối kế toán, vì thế AASC luôn quan tâm đến chu trình kiểm toán này trong thực hiện cuộc kiểm toán.
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Đây là giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán cho tất cả các khoản mục và chu trình có phát sinh nên các tìm hiểu và đánh giá trong giai đoạn này thường là tìm hiểu chung về khách hàng phục vụ cho cả cuộc kiểm toán trong đó có chu trình mua hàng thanh toán.
Tìm hiểu chung về khách hàng
Trong bước này, KTV thực hiện phỏng vấn khách hàng và tìm hiểu từ các thông tin bên ngoài về hoạt động kinh doanh của khách hàng cũng như môi trường kinh doanh. Để phục vụ cho kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, trong giai đoạn này KTV biết được ngành nghề kinh doanh chủ yếu của khách hàng từ đó biết được hàng hóa hay vật liệu chính công ty khách hàng thường xuyên mua. KTV cũng cần tìm hiểu thêm thị trường bên ngoài về loại hàng và vật liệu này xem đó có phải hàng hóa có tính chất đặc biệt không. Nhà cung cấp trong nước hay nước ngoài có thể cung cấp loại hàng này. Hay mặt hàng, vật liệu này có thông dụng trên thị trường không? Từ đó KTV có thể đánh giá rủi ro tiềm tàng trong hoạt động thu mua loại hàng , vật liệu này.
Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán thực hiện bởi công ty AASC được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.3 Khái quát quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do công ty AASC thực hiện
Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm toán và ước lượng về tính trọng yếu của báo cáo tài chính
Có thể thấy thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán là 1 phần của cuộc kiểm toán, nó nằm trong kế hoạch của cả cuộc kiểm toán. Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm toán và ước lượng về tính trọng yếu là thực hiện cho cả báo cáo tài chính. Rủi ro kiểm toán được xác định dựa trên rủi ro tiềm tàng , rủi ro kiểm soát và rủi ro thực hiện. Trong giai đoạn lập kế hoạch KTV cần thu thập thông tin ban đầu về khách hàng để đánh giá rủi ro của cả cuộc kiểm toán. Cũng như vậy, ước lượng về tính trọng yếu là thực hiện cho cả báo cáo tài chính. Đây chính là cơ sở để phân bổ cho các khoản mục của báo cáo. Khoản mục phải trả, tiền là 1 trong những khoản mục được phân bổ tính trọng yếu. Dựa trên ước lượng trọng yếu của báo cáo tài chính , KTV thực hiện phân bổ cho các khoản mục.
Phân tích quy trình mua hàng thanh toán của công ty khách hàng
Tìm hiểu chu trình
Trong phần tìm hiểu về thông tin chung liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách hàng, KTV chỉ mới biết được mặt hàng kinh doanh chưa nắm bắt được quy trình mua hàng đó như thế nào. Phân tích quy trình mua hàng thanh toán của công ty khách hàng giúp KTV nắm bắt được quy trình , nhận diên hệ thống KSNB của quy trình này từ đó đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro kiểm toán quy trình này. Để nắm bắt được quy trình mua hàng thanh toán, KTV chủ yếu thực hiện 2 phương pháp là phỏng vấn và quan sát. KTV có thể phỏng vấn kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh hoặc phòng phụ trách mua hàng. Kết quả là KTV phải vẽ được khái quát sơ đồ quy trình mua hàng thanh toán tại công ty khách hàng.
Tìm hiểu hệ thống KSNB
Chương trình kiểm toán chung của AASC đã thiết kế sẵn các câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khoản mục và chu trình. Khi thực hiện bước này KTV thường phỏng vấn khách hàng để hoàn thiện bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống KSNB. Nhìn chung, khi thu thập được hết các câu hỏi trong bảng câu hỏi này là có thể đánh giá về hệ thống KSNB của công ty khách hàng. Nhưng nếu khách hàng có tính đặc thù riêng, KTV nên lựa chọn những câu hỏi và thiết kế lại cho phù hợp để đạt hiệu quả cao hơn. Các câu hỏi ngoài bảng mẫu đều được ghi lại làm bằng chứng cho đánh giá của
KTV. Kết quả của bước công việc này là KTV phải đưa ra được đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng là tốt, khá , trung bình hay kém.
Đánh giá rủi ro kiểm toán và ước lượng tính trọng yếu của chu trình mua hàng thanh toán
Rủi ro kiểm toán và ước lượng tính trọng của chu trình mua hàng thanh toán dựa vào những đánh giá tìm hiểu về hoạt động của chu trình, dựa vào tính trọng yếu của báo cáo rồi phân bổ cho từng khoản mục. Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu giúp KTV chính là ước lượng về sai sót cho phép của khoản mục có thể chấp nhận được. Ước lượng tính trọng yếu mang tính chất xét đoán nghê nghiệp của KTV do đó nó có thể thay đổi nếu trong quá trình kiểm toán KTV phát hiện sai phạm nghiêm trọng ảnh hưởng đến những đánh giá ban đầu.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Các thử nghiệm kiểm soát được thiết kế khi KTV tìm hiểu về hệ thống KSNB. Khi hoàn thành bảng câu hỏi về hệ thống KSNB KTV phải nhận diện được những mặt còn hạn chế của hệ thống này từ đó thiết kế thử nghiệm kiểm soát nhằm đánh giá một cách xác thực nhất tình hiệu quả của hệ thống này ở công ty khách hàng.
AASC đã thiết kế sẵn chương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng thanh toán. KTV dựa vào đặc điểm từng khách hàng mà lựa chọn các thủ tục thích hợp. Nhưng hầu như, chương trình đã được thiết kế khái quát và khá đầy đủ các bước cơ bản, KTV thực hiện chọn mẫu kiểm toán cho phù hợp với những đánh giá ban đầu về khách hàng. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Đây là bước KTV kiểm tra sự thực hiện và tuân thủ các nguyên tắc quy định trong kiểm soát của nhà quản lý mà KTV đã thu thập được từ bước khảo sát. KTV có thể kiểm tra các bằng chứng có để lại dấu vết như các chữ ký phê duyệt trên chứng từ, những chứng từ đi kèm trong một nghiệp vụ mua hàng thanh toán để xem có phù hợp với quy định của công ty về chu trình này không. KTV cũng có thể thực hiện quan sát, quy trình mua hàng được vận hành như nào, quy trình thanh toán dựa trên những cơ sở gì và qua những ai phê duyệt ? Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, KTV có thể nhận định được KSNB của khách hàng có tốt hay không từ đó quyết định tăng hay giảm các thử nghiệm cơ bản và quy mô chọn mẫu.
Thực hiện thử nghiệm cơ bản
Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục này giúp KTV phát hiện ra những biến động bất thường của nhà cung cấp chính và những hàng mua chính. KTV thực hiện phân tích dọc, phân tích biến động hàng mua trong kỳ năm nay so với năm trước tìm hiểu biến động so với năm trước về loại hàng mua. Để biết về biến động trong thanh toán, KTV thực hiện đối chiếu tìm ra chênh lệch năm nay so với năm trước số thanh toán với nhà cung cấp trong kỳ. Khi thực hiện thủ tục phân tích này, KTV sẽ tìm ra những biến động có chênh lệch lớn giữa 2 năm từ đó tiến hành các thủ tục khác để tìm ra nguyên nhân.
Tổng hợp và đối chiếu số dư
KTV thực hiện tổng hợp số dư, thông thường lấy trên bảng tổng hợp tài khoản rồi đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh, số tổng hợp trên sổ chi tiết, sổ cái tài khoản. Thực hiện đối chiếu cả số dư đầu kỳ , và số dư cuối kỳ. Nếu khách hàng đã được kiểm toán năm trước lấy theo số liệu đã được kiểm toán, Trường hợp khách hàng ko chấp nhận điều chỉnh theo kiểm toán năm trước KTV phải nắm được lý do và xem xét trong năm nay về lý do đó để có nhận xét phù hợp. Nếu khách hàng năm trước chưa được kiểm toán, KTV tuân theo chuẩn mực kiểm toán về số dư đầu kỳ và có thể phải thực hiện một số thủ tục đề kiểm tra số dư đầu kỳ.
Thu thập đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
KTV lập bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp tìm ra chênh lệch và yêu cầu giải thích được những chênh lệch lớn. Với những nhà cung cấp không có xác nhận, KTV thực hiện kiểm tra chi tiết bổ sung để tìm ra bằng chứng xác minh cho số dư đó. Nếu khách hàng vẫn ko thể cung cấp đầy đủ bằng chứng xác minh, KTV thực hiện gửi thư xác nhận bổ sung. KTV phải sao lưu toàn bộ các thư xác nhận của nhà cung cấp trong giấy làm việc của mình.
Kiểm tra hàng mua bị trả lại
Nếu khách hàng có phát sinh hàng mua bị trả lại với số phát sinh lớn hoặc những phát sinh nhỏ nhưng thường xuyên xảy ra KTV cần thực hiện chọn mẫu để kiểm tra chi tiết. KTV chọn trên sổ chi tiết hàng mua bị trả lại các nghiệp vụ có số phát sinh lớn và một vài nghiệp vụ thường xuyên xảy ra để kiểm tra chi tiết. KTV xem xét sự phê chuẩn và thời gian giao nhận đảm bảo tính đúng kỳ.
Kiểm tra số phát sinh
Tất cả các số phát sinh có nghi ngờ từ các thủ tục kể trên đều phải kiểm tra chi tiết. Bên cạnh đó KTV cũng cần chọn mẫu các nghiệp vụ mua hàng thanh toán trong kỳ để kiểm tra chi tiết đảm bảo tính hợp lý, có thực và đúng kỳ.
Kiểm tra nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tệ
Nếu đơn vị có số dư phải trả cuối kỳ bằng ngoại tệ thì tại thời điểm 31/12 đơn vị phải thực hiện đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Nếu KTV thấy dấu hiệu bất thường trong đánh giá chênh lệch thì cần thực hiện lại đánh giá này rồi đối chiếu với số liệu của doanh nghiệp. KTV lập bảng số dư ngoại tệ cuối kỳ, tính tổng số dư bằng ngoại tệ, thực hiện đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày kết thúc niên độ của đơn vị
Kiểm tra chia cắt niên độ
Rủi ro trong trường hợp này là kế toán của doanh nghiệp thực hiện hạch toán nghiệp vụ khi thực hiện thanh toán chứ không phải dựa vào vận đơn hay biên bản giao nhận. điều này dẫn đến các khoản phải trả có khả năng ghi giảm so với thực tế, thủ tục kiểm tra này nhằm đảm bảo tính đúng kỳ trong ghi nhận các khoản phải trả. KTV thực hiện tổng hợp các khoản thanh toán tiền hàng sau ngày kết thúc niên độ khoảng 30 ngày. Thực hiện kiểm tra ngày tháng trên biên bản giao nhận và hóa đơn chứng từ kèm theo rồi đối chiếu với thời gian ghi nhận.
Kết thúc kiểm toán
Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm toán, KTV đưa ra nhận xét và điều chỉnh cho khoản mục mình thực hiện. KTV phụ trách quy trình mua hàng thanh toán phải đưa ra điều chỉnh và nhận xét cho khoản mục phải trả nhà cung cấp.
Thảo luận với nhóm trưởng nếu có vướng mắc trong thực hiện điều chỉnh. Kết quả của phần kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán là trang tổng hợp các vấn đề phát sinh, điều chỉnh và kèm theo giải trình.