- Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính
413 103.695.774 4NS1 Phân loại lại công nợ 336 52.345
2.2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
XYZ là khách hàng mới kiểm toán năm đầu của AASC, KTV phải thu thập thông tin liên quan đến khách hàng từ khi bắt đầu hoạt động đến năm được kiểm toán và trình bày trên giấy làm việc
Tìm hiểu tổng quan về công ty XYZ
Tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh và hoạt động của khách hàngXYZ
Do là công ty năm đầu kiểm toán, KTV phải thận trọng trong đánh giá rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của công ty. KTV thu thập giấy đăng ký kinh doanh của công ty XYZ lần đầu và những lần thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh ( sao lưu tài liệu này trong giấy làm việc ). Dựa trên giấy phép kinh doanh số 001278498 cấp lần đầu ngày 25/6/2002, KTV thực hiện hoàn thiện bảng thông tin về khách hàng, nêu ra được :
- Loại hình doanh nghiệp đang hoạt động là công ty cổ phẩn
- Hoạt động kinh doanh chính của công ty : sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và các loại vật liệu xây dựng khác. Khai thác chế biến nguyên nhiên vật liệu sản xuất vật liệu xây dựng. Đầu tư kinh doanh hạ tầng xây lắp các công trình công nghiệp dân dụng.
- Thời gian hoạt động liên tục là 6 năm
KTV thực hiện phỏng vấn thêm kế toán trưởng về hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất gạch xây dựng và hoạt động kinh doanh thương mại về mặt hàng vật liệu xây dựng.
Bảng 2.2.1 : Tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng XYZ
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Khách hàng : Công ty XYZ Tham chiếu: N1
Niên độ: 1/1/2008- 31/12/2008 Người thực hiện : DTT Người được phỏng vấn: Kế toán trưởng Ngày thực hiện :14/2/09 Thông tin cơ bản về khách hàng
Tên giao dịch : Khách hàng XYZ Loại hình doanh nghiệp:
Công ty nhà nước Công ty cổ phần \/
Tổng công ty nhà nước Công ty TNHH
Doanh nghiệp tư nhân Công ty 100% vốn nước ngoài
Công ty liên doanh Khác …..
Quyết định/ GP thành lập : số 001278498 cấp lần đầu ngày 25/6/2002 Thời gian hoạt động : 6 năm
Số cổ phần và giá trị cổ phần: 2.290.455 cổ phần trị giá 22.904.550.000 đ Nhận xét : công ty XYZ là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, và các dịch vụ có liên quan. Đây là loại hình kinh doanh phải có những điều kiện rằng buộc về bảo vệ môi trường. KTV phải xem xét việc chấp hành những quy định về môi trường của công ty. Thời gian hoạt động của công ty đã phát triển được 6 năm cho thấy hoạt động kinh doanh của XYZ là khá ổn định. Rủi ro tiềm tàng ở mức thấp.
Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu của báo cáo tài chính
Cũng như công ty trước, ước lượng ban đầu về tính trọng yếu của báo cáo tài chính của công ty XYZ. Trưởng nhóm kiểm toán xác định ước tính lợi nhuận trước thuế của công ty là 2.347.467.000. Như vậy mức trọng yếu cho lập kế hoạch kiểm toán là 101.737.335 ( 5% LN trước thuế ước tính ). Mức trọng yếu cho báo cáo tài chính là 75% của MPP là 76.303.001. Đây là mức trọng yếu cho báo cáo tài chính, mức trọng yếu này sẽ được KTV phân bổ cho từng khoản mục trong báo cáo dựa vào những đánh giá của KTV sau khi phân tích và xem xét mức độ rủi ro của khoản mục
Tìm hiểu chu trình mua hàng thanh toán của công ty XYZ
Tìm hiểu về hoạt động của chu trình mua hàng thanh toán tại công ty XYZ
Do XYZ là khách hàng kiểm toán năm đầu nên việc tìm hiểu chu trình trước khi thực hiện kiểm toán được tiến hành chi tiết hơn. KTV sử dụng phương pháp thực hiện lại để tìm hiểu về chu trình này. Công việc thực hiện lại tiến hành qua phỏng vấn kế toán trưởng, nhân viên kinh doanh, nhân viên mua hàng và quan sát. Chu trình mua hàng thanh toán của công ty XYZ được bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng. Bộ phận bán hàng tiếp nhận nhu cầu khách hàng sau đó chuyển yêu cầu xuống phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ lên ban giám đốc phê duyệt. Yêu cầu được phê duyệt gửi cho bộ phận cung ứng. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ cân đối giữa hàng tồn kho để đưa ra đề nghị mua Nguyên vật liệu, hàng hóa, hay cung ứng dịch vụ trình giám đốc phê duyệt.
Hiện tại công ty chủ yếu đặt quan hệ với nhà cung cấp trong nước ( chỉ có 3 nhà cung cấp nước ngoài ). Hợp đồng mua hàng được ký theo từng lần cung cấp, hạn thanh toán quy định trên hợp đồng nhưng thông thường là 30-60 ngày kể từ ngày bàn giao hàng hóa
Nhận xét : Trong chu trình mua hàng thanh toán của đơn vị, khi bộ phận cung ứng đề nghị mua hàng thì gửi cho giám đốc phê duyệt, chưa qua phòng kế toán để cân đối về tài chình. KTV nên chú ý đến khả năng thanh toán của đơn vị
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình
Cũng như công ty trước, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình có vai trò hết sức quan trọng. Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hay không là cơ sở để KTV thiết kế và thực hiện chương trình kiểm toán. Mẫu câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB trong chu trình này được thực hiện giống như công ty trước. Việc thực hiện thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, KTV thực hiện phỏng vấn hoặc quan sát để hoàn thiện bảng tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đó. Do là năm đầu kiểm toán, nên công việc tìm hiểu hệ thống KSNB được thực hiện từ đầu tìm hiểu về hệ thống kế toán, mua hàng thanh toán…. Bảng câu hỏi tìm hiệu hệ thống KSNB của công ty XYZ được phản ảnh trên phụ lục 3
Qua tìm hiểu ban đầu. KTV đánh giá hệ thống KSNB chu trình mua hang thanh toán của công ty XYZ ở mức trung bình. Nhiều thủ tục kiểm soát không được thực hiện nhằm quản lý lượng hàng mua vào và xuất dùng.
Đánh giá mức độ trọng yếu
Mức trọng yếu của lập kế hoạch kiểm toán cũng như công ty trước là 5% lợi nhuận trước thuế ước tính. Việc phân bổ mức đô trọng yếu cho từng khoản mục cũng được thực hiện như công ty trước. Hệ số phân bổ dựa trên những đánh giá ban đầu của KTV. Tuy nhiên do đây là năm đầu kiểm toán, nên KTV thận trọng hơn trong phân bổ mức trọng yếu này.
Mức trọng yếu cho từng khoản mục I = [( giá trị khoản mục I * Hệ số phân bổ) / tổng ( giá trị khoản mục I * hệ số phân bổ)] * mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính Mức trọng yếu của các khoản mục:
Phải trả nhà cung cấp:
= [( 1* 12.876.598.7000)/ 137.472.558.663,00 ] * 76.303.001 = 7.147.049,08
Tính tương tự, mức trọng yếu cho khoản mục tiền là : 746.956 Mức trọng yếu cho khoản mục hàng hóa là : 4.952.500
Bảng 2.2.2 Bảng phân bổ trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC tại khách hàng XYZ
Khoản mục Hệ số Số tiền Mức trọng yếu
Tiền 1 1.345.765.887 746.956
Hàng hóa 1 5.489.389.909 4.952.500
Phải trả nhà cung cấp 1 12.876.598.700 7.147.094
Đánh giá rủi ro kiểm toán
Việc đánh giá rủi ro của công ty XYZ được tiến hành từ đầu. Qua tìm hiểu và đánh giá về công ty XYZ, KTV có một số nhận xét sau :
- Công ty XYZ kinh doanh mặt hàng vật liệu xây dựng. Đây là lĩnh vực kinh doanh khá phát triển trên thị trường hiện nay vì mặt hàng này đang là nhu cầu phổ biến và tiềm năng trong thị trường xây dựng ở Việt Nam và vẫn còn nhiều xu thế phát triển trong tương lai. Hơn nữa công ty ABC cũng là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này nên rủi ro tiềm tàng được đánh giá thấp.
- Công ty có quan hệ với nhiều nhà cung cấp cả trong nước, do đó rủi ro trong xác định các khoản phải trả là khá cao, yêu cầu KTV cần thu thập đủ xác nhận công nợ phải trả đảm bảo tính trọng yếu của khoản mục.
- Hệ thống KSNB chu trình của công ty được thiết kế chưa đảm bảo, KTV cần thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát cho chu trình này
- Rủi ro kiểm toán:
DAR = IR × CR × DR Trong đó : DAR : Rủi ro kiểm toán
IR : Rủi ro tiềm tàng CR : Rủi ro kiểm soát DR : Rủi ro phát hiện
Như vậy, rủi ro tiềm tàng được đánh giá thấp nhưng rủi ro kiểm soát ở mức vừa. KTV cần thực hiện các thủ tục cần thiết đảm bảo rủi ro kiểm toán ở mức thấp.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Các thử nghiệm kiểm soát về bản chất và mục tiêu vẫn giống công ty trước nhưng do đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB chu trình mua hàng thanh toán của công ty XYZ là không được tốt, do đó các thử nghiệm kiểm soát được thiết kế hướng đến các thủ tục kém hiệu quả đã được đánh giá ban đầu
- Kiểm tra sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận xác định nhu cầu mua hàng- mua hàng- thanh toán. Nếu có sự câu kết nào trong chuỗi thực hiện này đều dẫn đến khả năng sai phạm cao. KTV phải ghi nhận những điểm cần lưu ý trong sự phân công phân nhiệm này.
- Xem xét dấu hiệu của sự phê chuẩn nhằm đảm bảo nghiệp vụ mua hàng- thanh toán có sự giám sát của nhà quản lý. KTV cần quan sát phỏng vấn khách hàng và xem xét sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
- Thực hiện lại quy trình ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng. KTV phải vẽ được chu trình thực hiện công việc này từ giai đoạn đề xuất nhu cầu đến khi thanh toán với nhà cung cấp.
Hệ thống KSNB của công ty XYZ được đánh giá chưa tốt, do đó KTV tăng các thử nghiệm cơ bản nhằm giảm rủi ro thực hiện. Nhìn chung các thử nghiệm cơ bản của công ty XYZ giống chương trình kiểm toán chung và giống của khách hàng ABC chỉ khác nhau ở quy mô và kích thước mẫu. Với công ty XYZ số lượng và quy mô mẫu phải được thực hiện nhiều hơn. Các thử nghiệm cơ bản được thiết kế dựa trên chương trình chung của công ty. KTV có chọn lọc và áp dụng sau khi đã đánh giá về công ty khách hàng.
Thiết kế các thử nghiệm cơ bản được trình bày trong phục lục số 4
2.2.2.2 Thực hiện chương trình kiểm toán
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Qua đánh giá ban đầu, KTV nhận thấy, KSNB của chu trình mua hàng thanh toán của công ty XYZ chưa được thực hiện tốt. KTV thực hiện phỏng vấn và quan sát một số giai đoạn kiểm soát của các nhà cung cấp chính. KTV lập bảng phản ánh các thử nghiệm kiểm soát rồi thực hiện kiểm tra các nhà cung cấp có tuân theo các bước trên bảng kiểm soát đã lập hay không. Với những nhà cung cấp lớn, KTV phỏng vấn kế toán công nợ đồng thời thu thập chứng từ chứng minh cho những bước mà người được phỏng vấn trả lời có. Để tiết kiệm thời gian có những khách hàng KTV không thu thập hợp đồng mà chỉ dựa trên câu trả lời của kế toán và trưởng phòng kinh doanh. Trích dẫn thực hiện với 4 công ty là nhà cung cấp chủ yếu của ABC: công ty Thiên Bình, CTT, vật liệu1 và phúc giang. Thực hiện phỏng vấn với câu trả lời có hoặc không về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Sau khi thu thập được những thông tin đã nêu trong bảng câu hỏi, KTV thực hiện đánh giá và đưa ra nhận xét sơ bộ về hệ thống KSNB của XYZ
Bảng 2.2.3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát khách hàng XYZ
Nhà cung cấp Lập và duyệt đơn đề nghị mua hàng Duyệt cân đối vật tư Lập và phê duyệt đơn đặt hàng Lập hợp đồng Lập và duyệt biên bản giao nhận HH, SP Lập và duyệt PNK Lập và duyệt thẻ kho Định kỳ đối chiếu số liệu giữa thủ kho với kế toán VT Cty XD Thiên Bình C K K C C C C K
Cty TNHH CTT C K K C C C C C CTCP XNK Vliệu1 C C C C C C C C CTCP gạch PGian g C K K K C C K K C: có áp dụng K : không áp dụng
Kết luận: Đơn vị vẫn còn một số thiếu xót trong kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán. Hệ thống KSNB của chu trình hoạt động đúng như đánh giá ban đầu của KTV
Thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối
KTV thu thập một lịch trình cung cấp hàng của nhà cung cấp. Lựa chọn 1 loạt đơn đặt hàng liên tiếp và một số đơn đặt hàng có giá trị lớn. Đơn cử một đơn đặt hàng là 90.200 viên gạch ngói và 59.800 gạch viên của tháng 11 năm 2008 . Để làm bằng chứng cho bước công việc này, KTV sao lưu lịch trình giao nhận hàng trong GLV của mình.
- KTV kiểm tra lượng hàng mua của nghiệp vụ tương ứng với lịch trình giao nhận hàng thu thập từ trên phần mềm và nhận thấy lượng hàng mua về nhập vào hệ thống là đúng 90.200 gạch ngói và 59.800 gạch viên. KTV kết luận không có sự về số lượng hàng mua giữa hệ thống và đơn đặt hàng. KTV lưu phiếu giao hàng chiết xuất từ phần mềm.
- KTV kiểm tra hóa đơn từ nghiệp vụ mua hàng trên. Hóa đơn GTGT số 00275890 ngày 25/11/2008 nội dung mua 90.200 gạch ngói đơn giá 800đ và 59.800 đơn giá 1100 đ. Hóa đơn phù hợp với nghiệp vụ mua hàng. Chứng từ kèm theo : đề xuất của phòng cung ứng đủ chữ ký của trưởng phòng và phê duyệt của giám đốc.
- KTV chiết xuất từ phần mềm kế toán sổ cái phải trả và tiến hàng đối chiếu số tiền phải trả với hóa đơn. Tại thời điểm đối chiểu nghiệp vụ thanh toán chưa diễn ra, KTV không kiểm tra tính chính xác của nghiệp vụ thanh toán.
Các đơn đặt hàng khác thực hiện tương tự, KTV không phát hiện ra chênh lệch nào.
Các thử nghiệm kiểm soát khác
- Kiểm tra sự phê chuẩn : KTV thực hiện kiểm tra sự phê duyệt trên sổ sách, phiếu đề nghị nhận thấy các phiếu đề nghị với số tiền nhỏ chỉ có chữ ký nháy của giám đốc, chưa có ý kiến. Các đề nghị này có giá trị không lớn những xảy ra nhiều, chủ yếu là các yêu cầu mua dụng cụ văn phòng…
- Phỏng vấn trưởng phòng cung ứng vật tư,kinh doanh, kế toán trưởng và một số người phụ trách cung ứng vật tư cho công trình
- Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên chứng từ xem có đảm bảo tính liên tục
- Phỏng vấn và kiểm tra sơ đồ tài khoản để xem cách thức hạch toán của doanh nghiệp
Thực hiện các thử nghiệm cơ bản Thực hiện thủ tục phân tích
Công ty XYZ chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng hóa mua vào chủ yếu phục vụ công trình và xuất phát từ nhu cầu của công trình đó. Việc cung ứng thông thường thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công trình. Do đó vật liệu thường có tính đặc trưng riêng cho từng công trình.
Thực hiện phân tích ở giai đoạn này, kiểm toán viên so sánh số liệu nguyên vật liệu nhập mua trong kỳ năm nay so với năm trước. Nếu thấy vật liệu nào có phát sinh bất thường tức là giữa 2 năm liên tiếp có sự chênh lệch quá lớn, KTV cần tìm hiểu và phát hiện ra những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng XYZ.
Minh họa cho thủ tục phân tích được thể hiện trong bảng: 2.2.4 sau đây:
Bảng 2.2.4 : Thực hiện thủ tục phân tích hàng mua trong kỳ của công ty XYZ ( trích giấy làm việc )
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC)
Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu : N1
Khoản mục : Người thực hiện: DTT
Bước công việc : phân tích Ngày thực hiện : 15/2/09