- Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính
2. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh
2.2.1.2. Tìm hiểu chu trình mua hàng thanh toán
Tìm hiểu về hoạt động của chu trình tại công ty ABC
Để thu thập những thông tin về chu trình mua hàng thanh toán của khách hàng KTV thường sử dụng phương pháp phỏng vấn kế toán, người phụ trách kho, hoặc bộ phận kinh doanh… Công ty ABC là khách thường niên của AASC, trong hồ sơ kiểm toán năm trước đã có tài liệu mô tả hoạt động này và xem xét hầu như không có thay đổi của chu trình này trong năm nay.
Qua tìm hiểu về hoạt động kinh danh của khách hàng có thể thấy chu trình mua hàng thanh toán đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty ABC. Nó có ảnh hưởng xuyên suốt đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách hàng bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng đến thanh toán với nhà cung cấp và chuyển kho đưa đến các đại lý. Do đây là chu trình quan trọng, quy mô phát sinh lớn và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục khác trên bảng cân đối kế toán nên kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán của khách hàng ABC phải do kiểm toán viên có năng lực đảm nhiệm.
KTV thực hiện phỏng vấn kế toán trưởng về chu trình mua hàng thanh toán của công ty. Do là khách hàng cũ, KTV xem các hợp đồng kinh tế đã thu thập trong năm trước và bổ sung thêm hợp đồng ký với nhà cung cấp mới trong năm nay, qua đó đánh giá số lượng và phân loại nhà cung cấp trong nước và nước ngoài. Đồng thời khi xem xét các hợp đồng , KTV cũng xem thêm phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán chủ yếu của công ty ABC
Quy trình mua hàng của khách hàng ABC được khái quát như sau:
Nhập hàng Nhu cầu KH Chuyển phòng kinh doanh Bộ phận kế hoạch SX Cân đối về vật tư Ra kế hoạchnhập hàng Bp mua hàng Nhận hàng
Nhập kho Chuyển kho Đưa vào sản xuất nhập kho TP
Phân phối thương mại Đưa đến các đại lý
- Công ty đặt quan hệ với khoảng 70 nhà cung cấp trong nước và 10 nhà cung cấp nước ngoài. Hợp đồng mua hàng được ký kết với các điều khoản và phương thức thanh toán theo từng năm hoặc theo từng đợt cung cấp số lượng lớn. Thời hạn thanh toán thông thường là 2 tháng với nhà cung cấp nước ngoài và 1 tháng với nhà cung cấp trong nước
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tốt sẽ giúp giảm rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên giảm những thử nghiệm cơ bản nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, AASC đã thiết kế bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội mẫu cho bộ phận kế toán và cho từng phần hành của doanh nghiệp. KTV sẽ phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng, một số nhân viên phụ trách của công ty khách hàng để điền vào bảng câu hỏi này. Nếu trong quá trình làm việc, có vấn đề nào lưu ý về hệ thống KSNB mà trong bảng câu hỏi chưa có thì KTV ghi vào GLV riêng. Công ty ABC là khách hàng thường niên của AASC nên việc tìm hiểu về hệ thống KSNB đã được thực hiện chi tiết trong năm đầu kiểm toán. Vì vậy, kiểm toán cho năm tài chính 2008, KTV có thể sử dụng GLV được lưu trong hồ sơ năm trước, không cần thực hiện phỏng vấn lại theo bảng câu hỏi mà chỉ phỏng vấn những thay đổi liên quan trong toàn bộ hệ thống KSNB nói chung và chu trình mua hàng thanh toán nói riêng và ghi lại vào giấy làm việc.
Bảng tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC ( xem trên phụ lục 1 ) Qua tìm hiểu ban đầu, KTV đáng giá hệ thống KSNB của công ty ABC ở mức khá. Công ty đã có những quy định khá chặt chẽ để quản lý quy trình nhập mua và thanh toán. KTV quyết định giảm bớt các thử nghiệm cơ bản khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán tại công ty ABC.
Kết luận về hệ thống KSNB tại công ty ABC
Đánh giá mức độ trọng yếu
Như đã phân tích ở trên, mức trọng yếu cho báo cáo tài chính là 458.796.725. Dựa vào những khảo sát ban đầu, KTV tiến hàng phân bổ mức trọng yếu này cho từng khoản mục trong BCTC dựa vào mức độ quan của khoản mục đó. Nếu khoản mục có tính quan trọng cao, dễ xảy ra sai phạm hoặc sai phạm có ảnh hưởng lớn liên tiếp đến nhiều khoản mục khác thì hệ số phân bổ thấp. Hệ số phân bổ cũng dựa vào tỷ trọng của khoản mục đó trên BCTC, khoản mục chiếm tỷ trọng cao thì hệ số phân bổ cũng thấp.
Mức trọng yếu cho từng khoản mục I = [( giá trị khoản mục I * Hệ số phân bổ) / tổng ( giá trị khoản mục I * hệ số phân bổ)] * mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính
Mức trọng yếu cho khoản phải trả nhà cung cấp = [(191.401.411.000*2)/ 932.498.523.000]* 458.796.725
= 188.342.047
Bảng 2.1.3: Bảng phân bổ trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC tại khách hàng ABC
Khoản mục Hệ số Số tiền Mức trọng yếu
Tiền 1 21.082.197.024 10.372.609
Khoản phải thu 1 128.992.525.979 63.465.354
Hàng tồn kho 2 106.888.292.884 105.789.188
Phải trả nhà cung cấp 2 191.401.411.000 188.342.047
Nợ dài hạn 3 835.701.176 1.233.514
Vốn và các quỹ 3 61.112.429.567 90.203.411
Đánh giá rủi ro kiểm toán của chu trình
` Qua đánh giá và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với những biến động trong năm nay, KTV nhận thấy năm nay không có những thay đổi nào ảnh hưởng đến KSNB và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty. Lợi nhuận có giảm so với năm ngoái cũng phù hợp thị trường hiện nay khi nền kinh tế đang trong giai đoạn khó khăn.Như vậy, thông qua tìm hiểu thông tin cơ sở, đánh giá những tác động mới, KTV nhận thấy hệ thống KSNB của công ty ABC không thay đổi so với năm trước, những biến động trong năm nay không ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty, KTV chấp nhận những
đánh giá rủi ro kiểm toán giống như năm ngoái là rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát ở mức thấp.
Thiết kế chương trình kiểm toán
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
- Kiểm tra sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận: xác định nhu cầu mua hàng - mua hàng- thanh toán. Nếu có sự câu kết nào trong chuỗi thực hiện này đều dẫn đến khả năng sai phạm cao. KTV phải ghi nhận những điểm cần lưu ý trong sự phân công phân nhiệm này.
- Xem xét dấu hiệu của sự phê chuẩn nhằm đảm bảo nghiệp vụ mua hàng- thanh toán có sự giám sát của nhà quản lý.
- Thực hiện lại quy trình ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng. KTV phải vẽ được chu trình thực hiện công việc này từ giai đoạn đề xuất nhu cầu đến khi thanh toán với nhà cung cấp.
Thiết kế các thử nghiệm cơ bản
Hệ thống KSNB của công ty ABC được đánh giá khá tốt, do đó KTV có thể giảm bớt thử nghiệm cơ bản nhằm giảm chi phí và thời gian thực hiện. Thử nghiệm cơ bản trong chương trình kiểm toán của AASC được trình bày trong phụ lục 2