III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂNNÔNG THÔN HÀN Ộ
1. Kết quả hoạt động của bộ phận Kiểm tra Kiểm toán nội bộ và những mặt đã đạt được
mặt đã đạt được
Được sự quan tâm của Ban kiểm tra - kiểm toán và Ban Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà nội, bộ máy tổ chức của phòng kiểm tra - kiểm toán nội tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà nội ngày càng kiện toàn và củng cố, điều này được thiể hiện trong năm 2001, biên chế của phòng kiểm tra - kiểm toán nội bộ tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Hà nội tăng lên 02 cán bộ, nâng tổng số cán bộ của phòng lên 09 cán bộ trong năm 2001. Trong đó có 01 cán bộ có trinh độ thạc sĩ, 08 cán bộ có trình độ đại học cao đẳng.
Tại chi nhánh công tác kiểm tra - kiểm toán đã được Ban Giám đốc chú trọng quan tâm, đồng chí Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công tác này. Mọi mặt hoạt động kinh doanh của ngân hàng đều được Giám đốc chỉ đạo kiểm tra thường xuyên, đặc biệt là hoạt động bảo lãnh, tín dụng, thanh toán quốc tế . . .
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tra - kiểm toán Giám đốc cho cán bộ làm công tác kiểm tra - kiểm toán tham gia tập huấn các nghiệp vụ chuyên đề: tín dụng ; thanh toán quốc tế . . .
Chương trình kiểm tra - kiểm toán được xây dựng có kế hoạch từng tháng, từng quý, năm và được Ban Giám đốc ký duyệt.
Định kỳ 01 tháng 02 lần phòng tổ chức họp đánh giá kết quả công tác trong kỳ, chỉ ra các mặt đã làm được và chưa làm được nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả cho kỳ sau. Đồng thời phổ biến những văn bản mới cho cán bộ.
*Năm 2001 Phòng kiểm tra - kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn Hà Nội đã thực hiện được 46 cuộc kiểm tra - kiểm toán. Trong đó :
+Kế toán :16 cuộc +Ngân quỹ:04 cuộc
a. Kết quả kiểm tra - kiểm toán hoạt động tín dụng :
+ Tổng số hồ sơ được kiểm tra 1.397 , số tiền 971.835 triệu đồng và 12.214.248 USD.
+Tổng số khách hàng được đối chiếu 403 , số tiền 290.581 triệu đồng và 3.264.186 USD.
- Kết quả kiểm tra hồ sơ tín dụng: Ưu điểm :
# Hồ sơ nói chung được giữ gọn gàng, đúng chế độ quy định.
# Việc thẩm định, xét duyệt cho vay đúng quy trình , quy định cho vay đối với khách hàng.
Những tồn tại phát hiện qua kiểm tra hồ sơ tín dụng: # Đối với hồ sơ pháp lý:
. Thiếu điều lệ hoạt động doanh nghiệp . Thiếu biên bản giao vốn
. Thiếu biên bản họp sáng lập viên bầu Giám đốc . Thiếu giấy phép kinh doanh
#Đối với hồ sơ cho vay:
.Thiếu bảng kê tình hình tài chính ngày xin vay .Cho vay vượt tỷ lệ quy định
.Hợp đồng tín dụng cho vay trung hạn chưa phân kỳ trả nợ .Thiếu biên bản kiểm tra sau cho vay
.Vượt quyền phán quyết không trình thành phố # Đối với hồ sơ thế chấp.
.Thiếu danh mục TSBĐvà báo cáo thẩm địnhTSBĐ .Thiếu biên bản xác định giái tri tài sản cố định
.Hợp đồng bảo lãnh chỉ xác nhận qua UBND phường .Hợp đồng thế chấp thiếu chữ ký đồng sở hữu
.Thiếu giấy chứng nhận sở hữuTS
.Cho vay không có đảm bảo bằng tài sản hồ sơ thiếu trích biên bản họp Hội đồng tín dụng phân loại doanh nghiệp và quyết định cho vay không đảm bảo bằng tài sản, cam kết thực biện pháp bảo đảm bằng tài sản
.Hồ sơ bảo lãnh vay vốn thiếu báo cáo năng lực bảo lãnh , cam kết thực hiện bảo lãnh bằng tài sản
- Đối chiếu trực tếp khách hàng vay: Tổng số khách hàng được đối chiếu:
+Doanh nghiệp : 96 - số tiền 275.093 triệu đồng và 3.264.186 USD +Hộ sản xuất : 111 họ - số tiền 12.833 triệu đồng
+Tiêu dùng : 196 món - số tiền 2.654.9 triệu đồng
Qua đối chiếu trực tiếp với khách hàng không có tồn tại gì , số tiền thực nhận số lãi thực trả đều khớp đúng vói số liệu ngân hàng. TSCĐ còn nguyên trạng như khi cho vay, khách hàng sử dụng vốn vay đúng mục đĩch xin vay.
b. Kết quả kiểm tra - kiểm toán báo cáo kế toán và ngân quỹ:
* Kết quả kiểm tra - kiểm toán báo cáo kế toán - Tổng số chứng từ được kiêm tra : 199.899 chứng từ - Sót chứng từ sai sót : 235 chứng từ, tỷ lệ sai sót 0,11%
Do thường xuyên kiêm tra, kiểm soát nên chất lượng chứng từ có nhiều chuyển biến, tỷ lệ sai sót đã giảm, sai phạm nghiêm trọng không phát sinh. Những dạng sai sót chủ yếu như:
+Một số chứng từ thiếu chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc. +Bảng kê thanh toán thiếu dấu
+Giấy báo liiên hàng thiếu chững ký thứ nhất hoặc cán bộ điện toán +Thiếu chữ ký kế toán trên phụ lục HĐTD
+Hợp đồng tín dụng sửa chữa thời hạn cho vayvà thu nợ +Phiếu chi thiếu chư kýcủa Giám đốc
+Giấy nhờ thu thiếu chữ ký và dấu ngan hàng bán
Qua kiểm tra các số liệu giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp số liệu nói chung chính xác, sổ sách mở đúng chế độ quy định, từng loại chứng từ đãm bảo ghi chép cẩn thận, phản ánh đầy đủ chính xác các yếu tố cần thiết của nghiệp vụ phát sinh. Số liệu giưa sao kê , kiểm kê hiện vật so với số dư và cân đối kết toán nói chung chính xác.
* Kết quả kiểm tra kiểm toán ngân quỹ:
Nhì chung Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Hà Nội đã thực hiên nghiêm túc chế độ quản lý kho quỹ, mở sổ theo dõi và ghi chép đúng quy định, ký nhận sổ ra vào kho đầy đủ, thực hiện tốt quy trình thu chi tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ; trang bị khá đầy đủ phương tiện làm việc và bảo quản an toàn kho quỹ, thực hiện có hiệu quả dịch vụ thu tiền mặt tại trụ sở, giữ được tín nhiệm vớ khách hàng.
Những vấn đề kiến nghị trong các kỳ kiểm tra trước như việc đinh mức quỹ chưa đúng quy định , vận chuyển tiền khi tiếp quỹ chưa dùng hòm sắt. . . đến nay đã được chỉnh sửa và khắc phục
Tuy nhiên cần chỉnh sửaviệc ghi sổ kiểm kê nội tệ, ngoại tệ và việc đánh số trang, dấu giáp lai trên sổ ra, vào kho tiền và trên các loại sổ sách nghiệp vụ ngân quỹ.