Tại chi nhánh NHNo&PTNT huyện Thờng Tín, cơ sở để hạch toán thu - chi tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ đợc bắt nguồn từ yêu cầu nộp - lĩnh tiền của khách hàng và nhu cầu hoạt động của bản thân Ngân hàng.
1. Chứng từ dùng trong kế toán thu - chi tiền mặt
*Thu tiền mặt :
+ Giấy nộp tiền: dùng cho khách hàng nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ ngân hàng
+ Giấy gửi tiền tiết kiệm do ngân hàng lập trên máy tính in ra
+Phiếu thu : dùng trong nội bộ ngân hàng khi phát sinh các khoản thu vào quỹ nghiệp vụ
+Bảng kê các loại tiền nộp vào ngân hàng kèm theo tiền mặt • Chi tiền mặt :
+Séc(lĩnh tiền mặt) : dùng làm căn cứ dể chi tiền mặt cho khách hàng từ tài khoản tiền gửi
+Giấy lĩnh tiền mặt : dùng làm căn cứ để chi tiền mặt cho khách hàng từ tài khoản tiền gửi cá nhân hoặc tài khoản tiền gửi tiết kiệm
+ Phiếu chi tiền mặt : dùng trong nội bộ ngân hàng nh chi tiêu nội bộ , chi trả lãi ,chi trả hoa hồng, chi các khoản cho vay.
2. Tài khoản dùng trong kế toán thu - chi tiền mặt
Kế toán thu , chi tiền mặt là nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến tài khoản tiền mặt
, cụ thể là thu – chi bằng tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ Ngân hàng sử dụng tài khoản “tiền mặt tại đơn vị “ có số hiệu là 101101.01. Cơ sở để hoạch toán thu chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng bắt nguồn từ yêu cầu nộp, lĩnh tiền mặt của khách hàng và nhu cầu hoạt động của bản thân Ngân hàng.
- Tài khoản sử dụng: "Tiền mặt tại quỹ" (VNĐ và USD) - Kết cấu tài khoản:
Nợ: Số tiền mặt nộp vào quỹ nghiệp vụ Ngân hàng Có: Số tiền chi ra từ quỹ nghiệp vụ Ngân hàng.
3. Quy trình xử lý và luân chuyển chứng từ
3.1. Kế toán thu tiền mặt.
* Đối với khách hàng lập chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của mình thì khách hàng phải lập 2 liên: "Giấy nộp tiền" và chuyển cho kế toán kiểm soát,kế toán kiểm tra các yếu tố ghi trên giấy gửi tiền của khách hàng theo quy định , tính hợp lệ, hợp pháp của Giấy nộp tiền, hạch toán vào máy, ký tên, ghi số bút toán rồi
chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ thu đủ số tiền trên chứng từ, ký tên, chuyển lại cho kế toán chứng từ xử lý.
Ngày 20/7/2006 nhà máy Bia Tiger có tài khoản tại ngân hàng lập 2 liên "Giấy nộp tiền" vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tại ngân hàng. Số tiền là 1.000.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 101101.01 1.000.000.000đ
Có TK 421101.03/nhà máy bia Tiger 1.000.000.000đ Xử lý chứng từ:
+ Liên 1: "Giấy nộp tiền" dùng để ghi Có vào tài khoản 4211101/nhà máy bia Tiger.
+ Liên 2: "Giấy nộp tiền" dùng làm giấy báo Có cho nhà máy Bia Tiger. * Đối với khách hàng chuyển tiền, khách hàng cũng viết 2 liên .
Giấy nộp tiền, khách hàng phải biết số CMT của ngời nhận, Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tiến hành hạch toán vào máy, ghi số bút toán. In phiếu thu lệ phí chuyển tiền nếu thu lệ phí, chuyển cho thủ quỹ thu tiền, thủ quỹ thu đủ, chuyển lại cho kiểm soát viên, kiểm soát viên kiểm tra lại rồi tiến hành hạch toán và tiến hành chuyển tiền cho khách hàng.
Ví dụ thực tế:
Ngày 15/8/2006 khách hàng Lê Anh Dũng chuyển tiền cho Nguyễn Quỳnh Giang(Gia Lâm-Hà Nội) số tiền chuyển 18.000.000đ.
Hạch toán: Nợ TK 101101.01 18.000.000đ Có TK 519121.2943 18.000.000đ Hạch toán phí + VAT:(0,1%) Nợ TK 101101.01 100.000đ Có TK 453101.01 9090đ Có TK 711001.01 9090đ
• Đối với khách hàng đến lĩnh tiền mặt, rút tiền từ tài khoản tiền gửi cá nhân, khách viết giấy lĩnh tiền mặt, kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy lĩnh, đối chiều CMT, chữ ký mẫu, số s trên tài khoản nếu khớp đúng, kế toán hạch toán vào máy ghi số bút toán, cho kiểm soát viên kiểm soát lại, kiểm soát hợp lệ, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng.
• Các trờng hợp không nhất thiết phải có chứng minh th : Chi trả tiền gửi tiết kiệm , kỳ phiếu , trái phiếu , ký danh thì kế toán phải đối chiếu chữ ký của khách hàng trên chứng từ với chữ ký đăng ký mẫu lu tại ngân hàng
Ví dụ thực tế:
Ngày 16/8/2006 anh Nguyễn Xuân Hng nộp vào ngân hàng một giấy lĩnh tiền mặt, để rút tiền từ tài khoản tiền gửi của mình, số tiền là: 160.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 421101.030002/Nguyễn Xuân Nam 160.000.000đ Có TK 101101.01 160.000.000đ
Xử lý chứng từ:
- Giấy lĩnh tiền mặt đóng vào chứng từ kế toán
* Đối với khách hàng đến lĩnh tiền gửi tiết kiệm, khách hàng viết giấy lĩnh tiền tiết kiệm, kế toán đối chiếu chữ ký mẫu của khách hàng trên thẻ lu của khách hàng, nếu hợp lệ hợp pháp kế toán hạch toán vào máy, ghi số bút toán, chuyển cho thủ quỹ để chi trả cho khách hàng.
Ví dụ thực tế:
Ngày 25/8/2006 anh Phạm Văn Hiền đến rút tiền tiết kiệm CKH (12T) số tiền gốc là 420.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 423202.12 420.000.000đ Có TK 101101.01 420.000.000đ Xử lý chứng từ:
* Đối với chi hoa hồng: Khi tổ trởng đi nộp lãi cho tổ nhóm, kế toán hạch toán vào máy, rồi chỉ hoa hồng theo số tiền nộp nhân tỷ lệ chi hoa hồng hiện nay là 3%/tổng số thu lãi
Ví dụ thực tế:
Ngày 24/7/2006 Bà Nguyễn Thị Thu nộp lãi cho tổ nhóm phụ nữ, số tiền là 400.000đ.
Định khoản: Nợ TK 101101.01 500.000 đ Có TK 702001.01 500.000 đ
Sau khi kế toán hạch toán vào máy số tiền lãi đã thu, tiến hành hạch toán chi hoa hồng cho tổ trởng.
Hạch toán: Nợ TK 816002.01 500.000 x 3% Có TK 101101.01 500.000 x3% Xử lý chứng từ:
+ Liên 1: Đóng chứng từ kế toán
* Đối với chi công tác hành chính.
Chi các hoạt động hành chính của cơ quan nh tạm ứng, chi tiếp khách, tiếp thị, chi mua sắm tài sản...
Ví dụ thực tế:
Ngày 12/08/2006 cô Lê Thị Hoa (phòng hành chính) nộp một tờ giấy đề nghị Ngân hàng tạm ứng để hoạt động hành chính trong tháng 8, số tiền là 2.000.000đ.
Định khoản: Nợ TK 361201.01 2.000.000đ Có TK 101101.01 2.000.000đ * Ngoài ra còn có một số hoạt động chi khác.
3.3. Kiểm kê quỹ cuối ngày
Thủ quỹ vào nhật ký quỹ, trả chứng từ cho bộ phận kiểm soát viên nhận lại chứng từ kiểm soát một lần nữa các yếu tố trên chứng từ, chuyển sang cho bộ phận kế toán chi tiết, tổng hợp hạch toán, lên nhật ký chứng từ.
Để đảm bảo khớp đúng số liệu thu - chi, tồn quỹ tiền mặt cuối ngày giữa kế toán và ngân quỹ thì hàng ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng phải tiến hành đối chiếu số liệu giữa kế toán và bộ phận ngân quỹ. Khi đối chiếu phải đảm bảo:
+ Tổng thu trên nhật ký quỹ của kế toán (bên nợ 1011) = tổng thu tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý.
+ Tổng chi trên nhật ký quỹ của kế toán (bên có 1011) = tổng chi tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý.
+ D nợ tiền mặt (tồn quỹ cuối ngày) của kế toán = tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt thực d chuyển vào kho cất giữ.
Tại NHNo&PTNT huyện Thờng Tín các số liệu giữa thủ quỹ và kế toán cuối ngày thờng là khớp nhau. Nừu đối chiếu cha khớp nhau giữa hai bên tiến hành tìm sai và đảm bảo cuối ngày phải khớp đúng.