Hiện nay tại công ty cổ phần đại lý Ford Hà Nội đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu, công cụ dụng cụ.
Vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu mua tại nhà máy Ford Việt Nam và ToYoTa quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp do đó kế toán tổng nhập vật liệu luôn gắn với kế toán thanh toán, với người cung cấp vật liệu công cụ dụng cụ.
Với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì việc thanh toán tổng hơp nhập vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty hiện đang sử dụng.
Chứng từ ghi sổ số 1: ghi có TK 111 "Tiền mặt"
Chứng từ ghi sổ số 2: ghi có TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" Chứng từ ghi sổ số 3: ghi có TK 331 "gửi trả cho người bán"
5.1. Nhập vật liệu trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào hoá bên bán hàng, phiếu kiểm tra chất lượng hàng hoá, phiếu nhập kho đồng thời căn cứ vào phiếu chi (đối với vật liệu mua bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ ngân hàng (đối với vật liệu mua bằng tiền gửi ngân hàng) để ghi vào chứng từ ghi sổ chi tiết nhập vật tư tài khoản 1521.
Chứng từ ghi sổ được lập bằng tháng ghi lần lượt thứ tự dòng của bảng chứng từ ghi sổ.
- Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho thanh toán bằng tiền mặt kế toán theo dõi trên chứng từ ghi sổ số 1 ghi có TK 111, Nợ TK 152.
Ví dụ: Căn cứ vào phếu chi hoá đơn bên bán, phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan trong tháng 12 năm 2001 kế toán ghi.
Nợ TK 152 Nợ TK 153
Có TK 111
- Đối với nguyên vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán theo dõi trên chứng từ ghi sổ số 2 ghi có TK 112, ghi nợ TK 152, 153.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu báo nợ của ngân hàng hoá đơn bên bán, phiếu nhập kho, các chứng từ có liên quan trong tháng 12 năm 2001 kế toán ghi
Nợ TK 152
5.2. Nhập vật liệu mua ngoài chưa trả tiền người bán.
Đối với vật liệu mua ngoài chưa trả tiền người bán kế toán theo dõi trên nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331
Ví dụ: Số liệu trích ngang nhật ký chứng từ số 5 quý I năm 2002 phản ánh các nghiệp vụ vật ư chưa trả tiền người bán kế toán ghi.
Nợ TK 1521
Có TK 331
Mẫu số nhật ký chứng từ số 5 (trang ngang)
Cuối tháng kế toán lập "Bảng tổng hợp vật tư" căn cứ vào số liệu tổng cộng của mỗi chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp nhập vậ tư được lập để đối chiếu kiểm tra với số chi tiết vật tư.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu phát sinh trong kỳ ghi vào tính giá thành thực tế vật liệu