III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM
2. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm
2.1. TK sử dụng:
Để hạch toán tình hình tiêu thụ tại công ty, kế toán sử dụng TK sau: TK 131: Phải thu người mua
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
2.2. Chứng từ sử dụng:
Với phần hành kế toán tiêu thụ và xác đinh kết quả, việc tổ chức chứng từ ban đầu là các hoá đơn bán hàng. Khi có nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng, yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ coi hàng hoá là tiêu thụ khi hàng được xuất khỏi kho và khách hàng chấp nhận thanh toán. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các chứng từ khác như: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu uỷ nhiệm chi….
2.3 Trình tự hạch toán
2.3.1 Hạch toán theo phương thức bán buôn trực tiếp
Công ty bánh kẹo Hải Châu áp dụng kế toán máy nên việc tổ chức hạch toán trở nên chính xác kịp thời. Khi khách có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng kinh doanh của công ty và làm thủ tục cho việc mua bán. Nếu là khách hàng thường xuyên thì dựa vào cách thức thanh toán để quyết định bán hàng. Nếu là khách hàng mới đến lần đầu sẽ được hướng dẫn về cách
thức và thủ tục thanh toán. Hai bên sẽ cùng thoả thuận hợp đồng kinh tế nếu số lượng hàng mua đủ lớn. Công ty luôn có cách thức khuyến khích và tạo mối quan hệ tốt với khách hàng bằng cách tạo điều kiện cho khách có thể trả chậm trong một khoảng dư nợ theo quy định.
Nếu là khách doanh nghiệp nhà nước thì mức dư nợ tối đa là 110 triệu
Nếu là doanh nghiệp tư nhân thì mức dư nợ tối đa là 70 triệu đồng. Và các khoản dư nợ chỉ trong thời hạn nhất định theo thoả thuận. + Nếu khách hàng thanh toán ngay:
Nhân viên phòng kế hoạch vật tư sẽ lập hoá đơn GTGT căn cứ vào số lượng hàng hoá khách hàng chấp nhận mua và dựa vào số lượng thành phẩm còn trong kho để quyết định bán hàng. Sau đó sẽ chuyển lên phòng tài vụ để kế toán tiêu thụ kiêm phó phòng ký tên. Sau đó kế toán tiêu thụ sẽ lập phiếu thu thành 2 liên: Liên 1 lưu tại quyển phiếu thu, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ.
+ Nếu khách hàng thanh toán chậm:
Nếu khách hàng mua với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức dư nợ tối đa thì nhân viên phụ trách khách hàng sẽ xác nhận tổng số dư nợ của khách và trưởng phòng kế hoạch vật tư ký duyệt sau đó lập hoá đơn GTGT.
Nếu khách hàng mua hàng với số tiền nợ và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa thì nhân viên phụ trách sẽ chuyển lên cho cấp trên xem xét. Sau khi cấp trên xem xét các thông tin về tình hình kinh doanh và khả năng thanh toán cũng như mức độ bảo đảm tin cậy sẽ ký duyệt. Khi cấp trên ký duyệt sẽ lập hoá đơn GTGT, còn nếu không ký duyệt thì khách hàng sẽ phải chấp nhận thanh toán một phần nợ theo thoả thuận mới tiếp tục được mua hàng.
Nhân viên phòng kế hoạch vật tư sẽ lập hoá đơn GTGT:
Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế hoạch vật tư giữ để làm thông tin về số lượng thành phẩm xuất kho hàng ngày
Liên 2: Màu đỏ, được giao cho khách hàng để làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua
Liên 3: Màu xanh, thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ thành phẩm ghi sổ kế toán.
Các hoá đơn được lập đều theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Có đầy đủ tên, địa chỉ, chủng loại thành phẩm bán ra, số lượng, phương thức thanh toán, tổng số tiền….
Hoá đơn GTGT được lập riêng biệt cho từng chủng loại.
Với đặc điểm sản phẩm đa dạng như ở công ty Hải Châu thì việc lập hoá đơn như trên rất thuận lợi cho việc kế toán thành phẩm phân loại vào các bảng kê. Khả năng sai sót sẽ bị giảm đi đáng kể. Đồng thời, còn rất thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ.
Các mẫu hoá đơn:
Mẫu hoá đơn GTGT đã trình bày tại trang 68.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên.
Sau đây là mẫu chứng từ Phiếu thu:
Mẫu: 10
Công ty bánh kẹo Hải Châu Mẫu số: 01 - TT Địa chỉ: 15, Mạc Thị Bưởi, HN. QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT PHIẾU THU Ngày 17 tháng 1 năm 2005 Số: 30 Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Minh Châu
Địa chỉ: 76 Hàng Bông, Hà Nội Lý do nộp: Mua bánh quy bơ Số tiền: 7.782.500
Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu bảy trăm tám mươi hai nghìn năm trăm đồng.
Kế toán trưởng Người lập (ký, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Bảy triệu bảy trăm tám mươi hai nghìn năm trăm đồng. Ngày17 tháng 1 năm 2005
Thủ quỹ (Ký, họ tên)