Các h ng m r ng c a bài toán trên:
- Thêm thông tin v nhân viên đ có th qu n lý chi ti t h n. Ví d thêm tr ng đa ch , s đi n th ai, trình đ , chuyên ngành, ng ch, b c l ng v.v.
- Thêm các b ng d li u đ có th qu n lý nhân s đ y đ h n: Ví d thêm các b ng Quê quán ch a tên t nh/TP c a cán b , b ng Trình đ nh m qu n lý trình đ nhân viên theo mã.
- Trong ph n nh p li u, có th s d ng ki n th c v l p trình VBA và DAO đ th c hi n các thao tác ki m tra d li u nh p tr c khi thêm ho c s a nhân viên. Ví d ki m tra mã nhân viên đã có (s d ng đo n mã ví d đã trình bày ph n VBA và DAO), chu n hóa tên, ki m tra ngày sinh h p l , ki m tra s đi n tho i h p l .v.v
6.2 CH NG TRÌNH QU N LÝ BÁN HÀNG
Trong ví d th nh t, chúng ta đã nghiên c u vi c xây d ng 1 ng d ng qu n lý nhân s đ n gi n, bao g m các thao tác nh p s a d li u, và in ra các báo cáo th ng kê có đi u ki n. Trong ví d ti p theo, chúng ta s xem xét 1 ng d ng có nghi p v khác so v i qu n lý nhân s , đó là qu n lý bán hàng. V i ví d này, b n đ c hãy coi nh đó là 1 bài t p l n, giúp các b n th c hành, h th ng l i các ki n th c đã thu đ c t đ u. Tuy nhiên, c ng s có nh ng g i ý và h ng d n đ giúp các b n có m t đnh h ng đúng và có đ c s tr giúp trong quá trình th c hi n ví d này.
6.2.1 Bài toán Qu n lý bán hàng
Xét m t bài toán qu n lý bán hàng có yêu c u nghi p v nh sau: - Qu n lý danh m c hàng hóa mà đ n v kinh doanh.
- Qu n lý danh sách hàng hóa đ c nh p v , t o các báo cáo, th ng kê v vi c nh p hàng - Qu n lý danh sách hàng hóa đ c xu t, t o các báo cáo, th ng kê v vi c xu t hàng
- Qu n lý danh sách hàng t n kho, d a trên danh sách hàng nh p và danh sách hàng xu t đi. L p báo cáo t n kho.
6.2.2 G i ý & h ng d n
Phân tích bài toán trên, ta th y r ng đ i t ng d li u đ u tiên c n qu n lý là danh m c hàng hóa c a đ n v . Danh m c này bao g m danh sách các hàng hóa mà đ n v th ng kinh doanh, v i các thu c tính nh mã hàng, tên hàng, ch ng lo i, nhà cung c p .v.v
i t ng ti p theo là danh sách hàng hóa đ c nh p v . M i l n hàng đ c nh p v , thông tin c n qu n lý là thông tin v hàng hóa, s l ng, đ n giá nh p, ngày nh p .v.v
T ng t nh v y, danh sách hàng xu t c ng là đ i t ng c n qu n lý v i các thông tin hàng xu t là hàng gì, s l ng bao nhiêu, đ n giá xu t, ngày xu t .v.v
Chú ý r ng, có th v i cùng 1 lo i hàng hóa, nh ng đ n giá nh p có th khác nhau trong các l n nh p khác nhau. T ng t nh v y đ i v i hàng xu t. i t ng hàng t n kho là đ i t ng không c n qu n lý trong c s d li u, vì hàng t n kho có th tính toán đ c t hàng nh p và hàng xu t.
Nh v y, ta có th th y các đ i t ng d li u c n qu n lý c a bài toán là: - HangHoa(Mã hàng, Tên hàng, Ch ng lo i)
- HangNhap(STT, Mã hàng, n giá nh p, S l ng, Ngày nh p) - HangXuat(STT, Mã hàng, n giá xu t, S l ng, Ngày xu t)
Chú ý r ng Mã hàng không th dùng làm khóa trong đ i t ng HangNhap và HangXuat, vì m t lo i hàng có th đ c nh p ho c xu t nhi u l n. Mã hàng đ c đ a và 2 b ng này ch y u là đ liên k t sang b ng HangHoa đ l y thông tin v hàng.
Sau khi phân tích bài toán và xây d ng c s d li u, b c ti p theo là xây d ng các form nh p li u. Tr c h t c n xây d ng form nh p li u cho danh m c hàng hóa. Form này s cho phép ng i dùng thêm, xóa, s a các lo i hàng trong b ng danh m c.
Ti p theo, c n xây d ng 1 form cho phép c p nh p danh sách hàng nh p. M i l n nh p hàng v , ng i s d ng s dùng form này đ c p nh p các hàng hóa v a nh p vào h th ng. Form này c n tham chi u đ n b ng HangHoa đ cho phép ng i dùng ch n lo i hàng t danh m c. Các thông tin v hàng nh p nh s l ng, đ n giá, ngày nh p .v.v s đ c c p nh t vào h th ng.
Cu i cùng m t form c p nh p danh sách hàng xu t c ng c n đ c xây d ng, t ng t nh form nh p hàng trên. S d ng các ki n th c l p trình VBA và DAO đ xây d ng các hàm và các th t c ki m đnh d li u nh p h p l .
V các báo cáo th ng kê, c n xây d ng 1 báo cáo v danh sách hàng nh p. Báo cáo c n đ c xây d ng v i gi i h n hàng nh p trong 1 kho ng th i gian nào đó. Ví d theo tháng ho c quý, n m .v.v danh sách các hàng nh p c n đ c li t kê. Ngoài ra có th th ng kê theo ch ng lo i ho c lo i hàng. T ng t v i danh sách hàng xu t.
Báo cáo th ng kê t n kho có th tính đ c b ng t ng s hàng nh p tr t ng s hàng xu t. L ng ti n t n kho có th tính b ng s l ng hàng t n nhân v i đ n giá nh p m i nh t ho c trung bình các đ n giá nh p.
TÓM T T PH N 2 Các ki n th c c n nh trong ch ng 2: ¬ Các khái ni m v d li u và c s d li u: - Các khái ni m v d li u và c s d li u. - C s d li u quan h và h qu n tr c s d li u quan h . - Khái ni m b ng d li u, khóa chính.
- M i quan h d li u gi a các b ng, các lo i quan h (1-1, 1-n), khóa ngo i ¬ B ng d li u trong Access:
- Khái ni m các tr ng d li u, ki u d li u.
- Các ki u d li u trong Access.
- Các t o và s d ng các b ng d li u trong Access.
- Thi t l p tr ng khóa cho b ng d li u. ¬ Truy v n trong Access:
- Khái ni m truy v n, các lo i truy v n.
- Cách t o và s d ng các lo i truy v n ¬ Form nh p li u trong Access:
- Khái ni m form nh p li u, ý ngh a, t m quan tr ng.
- Hai cách t o form.
- T o form s d ng Wizard và Design View ¬ Báo cáo th ng kê trong Access:
- Khái ni m report, ý ngh a s d ng.
- Hai cách t o report.
- T o report s d ng Wizard và Design View ¬ L p trình ng d ng VBA và DAO:
- Các ki u d li u, bi n, các c u trúc l nh, ch ng trình con, hàm và th t c
- Các đ i t ng CSDL trong DAO, k t n i, c p nh t và truy xu t d li u v i DAO. ¬ Các bài t p th c hành:
BÀI T P TR C NGHI M
Câu 1: Trong m t b ng d li u, thu c tính c a d li u đ c bi u th b i: Hàng c a b ng C t c a b ng Ô c a b ng Toàn b b ng Câu 2: Trong m t b ng d li u, 1 đ i t ng d li u c th đ c bi u th b i: Hàng c a b ng C t c a b ng Ô c a b ng Toàn b b ng Câu 3: Khóa chính c a b ng là:
M t thu c tính có th đ c xác đinh t các thu c tính khác M t thu c tính b t k
M t thu c tính có th xác đinh đ c t t c các thu c tính khác Thu c tính đ u tiên Câu 4: V b n ch t, khóa chính là: 1 Hàng c a b ng 1 C t c a b ng 1 Ô c a b ng Toàn b b ng
Câu 5: Trong b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh), đâu là khóa chính: S CMND
H tên Ngày sinh Không có khóa
Câu 6: Trong liên k t 1-1:
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 vài b n ghi bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 c t bên kia
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 ô bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 b n ghi bên kia
Câu 7: Trong liên k t 1-n:
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 vài b n ghi bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 c t bên kia
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 ô bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 b n ghi bên kia
Câu 8: Liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh) và b ng Luong(S CMND, Luong) là liên k t:
1-1 1-n n-n
Không có liên k t
Câu 9: Liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh, MaPhong) và b ng Phong(MaPhong, TenPhong) là liên k t:
1-1 1-n n-n
Không có liên k t
Câu 10: Trong liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh, MaPhong) và b ng Phong(MaPhong, TenPhong), tr ng MaPhong trong b ng CanBo là:
Khóa chính Khóa ngo i Khóa ph Khóa n i Câu 11: Khi t o b ng d li u, ch y u ph i t o: Các c t và ki u d li u cho t ng c t Các hàng và ki u d li u cho t ng hàng T o các ô d li u T o tên b ng
Câu 12: SELECT Query dùng đ : L y ra t t c các hàng d li u
L y ra các hàng d li u th a mãn đi u ki n nào đó, theo cách nào đó L y ra các c t d li u
Chèn d li u vào b ng
Câu 13: Total Query là: 1 truy v n gi ng nh Select 1 truy v n t ng quát
1 truy v n gi ng nh Select có thêm dòng c ng t ng 1 truy v n xóa toàn b
Câu 14: Make Table Query là: 1 truy v n gi ng nh Select
1 truy v n t o b ng m i thay cho l nh t o b ng 1 truy v n copy và sao chép 1 b ng sang 1 b ng m i
1 truy v n gi ng nh Select, nh ng k t qu đ c đ a vào 1 b ng m i
Câu 15: Delete Query dùng đ : Xóa t t c d li u trong b ng Xóa các d li u tr ng trong b ng
Xóa các d li u th a mãn đi u ki n nào đó Xóa m t s c t trong b ng
Câu 16: Update Query là:
M t d ng truy v n m i nh t đ c Microsoft cung c p Là lo i truy v n đ c c p nh t th ng xuyên Là 1 truy v n ch nh s a d li u c a t t c các hàng trong b ng Là 1 truy v n ch nh s a d li u c a 1 s hàng trong b ng Câu 17: Form nh p li u dùng đ : Hi n th d li u d i d ng danh sách L y d li u t c s d li u Cho phép ng i dùng c p nh t d li u vào b ng L y d li u t c s d li u th a mãn đi u ki n nào đó
Câu 18: S d ng Form Wizard cho phép: T o các form chuyên nghi p
Nhanh chóng và d dàng t o các form, nh ng có 1 s h n ch H ng d n cách t o form
Ch y các form đã t o
Câu 19: S d ng Form Design View cho phép: T o các form chuyên nghi p
Nhanh chóng và d dàng t o các form, nh ng có 1 s h n ch H ng d n cách t o form
Ch y các form đã t o
Câu 20: Các ô textbox trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 21: Các nhãn (label) trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 22: Các combobox trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 23: Các nút l nh (button) trên form dùng đ : Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 24: Báo cáo (report) dùng đ : C p nh t d li u vào b ng
Hi n th thông tin d i d ng danh sách li t kê Hi n th t ng hàng d li u
Hi n th t ng c t d li u
Câu 25: Báo cáo (report) dùng đ : C p nh t d li u vào b ng
Hi n th thông tin d i d ng danh sách li t kê Hi n th t ng hàng d li u
TÀI LI U THAM KH O
1. Advanced Excel Training Manual, Cheltenham Computer Training, 2001 2. Access 2000 Bible, Cary N. Prague và Michael R. Irwin, Hungry Minds, 2001
3. Microsoft Access 2000 with VBA - Advanced; Al Napier, Phil Judd, H.Albert Napier, Philip J. Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000.
M C L C PH N 1 S D NG EXCEL TRONG QU N LÝ GI I THI U...5 M c tiêu ...5 Cách trình bày...5 Ph ng pháp h c...6
Yêu c u ki n th c tr c khi h c ph n này...6
CH NG 1 S D NG CÁC CH C N NG NÂNG CAO 1.1 T O VÀ S D NG CÁC T P M U (TEMPLATE)...7 1.1.1 T o 1 t p m u...7 1.1.2 S d ng t p m u...9 1.2 MACRO...10 1.2.1 Khái ni m macro...10 1.2.2 T o macro...11 1.2.3 S d ng macro...12 1.3 CÁC CH C N NG B O M T VÀ KI M SOÁT ...14
1.3.1 S d ng chú thích cho d li u trong Excel...14
1.3.2 Th m đnh d li u nh p...15
1.3.3 B o m t trong Excel...18
CH NG 2 S D NG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ TH NG KÊ THÔNG D NG...23
2.1.1 S d ng hàm IF...23 2.1.2 Hàm IF l ng nhau....24 2.1.3 Hàm COUNTIF...26 2.1.4 Hàm MAX...27 2.1.5 Hàm MIN...29 2.1.6 Hàm AVARAGE...29
2.2 CÁC HÀM TÌM KI M VÀ THAM CHI U D LI U THÔNG D NG...29
2.2.2 Hàm HLOOKUP....33 2.3 CÁC HÀM LÀM VI C V I XÂU KÝ T ...34 2.3.1 Hàm LEFT...34 2.3.2 Hàm RIGHT...34 2.3.3 Hàm MID...34 2.3.4 Hàm LEN...35 2.3.5 Hàm LOWER...35 2.3.6 Hàm UPPER...35 2.3.7 Hàm REPLACE...35 2.3.8 Hàm REPT...36 2.3.9 Hàm SEARCH...36 2.3.10 Hàm SUBSTITUTE...37 2.3.11 Hàm TRIM...37 2.3.12 Hàm CONCATENATE...37 2.3.13 Toán t &...38 2.4 CÁC HÀM TÀI CHÍNH (FINANCIAL)...38 2.4.1 S d ng hàm FV...39 2.4.2 S d ng hàm PV...40 2.4.3 S d ng hàm PMT...41
CH NG 3 S D NG CÁC CÔNG C NÂNG CAO 3.3 L C D LI U...43
3.4 S P X P VÀ C NG T NG, T NG CON (SUBTOTAL)...46
3.5 S D NG CÔNG C GOAL SEEK...50
3.5.1 S d ng công c Goal Seek trên đ th...52
3.6 DATA TABLES...54 3.6.1 S d ng b ng d li u v i 1 tham s ...54