Nh đã nói trên, report wizard là m t công c r t h u hi u đ ng i dùng có th nhanh chóng t o ra m t báo cáo đ n gi n. Tuy nhiên trong th c t , nhu c u c a ng i dùng là mong mu n có đ c m t báo cáo ph c t p h n. làm đ c đi u này, có th s d ng công c Report Design view c a Access.
Chúng ta s xem xét vi c s d ng report design view đ t o m t báo cáo v tình hình nhân s nh ph n tr c. Các b c ti n hành các b c sau:
B c 1: T c a s chính c a Access, ch n Report trong c a s ch n đ i t ng. Ti p theo, ch n New, sau đó ch n Design view ho c ch n “Create report by using design view” trong vùng bên ph i. Access s m m t c a s cho phép ng i dùng thi t k báo cáo cho mình. C ng gi ng nh trong môi tr ng thi t k form, c a s thi t k báo cáo c ng g m 3 thành ph n chính là:
(1) Vùng so n th o báo cáo.
(2) H p tho i công c - ch a các đ i t ng đ c s d ng trong báo cáo.
(3) H p tho i thu c tính - cho phép ng i dùng thi t l p các thu c tính cho báo cáo và các đ i t ng trên báo cáo.
B c 2: Thi t l p ngu n d li u cho báo cáo: Nh đã trình bày trên, báo cáo là m t công c l y d li u t các b ng, các truy v n đ hi n th cho ng i dùng xem, in n. Do đó ta ph i thi t l p ngu n d li u cho báo cáo (l a ch n b ng, truy v n đ báo cáo l y d li u ra). làm đ c đi u này, trên c a s thu c tính, ch n Report trong danh sách đ y xu ng và ch n tab “Data”.
Trên dòng thu c tính Record Source, ta có th ch n ngu n d li u t danh sách các đ i t ng có s n c a Access (các b ng, các truy v n) b ng cách click chu t vào nút m i tên đ
Access li t kê các đ i t ng ho c click chu t vào bi u t ng đ xây d ng m t truy v n m i làm ngu n d li u cho báo cáo. Thông th ng, ng i dùng hay ch n ph ng án th 2 đ có th xây d ng 1 ngu n d li u nh mong mu n. Khi đó Access s m m t môi tr ng đ ng i dùng xây d ng m t truy v n m i cho báo cáo. C ng gi ng nh qui trình t o truy v n đã đ c p đ n ph n trên, chúng ta s ch n các b ng có liên quan đ l y d li u ra cho báo cáo. Gi s ta có truy v n nh sau:
Sau khi t o xong truy v n, đóng c a s so n th o truy v n l i. Khi đó, Access s h i có ghi l i s thay đ i không. B m Yes đ xác nh n s thay đ i:
n đây, thu c tính Record source c a báo cáo đã đ c Access xây d ng. N u ta đ ý thì đó chính là m t câu l nh SQL.
B c 3: Trình bày d li u lên báo cáo. ây là b c ng i dùng t đnh ngh a khuôn d ng và ki u dáng c a báo cáo mà mình mong mu n. Có m t s l u ý sau:
- Report header là ph n ch a tiêu đ c a c Report. Ví d chúng ta đ t tên cho báo cáo là “Danh sách nhân viên” thì tiêu đ này đ c đ t trong report header.
- Page header là ph n ch a tiêu đ c a các c t trong báo cáo. Tiêu đ này đ c l p l i n u đ dài c a report dài quá 1 trang.
S d ng các đ i t ng trên thanh công c Toolbox đ xây d ng báo cáo (gi s ta mu n t o m t báo cáo có khuôn d ng nh sau):
đây chúng ta có m t s l u ý sau:
- ph n Page header, ta s d ng t t c các nhãn (Label) đ đ t tên cho các c t d li u. đây ta mu n có m t báo cáo g m các c t: STT, H và tên nhân viên, Phòng mà nhân viên làm vi c và Gi i tính c a nhân viên. Các nhãn này s đ c hi n th đ u c a t t c các trang.
- ph n Detail, c t STT ta đ a vào m t textbox và thi t l p các thu c tính Control Source = 1, Running sum là Over group ( ánh s th t ). Các c t còn l i ta đ a vào các textbox và thi t l p các thu c tính Control source c a t ng textbox là các tên tr ng t ng ng trong truy v n v a t o ra trên.
- d i ph n Report footer ta thêm vào m t dòng đ đ m t ng s nhân viên trong công ty. làm đ c đi u này ta thêm vào m t nhãn đ ghi dòng ch “T ng c ng” và m t textbox đ tính t ng s nhân viên. Ta thi t l p thu c tính Control source cho textbox b ng bi u th c =Sum(TenNhanvien).
n đây ta đã t o đ c m t báo cáo đ n gi n v tình hình nhân s c a công ty b ng công c report design view. B c cu i cùng là ghi l i báo cáo đã t o. Báo cáo khi ch y s nh sau:
Trên đây ch là m t ví d đ n gi n đ minh h a cho b n đ c v cách t o m t báo cáo. Trong th c t , Access còn cho phép t o ra nhi u ng d ng ph c t p và m nh h n r t nhi u. b n đ c có th nghiên c u và t mình t o ra đ c các ng d ng v i MS Access, chúng ta s th c hành 2 bài t p c th cu i ph n. Trong ch ng ti p theo, chúng ta s xem xét sâu h n v khía c nh l p trình c a Access, đó là l p trình ng d ng VBA và l p trình CSDL.
CH NG 5: T NG QUAN V L P TRÌNH NG D NG VBA VÀ DAO
VBA - Visual Basic for Application là m t công c r t quen thu c đ i v i ng i dùng b s n ph m MS Office. Nhi u khi, trong Access, chúng ta mu n ng d ng th c hi n các hành đ ng mà b n thân Access không th đáp ng đ c. Khi đó, Visual basic là m t công c r t h u ích đ chúng ta có th th c hi n đ c các yêu c u này.
L p trình ng d ng VBA th c ch t là vi c ng i phát tri n ng d ng Access “l p trình” đ t o ra các đo n mã ngu n c a riêng mình b ng ngôn ng l p trình Visual basic. V i các “ch ng trình” đ c t o ra b i VBA, ng d ng đ c phát tri n b ng Access s có đ c các u đi m nh sau: - ng d ng d b o trì h n: Nh đã trình bày trên, m t ng d ng đ c phát tri n b ng Access có th ch a đ ng r t nhi u Macro đ đáp ng các tình hu ng trên form và report và nh v y, ng d ng c a chúng ta s r t khó b o trì và s a ch a. Ng c l i, n u đ c phát tri n b ng các đo n mã l nh Visual basic thì các đo n mã l nh đó s có th đ c di chuy n m t cách d dàng sang ng d ng khác.
- T o đ c các th vi n hàm riêng: Bên c nh các hàm đ c xây d ng s n (built in function), đ c s d ng đ th c hi n các tính toán c b n, l p trình VBA còn có th cho phép chúng ta t t o ra các hàm riêng cho mình đ th c hi n các phép tính toán ph c t p và có th tái s d ng trong các ng d ng v sau.
- X lý l i: Khi có m t l i không mong đ i x y ra đ i v i ng d ng, Access s hi n th m t thông báo l i - m t thông báo l i mà ng i dùng th ng khó có th hi u đ c. V i VBA, chúng ta có th “b t” các l i này và hi n th các thông báo l i c a chính mình hay x lý l i theo cách c a mình.
- T o và thao tác v i các đ i t ng: Trong h u h t các tr ng h p, chúng ta th ng tìm cách d nh t đ t o và s a m t đ i t ng trong c a s Design view c a nó. Tuy nhiên, trong m t s tr ng h p, b n có th mu n thao tác, đnh ngh a m t đ i t ng b ng mã ch ng trình. Dùng Visual basic chúng ta có th thao tác trên t t c đ i t ng trong c s d li u, bao g m c chính nó.
- Th c hi n các hành đ ng c p đ h th ng: T m t ng d ng Access, chúng ta có th dùng “hành đ ng” - action trên RunApp trong m t macro đ thi hành m t ng d ng Windows based ( ng d ng ch y trên Windows) nh ng nh ng macro đó không th th c hi n đ c nh ng đi u ngoài Access. Visual basic cho phép chúng ta th c hi n đ c nh ng đi u mà macro không th làm đ c nh : ki m tra s t n t i c a file, g i các hàm trong các th vi n liên k t đ ng (DLL) c a Windows v.v.
- Thao tác v i t ng b n ghi - record: V i Visual basic, chúng ta có th “duy t” l n l t t ng b n ghi trong m t t p các b n ghi và th c hi n các thao tác mong mu n trên b n ghi c th nào đó. V i macro, chúng ta ch có th làm vi c m t lúc v i toàn b các record.
- Truy n các đ i s t i mã ngu n: i s là m t giá tr cung c p thêm thông tin theo yêu c u c a m t s ho t đ ng (hàm, th t c). Chúng ta có th đ t các đ i s cho các hành đ ng trong c a s macro khi t o m t macro nh ng không th thay đ i chúng khi macro đang thi hành. Tuy nhiên, v i Visual basic, chúng ta có th truy n các đ i s đ n mã ngu n t i th i đi m nó đang thi hành. Ngoài ra, chúng ta còn có th s d ng bi n cho các đ i s - đi u này không th th c hi n đ c trong macro. ây chính là m t s linh đ ng r t l n trong vi c đi u khi n mã ngu n s thi hành nh th nào.
5.1CÁC KI U D LI U VÀ KHAI BÁO
C ng gi ng nh t t c các ngôn ng l p trình khác, VBA cung c p m t lo t các ki u d li u c b n sau:
- Ki u d li u Variant: Ki u d li u này có th c t gi nhi u lo i d li u. Gi ng nh m t text box trên m t form, m t bi n variant có kh n ng c t gi các s , chu i, ngày tháng hay giá tr null. B n không c n ph i chuy n đ i ki u d li u khi gán chúng vào m t bi n variant. Visual basic s t đ ng th c hi n các chuy n đ i c n thi t.
- Các ki u d li u s : Byte, Integer, Long, Single, Double. Các ki u d li u này cho phép l u tr các giá tr s v i đ l n t i đã khác nhau.
- Ki u d li u xâu ký t - String: Là ki u ký t dùng đ l u tr các giá tr là m t chu i xâu ký t .
- Ki u d li u logic - Boolen: Là ki u d li u ch có 2 giá tr úng và Sai. - Ki u d li u ngày tháng - Date: L u tr giá tr ngày tháng và th i gian.
- D li u ki u đ i t ng - Object: Các ki u d li u đ i t ng đ c c t gi trong các đa ch 32 bit đ tham chi u t i các đ i t ng trong m t ng d ng hay trong các ng d ng khác. M t bi n khai báo là Object có th đ c gán (b ng các phát bi u Set) đ tham chi u t i b t c đ i t ng đã đ c nh n bi t b i ng d ng.
- Ki u d li u ti n t - Currency: B n ch t là ki u s có đ l n 8 byte. Ki u d li u ti n t luôn luôn có ký hi u ti n t đi kèm.