VLOOKUP là m t hàm tìm ki m và tham chi u d li u r t quan tr ng trong Excel và đ c s d ng trong tính toán nhi u tr ng h p. cho b n đ c có th d dàng n m b t đ c ý ngh a và tình hu ng s d ng c a hàm này, chúng ta xem xét ví d sau tr c khi xem gi i thích chi ti t v hàm.
Ví d :
Gi s cu i h c k , chúng ta có m t danh sách đi m t ng k t c a toàn b h c sinh c a l p h c và công vi c c a chúng ta là c n tính xem nh ng h c sinh đ c h c b ng s nh n đ c m c h c b ng nh th nào.
Khi đó chúng ta có b ng d li u nh sau:
Trong bài toán này, có 3 m c h c b ng nh sau: - M c khá: 180.000 đ.
- M c gi i: 240.000 đ. - M c xu t s c: 360.000 đ.
Trong b ng d li u này, v i m i h c sinh, ta có th tính ra đ c xem h c sinh đó đ c x p lo i gì, d a vào đi m trung bình c a h c sinh đó. T x p lo i c a h c sinh, d a vào b ng quy đnh m c h c b ng (c ng đ c trình bày trong b ng tính), ta có th tính ra đ c h c sinh đó đ c h c b ng bao nhiêu ho c có đ c h c b ng hay không.
Các đ n gi n nh t đ tính ra m c h c b ng cho t ng h c sinh là xem x p lo i, sau đó nhìn xu ng b ng m c h c b ng, và gõ m c h c b ng t ng ng v i x p lo i vào ô h c b ng. Tuy nhiên, cách làm này có th g i là cách làm th công, không hi u qu , đ c bi t là đ i v i 1 danh sách dài các h c sinh, đ ng th i d gây ra nh m l n.
gi i quy t tình hu ng này, Excel cung c p cho chúng ta 1 hàm tham chi u d li u r t hi u qu , đó là hàm VLOOKUP. Nhi m v c a hàm này là v i m i giá tr c a ô x p lo i, tham chi u xu ng b ng các m c h c b ng đ tìm xem m c h c b ng t ng ng v i x p lo i đó là bao nhiêu. Ví d , ô x p lo i là Gi i, hàm VLOOKUP s tham chi u xu ng b ng Các m c h c b ng đ tìm xem v i x p lo i là Gi i, thì m c h c b ng s là bao nhiêu. K t qu tr v chính là k t qu c a hàm VLOOKUP.
Cú pháp c a hàm VLOOKUP nh sau:
VLOOKUP(<giá tr >,<b ng tìm ki m>,<c t tìm ki m>,<cách tìm ki m> Trong đó, ý ngh a c a các tham s nh sau:
- <giá tr >: Là giá tr mà chúng ta dùng đ tìm ki m trong <b ng tìm ki m>. ây có th là m t giá tr c th , m t công th c, .v.v, nh ng thông th ng nó là m t ô trong b ng tính. Giá tr này s đ c so sánh v i c t đ u tiên trong <b ng tìm ki m>. Trong ví d trên, <giá tr > chính là giá tr c a 1 ô trong c t “X p h ng” mà chúng ta dùng đ tìm ki m trong
b ng “Các m c h c b ng”. b ng “Các m c h c b ng” thì c t “X p h ng” c a b ng này đ c đ t là c t đ u tiên.
- <b ng tìm ki m>: Là m t danh sách các ô trong m t b ng tính. ví d trên, <b ng tìm ki m> chính là b ng “Các m c h c b ng” mà chúng ta th c hi n vi c tìm ki m m c h c b ng cho t ng h c sinh.
L u ý: Khi đnh ngh a b ng tìm ki m, chúng ta c n ch ra t a đ tuy t đ i c a các ô. làm đ c đi u này, chúng ta có th th c hi n nh sau:
+) Gõ tr c ti p vào đa ch c a ô: ví d nh $B$12 là đa ch tuy t đ i c a ô B12. +) Dùng chu t l a ch n vùng mà b n đnh ngh a b ng, ví d trên là vùng B12:C14. Sau đó b m phím F4. Excel s giúp ta đnh ngh a đa ch tuy t đ i c a B12:C14 thành $B$12:$C$14.
- <c t>: Là m t s xác đnh v trí c a c t trong <b ng tìm ki m> mà chúng ta c n l y ra. V trí này đ c tính là th t c a c t c n l y so v i th t c a c t so sánh giá tr (th ng là c t đ u tiên). Hàm VLOOKUP s so sánh <giá tr > v i các giá tr trong c t đ u tiên c a b ng tìm ki m. N u kh p v trí nào, giá tr c a c t th <c t> trong b ng tìm ki m t i v trí đó s đ c l y ra. ví d trên, chúng ta th y c t so sánh giá tr trong b ng “Các m c h c b ng là c t s 1. C t c n l y giá tr là c t m c h c b ng (s 2), do đó <c t> = 2. - <cách tìm>: Excel đnh ngh a 2 cách tìm ki m. Ng m đnh (n u ng i dùng không đ a
vào) thì cách tìm s là 1. Giá tr c a <cách tìm> có th là 0 ho c 1. Trong đó ý ngh a c a t ng giá tr nh sau:
+) N u cách tìm là 1: Các giá tr trong <b ng tìm ki m> ph i đ c s p x p theo th t t ng d n c a c t so sánh (th ng là c t đ u tiên). N u giá tr tìm ki m nh h n ph n t đ u tiên trong <b ng tìm ki m> thì giá tr tr v s là #N/A. N u giá tr tìm ki m l n h n ph n t cu i cùng thì giá tr tr v coi nh là giá tr cu i cùng trong danh sách. Ng c l i, n u giá tr tìm ki m đ c tìm th y m t ph n t trong danh sách thì giá tr tr v s là giá tr c a ô tìm ki m n m cùng hàng v i ph n t tìm ki m.
+) N u cách tìm là 0: Các giá tr trong <b ng tìm ki m> s không c n ph i s p x p. Khi đó, n u giá tr tìm ki m không đúng v i b t k giá tr nào trong b ng thì Excel s tr v giá tr l i là #N/A.
L u ý: C ng gi ng nh các hàm khác, hàm này không phân bi t ch hoa, ch th ng khi so sánh các giá tr có ki u ch . Ví d “Gi i” c ng đ c coi là b ng v i “gi i” và “GI I”.
Quay l i ví d trên, đ tính đ c h c b ng cho t ng h c sinh, c t “H c b ng”, chúng ta ti n hành l p công th c cho t ng ô nh sau:
Xét ô đ u tiên c a c t h c b ng (E2). L p công th c cho ô này nh sau: =VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0).
Ý ngh a c a công th c nh sau: V i giá tr ô D2, hãy tìm ki m trong b ng tìm ki m đ c gi i h n b i vùng t ô B12 đ n ô C14 (kí hi u b ng $B$12:$C$14), và so sánh giá tr ô D2 v i các giá tr trong c t th nh t c a b ng tìm ki m, và l y ra giá tr c a c t th 2 (c t m c h c b ng) c a b ng hàng tìm đ c.
Sau khi l p đ c công th c này cho ô E1, chúng ta s nh n đ c giá tr 180,000. B i vì giá tr ô D2 là “Khá”, Excel s tìm ki m trong c t th nh t c a b ng m c h c b ng, th y hàng th nh t có giá tr là “Khá”, b ng v i giá tr ô D2. Khi đó, giá tr c a c t th 2 trong hàng th nh t s đ c l y làm giá tr tr v cho hàm VLOOKUP, và đó là giá tr 180,000 đ.
Sao chép công th c này cho các ô còn l i t E3 đ n E8, chúng ta đ c b ng k t qu nh sau:
Trong b ng d li u này, chúng ta th y k t qu h c b ng c a nh ng h c sinh có x p h ng không n m trong các m c h c b ng đnh ngh a b ng phía d i s là: #N/A.
tránh g p ph i nh ng giá tr này, chúng ta có th k t h p v i hàm IF đ làm cho k t qu “đ p” h n b ng cách tr v giá tr 0 (không đ ng) cho nh ng h c sinh không đ t đ c h c b ng mà không ph i đ a thêm vào danh sách các m c h c b ng giá tr 0 cho các h c sinh không đ t h c b ng. C th chúng ta s a l i công th c nh sau:
=IF(ISERROR((VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0))),0,(VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0))) đây chúng ta đ ý m t hàm là ISERROR(<bi u th c>). Hàm này s tr v giá tr “đúng” n u <bi u th c> là “l i” và ng c l i. Nh v y, công th c trên có th đ c hi u nh sau:
“N u vi c th c hi n hàm VLOOKUP mà l i (tr v giá tr #N/A) thì tôi thay b ng giá tr 0. Ng c l i, t c là VLOOKUP th c hi n đúng thì tôi l y đúng giá tr VLOOKUP.”
Khi đó, chúng ta có m t b ng d li u m i “đ p” h n b ng ban đ u mà không c n ph i thêm d li u vào b ng tìm ki m “Các m c h c b ng” nh sau:
Trên đây là m t ví d đ n gi n v hàm VLOOKUP. Trong th c t , có r t nhi u bài toán qu n lý liên quan đ n vi c ph i tham chi u, tìm ki m d u li u trên nhi u b ng khác nhau, ví d nh các bài toán v tính c c đi n tho i theo t nh, bài toán tính giá ti n c a m t hàng bán ra v.v. Ng i dùng hoàn toàn có th s d ng hàm VLOOKUP đ gi i đ c các bài toán này. Các ví d này chúng ta s xem xét ph n bài t p t ng h p.
2.2.2 Hàm HLOOKUP.
T ng t nh hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP c ng th c hi n ch c n ng so sánh và tìm ki m trên m t <b ng tìm ki m> và tr v giá tr n u tìm th y. Tuy nhiên, khác v i hàm VLOOKUP th c hi n tìm ki m theo c t, HLOOKUP th c hi n vi c tìm ki m theo hàng.
Cú pháp c a hàm HLOOKUP nh sau:
HLOOKUP(<giá tr >,<b ng tìm ki m>,<dòng tìm ki m>,<cách tìm ki m>
Ý ngh a c a các tham s trong HLOOKUP t ng t nh trong VLOOKUP. Ch có đi u đây chúng ta tìm ki m theo hàng nên <c t tìm ki m> VLOOKUP đ c thay b i <dòng tìm ki m> trong HLOOKUP. <dòng tìm ki m> là m t s xác đnh v trí c a dòng c n l y ra giá tr so v i dòng ch a giá tr so sánh (th ng là dòng đ u tiên).
Tr l i ví d tính h c b ng cho h c sinh trên, chúng ta c ng có m t b ng qui đnh v m c h c b ng, tuy nhiên chúng ta b trí d li u theo hàng nh sau:
Rõ ràng, chúng ta không th s d ng VLOOKUP đ tìm ki m giá tr m c h c b ng d a vào cách b trí d li u nh th này. Do v y, hàm HLOOKUP đ c s d ng đ tính toán nh sau:
Tính cho ô đ u tiên c a c t “H c b ng”, ô này đ c l p công th c nh sau: = HLOOKUP(D2,$B$12:$D$13,2,0)
Khi đó giá tr c a ô E2 s là 120000 vì m c h c b ng dành cho h c sinh “Khá” là 120000. Sao chép công th c trên cho t t c các ô còn l i, chúng ta có b ng k t qu c n tính nh sau:
Gi ng nh ví d trên, b n đ c t đ a ch nh s a l i công th c tính đ có m t k t qu “đ p” h n.
2.3 CÁC HÀM LÀM VI C V I XÂU KÝ T 2.3.1 Hàm LEFT
Cú pháp c a hàm LEFT nh sau:
LEFT(<bi u th c ký t >, <s l ng ký t c n l y>)
K t qu c a hàm LEFT là m t chu i ký t đ c l y ra t <bi u th c ký t > và có đ dài là <s l ng ký t c n l y> tính t bên trái sang. Trong tr ng h p <s l ng ký t c n l y> l n h n đ dài c a <bi u th c ký t > thì toàn b <bi u th c ký t > s đ c l y ra.
Ví d :
LEFT("Nguy n V n Nam",10) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n”. LEFT(“Nguy n V n Nam”, 20) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n Nam”.
2.3.2 Hàm RIGHT
Cú pháp:
RIGHT(<bi u th c ký t >, <s l ng ký t c n l y>).
Ng c l i v i hàm LEFT, hàm RIGHT c ng tr v 1 bi u th c ký t là “con” c a <bi u th c ký t > đ u vào, đ c l y ra <s l ng ký t c n l y> nh ng tính t bên ph i sang. C ng t ng t , n u <s l ng ký t c n l y> l n h n đ dài c a <bi u th c ký t > thì toàn b <bi u th c ký t > đ c l y ra.
Ví d :
RIGHT("Nguy n V n Nam",10) s cho giá tr tr v là “ n V n Nam” RIGHT(“Nguy n V n Nam”, 20) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n Nam”
2.3.3 Hàm MID
Cú pháp:
Hàm MID s tr v m t bi u th c ký t đ c l y ra t <bi u th c ký t >, tính t v trí <v trí b t đ u l y> và l y ra <s l ng ký t l y>.
L u ý: Trong 3 hàm LEFT, RIGHT và MID, t t c các đ i s có giá tr là s nh <s l ng ký t l y>, <v trí b t đ u> đ u ph i là các s nguyên l n h n 0.
Ví d : MID(“Nguy n V n Nam”,8,3) = “V n”
2.3.4 Hàm LEN
Cú pháp:
LEN(<bi u th c ký t >)
Hàm LEN tr v đ dài c a <bi u th c ký t .>
Ví d : LEN(“Nguy n V n Nam”) = 14.
2.3.5 Hàm LOWER
Cú pháp:
LOWER(<bi u th c ký t >).
Hàm LOWER s th c hi n vi c chuy n đ i <bi u th c ký t > thành m t chu i ký t mà t t c các ch cái trong <bi u th c ký t > đ u d ng ch th ng.
Ví d : LOWER(“Nguy n V n Nam”) = “nguy n v n nam” LOWER(“NGUY N V N NAM”) = “nguy n v n nam”
2.3.6 Hàm UPPER
Cú pháp:
UPPER(<bi u th c ký t >).
Hàm UPPER có ý ngh a ng c l i v i hàm LOWER. Hàm này s tr v m t xâu ký t mà t t c các ch cái trong <bi u th c ký t > đ u d ng ch hoa.
Ví d : UPPER(“nguy n v n nam”) = “NGUY N V N NAM”
L u ý: V i hai hàm UPPER và LOWER, có th có m t s tr ng h p ký t tr v không
ph i là ch hoa th c s do s không đ ng b c a b font ti ng Vi t.
2.3.7 Hàm REPLACE
Cú pháp:
REPLACE(<xâu ký t >,<v trí b t đ u>,<s l ng ký t c n thay đ i>,<xâu thay th >). Hàm REPLACE s th c hi n vi c thay th <bi u th c ký t >, tính t <v trí b t đ u>, v i s l ng ký t c n thay đ i là <s l ng ký t c n thay đ i> b ng xâu m i là <xâu thay th >.
Ví d : Chúng ta có 1 bi u th c ký t là: “Nguy n V n Nam”
Gi chúng ta mu n thay th ch “V n” trong xâu trên thành ch “Hùng”, khi đó ta làm nh sau: REPLACE(“Nguy n V n Nam”,8,3,“Hùng”) = “Nguy n Hùng Nam”.
đây:
- 8 là v trí b t đ u c a ch “V n”
- 3 là s l ng các ch cái c n thay th , b t đ u t v trí 8. - “Hùng” là bi u xâu m i c n thay th vào xâu c .
2.3.8 Hàm REPT
Cú pháp:
REPT(<bi u th c ký t >, <s l n l p l i>)
Hàm REPT th c hi n vi c in ra m t chu i ký t đ c l p l i <s l n l p l i> c a <bi u th c ký t >.
Ví d :
REPT(“Nguy n”,3) = “Nguy nNguy nNguy n”.
2.3.9 Hàm SEARCH
Cú pháp:
SEARCH(<bi u th c ký t c n tìm>,<bi u th c ký t s tìm>,[<v trí b t đ u>]).
Hàm SEARCH có m t đ i s tùy ch n là [<v trí b t đ u>]. N u ng i dùng không đ a vào tham s này, hàm SEARCH s th c hi n tìm <bi u th c ký t c n tìm> trong <bi u th c ký t s tìm> tính t v trí đ u tiên c a <bi u th c ký t s tìm> (t trái sang) và tr v v trí mà <bi u th c ký t c n tìm> xu t hi n trong <bi u th c ký t s tìm> n u th y. Ng c l i, hàm SEARCH s tr v giá tr l i (#VALUE).
N u ng i dùng đ a vào <v trí b t đ u>, khi đó Excel s th c hi n tìm ki m t v trí đó đ n h t xâu và tr v v trí xu t hi n c a <bi u th c ký t c n tìm> trong <bi u th c ký t s tìm> n u tìm th y. Ng c l i, giá tr l i s đ c tr v (#VALUE)
Ví d :
Ta có m t bi u th c ký t nh sau: “ ây là m t bi u th c ký t . Bi u th c này đ c t o đ th hàm Search”.
Gi ta mu n tìm xâu “bi u th c” trong xâu trên. N u ta s d ng hàm SEARCH nh sau: SEARCH(“bi u th c”, “ ây là m t bi u th c ký t . Bi u th c này đ c t o đ th hàm