Chi phí phải trả (còn gọi là chi phí trả trước) là những khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được ghi nhận là chi phí của kỳ hạch toán. Đây là những khoản chi phí trong kế hoạch của đơn vị mà do tính chất và yêu cầu quản lý nên được tính trước vào chi phí kinh doanh cho các đối tượng chịu phí nhằm bảo đảm cho giá thành sản phẩm, lao vụ, chi phí quản lý, chi phí bán hàng khỏi đột biến tăng khi khoản chi phí này phát sinh.
Chi phí phải trả trong doanh nghiệp thường bao gồm:
Tiền lương phép của công nhân sản xuất (với các doanh nghiệp sản xuất có tính thời vụ, ví dụ doanh nghiệp xây dựng).
Chi phí sửa chữa TSCĐ trong kế hoạch.
Thiệt hại về ngường sản xuất trong kế hoạch. Chi phí về bảo hành sản phẩm trong kế hoạch. Lãi tiền vay chưa đế hạn trả.
Tiền thuê TSCĐ, mặt bằng kinh doanh, dụng cụ, công cụ,. . chưa trả.
Các dịch vụ mua ngoài sẽ cung cấp. V. v...
a/Tài khoản sử dụng: TK 335-“Chi phí phải trả”.
Kết cấu TK 335:
Bên nợ: -Chi phí phải trả thực tế phát sinh.
Bên có: Các khoản chi phí phải trả được ghi nhận(đã tính trước) vào chi phí trong kỳ theo kế hoạch.
Dư có: Các khoản chi phí phải trả đã tính vào chi phí kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.
Về nguyên tắc, TK 335 cuối năm không có số dư (trừ trường hợp một số khoản chi phí phải trả có liên quan đến nhiều niên độ kế toán như chi phí sửa chữa TSCĐ, lãi tiền vay dài hạn,. . . được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận).
b/Nội dung hạch toán:
Hàng tháng, trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân:
Nợ TK 622 (chi tiết theo từng đối tượng). Có TK 335.
Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ trong kế hoạch: Nợ TK 627: Tính vào chi phí sản xuất chung.
Nợ TK 641: Tính vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 642: Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 241: Tính vào chi phí xây dựng cơ bản. Có TK 335.
Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, lãi tiền vay phải trả, các dịch vụ mua ngoài phải trả, thiết hại ngừng sản xuất theo kế hoạch,. . .
Nợ TK liên quan (627, 641, 642). Có TK 335.
Khi phát sinh các chi phí phải trả thực tế về tiền lương nghỉ phép, về chi phí sửa chữa, bảo hành, lãi vay, v. v...
Nợ TK 335:Chi phí phải trả thực tế phát sinh.
Có TK 334: Tiền lương phép công nhân sản xuất thực tế phải trả.
Có TK 331: Các khoản phải trả với bên ngoài. Có TK 2413: Chi phí sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch. Có các TK khác (111, 112, 152,. . . ): Các chi phí khác.
Trường hợp chi phí thực tế phát sinh lớn hơn tổng chi phí phải trả đã ghi nhận thì khoản chênh lệch:
Khi khoản chênh lệch là nhỏ:
Nợ TK liên quan (627, 642, 641, 241,. . . ). Có TK 335.
Khi khoản chênh lệch là lớn:
Nợ TK 142 (1421): chi phí chờ phân bổ). Có TK 335.
TRường hợp chi phí phải trả ghi nhận trước lớn hưn chi phí thực tế phát sinh, khoản chênh lệch được ghi tăng thu nhập bất thường:
Nợ TK 335.
Có TK 721: Thu nhập bất thường.