Chi phí trả trước hay còn gọi là chi phí chờ phân bổ, là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng chưa tính hết vào chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ mà được tính cho hai hay nhiều kỳ hạch toán sau đó. Đây là những chi phí phát sinh một lần quá lớn hoặc do bản thân chi phí phát sinh có tác dụng tơí kết quả hoạt động của nhiều kỳ hạch toán. Thuộc chi phí trả trước có thể bao gồm các khoản sau đây:
-Giá trị công cụ, dụng cụ nhỏ xuất dụng thuộc loại phân bổ nhiều lần (từ hai lần trở lên).
-Giá trị sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch.
-Tiền thuê TSCĐ, phương tiện kinh doanh... trả trước -Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê.
-Dịch vụ mua ngoài trả trước (điện, điện thoại, vệ sinh, nước... ). -Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài).
-Chi phí mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm kinh doanh, lệ phí giao thông bến bãi,...
-Chi phí nghiên cứu, thí nghiệm, phát minh, sáng chế,... (giá trị chưa tính vào TSCĐ vô hình)...
a/Tài khoản sử dụng: TK 142 -“chi phí trả trước”: Kết cấu tài khoản 142:
Bên nợ:-Các khoản chi phí trả trước thực tế phát sinh.
Bên có:-Các khoản chi phí trả trước đã phân bổ vào chi phí kinh doanh.
Dư nợ:-Các khoản chi phí trả trước thực tế đã phát sinh nhưng chưa phân bổ vào chi phí kinh doanh.
Tài khoản 142 chi tiết làm hai tiểu khoản:
1421:chi phí trả trước. 1422:chi phí chờ kết chuyển.
Về nguyên tắc, các khoản chi phí trả trước phải được phân bổ hết cho các đối tượng chịu phí trong năm (trừ trường hợp chi phí trả trước phát sinh ở tháng cuối năm hoặc còn đế các kỳ kinh doanh của năm sau). Bởi vậy, việc tính toán và phân bổ chi phí trả trước phải được kế hoạch hoá chặt chẽ trên cơ sở các dự toán về chi phí và kế hoạch phân bổ chi phí.
b/Nội dung hạch toán:
Khi phát sinh các chi phí trả tước, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, kế toán ghi:
Nợ TK 1421: Chi phí trả trước thực tế phát sinh.
Có TK 111, 112: Trả trước tiền thuê dụng cụ nhà xưởng mặt bằng, phương tiện kinh doanh, dịch vụ mua ngoài,. . .
Có TK 153: Gía trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng.
Có TK 212: số khấu hao tài sản cố định thuê tài chính chưa trích đủ khi đã hết hợp đồng và trả lại cho bên cho thuê.
Có TK 331: Các khoản phải trả trước khác.
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch phân ổ chi phí trả trước, tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh cho các đối tượng chịu phí:
Nợ TK 241: Tính vào chi phí đầu tư xây dựng cơ bản. Nợ TK 627: Tính vào chi phí sản xuất chung.
Nợ TK 642: Tính vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 642: Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 1421: Phân bổ chi phí trả trước.
Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý chi ra trong kỳ, sau khi được tập hợp, sữ được kết chuyển vào bên Nợ TK 142 (1422). Số chi phí này sẽ được chuyển dần (hoặc chuyển một lần) vào tài khoản xác định kết quả tuỳ thuộc vào doanh thu được ghi nhận trong kỳ.
Chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý: Nợ TK 142 (1422- chi tiết từng loại).
Có TK 641, 642.
Kết chuyển dần (hoặc một lần) vào tài khoản xác định kết quả (tuỳ thuộc vào doanh thu lớn hay nhỏ).
Nợ TK 911.
Có TK 142 (1422- chi tiết theo từng đối tượng).
