• Đặt con trỏ ụ nằm trong phạm vi vựng Database.
• Thực hiện lệnh Data | Form. Hộp thoại sau hiện ra:
Trong đú hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin, cú thể sử dụng cỏc phớm sau :
- : đến bản ghi trước/sau bản ghi hiện hành.
- Enter: đến bản ghi sau bản ghi hiện hành. - PgUp/PgDn: đến bản ghi đầu/cuối
- Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa cỏc trường dữ liệu. Cụng dụng của những nỳt lệnh trong hộp đối thoại :
- New: nhập bản ghi mới. - Delete: xúa bản ghi hiện hành
- Restore: khụi phục dữ liệu vừa nhập/xúa
- Find Prev: đến bản ghi trước bản ghi hiện hành. - Find Next: đến bản ghi sau bản ghi hiện hành. - Criteria: nhập điều kiện truy tỡm
- Close: đúng cửa sổ Data Form
5. Cỏc hàm liờn quan đến cơ sở dữ liệu
• Hàm DSUM(Vựng CSDL, N, Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là tổng dữ liệu số trờn cột thứ N của những bản ghi trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn. N là số thứ tự của cột trong vựng CSDL cần thưc hiện tớnh tổng, cột đầu tiờn được đỏnh số 1.
Đõy là vựng tiờu chuẩn thể hiện điều kiện: SỐ CON bằng 1 và CHỨC VỤ là “NV” hay SỐ CON lớn hơn 2 và CHỨC VỤ là “GD”.
Vớ dụ: Tớnh tổng Lương của những người cú Số con bằng 1. =DSUM(A1:F6,6,H2:H3)
ở đõy vựng tiờu chuẩn: H 2
3
• HàmDMAX(Vựng CSDL, N, Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là giỏ trị lớn nhất trờn cột thứ N của những bản ghi trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn.
Vớ dụ: Tớnh giỏ trị Lương lớn nhất của những người cú một con. =DMAX(A1:F6,6,H2:H3)
ở đõy vựng tiờu chuẩn: H 2 3
• Hàm DMIN(Vựng CSDL, N, Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là giỏ trị nhỏ nhất trờn cột thứ N của những bản ghi trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn.
Vớ dụ: Tớnh giỏ trị Lương thấp nhất của những người cú một con. =DMIN(A1:F6,6,H2:H3)
ở đõy vựng tiờu chuẩn : H 2
3
• Hàm DCOUNT(Vựng CSDL, N, Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là số ụ chứa giỏ trị số trờn cột thứ N của những bản ghi trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn.
Vớ dụ: Tớnh số người cú Số con bằng 1. =DCOUNT(A1:F6, 5, H2:H3) ở đõy vựng tiờu chuẩn: H
2 3
• Hàm DCOUNTA(Vựng CSDL, N, Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là số ụ chứa dữ liệu trờn cột thứ N của những mẫu tin trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn.
Vớ dụ: Tớnh số người cú Số con bằng 2.
=DCOUNTA(A1:F6,3,H2:H3)
ở đõy vựng tiờu chuẩn : H 2
3
• HàmDAVERAGE(Vựng CSDL,N,Vựng tiờu chuẩn): cho kết quả là giỏ trị trung bỡnh trờn cột thứ N của những mẫu tin trong vựng CSDL thỏa món điều kiện của vựng tiờu chuẩn.
Vớ dụ: Tớnh trung bỡnh Lương của những người cú Số con >= 2 =DAVERAGE(A1:F6,6,H2:H3) SỐ CON 1 SỐ CON 1 SỐ CON 1 SỐ CON 1 SỐ CON 2
ở đõy vựng tiờu chuẩn : H
23 3
6. Tổng hợp số liệu theo nhúm: Subtotal
Trờn một CSDL thường cú nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhúm, vớ dụ theo nhúm hàng, theo đơn vị, theo ngày,... Tớnh năng Subtotal của Excel dựng để phõn tớch cỏc nhúm dữ liệu đồng thời chốn vào cuối mỗi nhúm những dũng thống kờ, tớnh toỏn và một dũng tổng kết ở cuối phạm vi.
Vớ dụ: Giả sử ta cú CSDL sau:
Cỏc bước thực hiện:
a. Sắp xếp CSDL theo
khúa là cột cần thực hiện tổng hợp thống kờ. Ở đõy, chẳng hạn ta tổng hợp theo Loại mặt hàng.
• Quột chọn khối A2:F15.
• Thực hiện lệnh Data | Sort. Xuất hiện hộp thoại Sort :
• hộp Sort By: chọn LOAI, Ascending. SỐ CON >=2
• ở mục My list has: chọn Header Row.
• Xong click OK hoặc gừ Enter, kết quả cú danh sỏch sau:
b. Đặt con trỏ vào vựng
CSDL. Chọn lệnh Data | Subtotals, hộp thoại sau hiện ra:
• Trong hộp At each change in: chọn LOAI (vựng tin cần tạo nhúm tổng hợp)
• Trong hộp Use function : chọn hàm SUM (chọn hàm cần tớnh toỏn/thống kờ)
• Trong hộp Add subtotal to : chọn SOLG và TRIGIA (chọn những trường cần tớnh toỏn/thống kờ)
• Click OK hoặc gừ Enter.
Kết quả ta cú bảng sau trờn màn hỡnh:
Chỳ ý:
• Mộ trỏi của bảng sẽ thấy cỏc nỳt điều khiển thứ bậc: jNếu click vào nỳt số 1, Database chỉ cũn mỗi một dũng Grand Total; nếu click vào nỳt số 2, Database chỉ cũn lại cỏc dũng Total và một dũng Grand Total ở cuối.
• Muốn hủy bỏ tớnh năng Data | Subtotal trong CSDL vừa làm, thực hiện lệnh Data | Subtotals, rồi chọn Remove All.