II. K THU T S ON T HO VĂN BN Ả
2. Những yêu cầu về nội dung
2.6. Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ chuẩn mực
mực
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính
+ Phong cách ngôn ngữ là một hệ thống các phương tiện ngôn ngữ, phương tiện ngữ âm, cấu trúc cú
pháp dùng trong những điều kiện giao tiếp nhất định. + Phong cách hành chính là dạng ngôn ngữ tiếng việt
tạo thành một hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong các lĩnh vực pháp luật và hành chính.
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính. Văn phong hành chính được sử dụng trong giao tiếp
bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước. Văn phong hành chính có những đặc điểm: + Tính chính xác rõ ràng; + Tính phổ thông, đại chúng; + Tính khách quan phi cá tính; + Tính trang trọng lịch sự; + Tính khuôn mẫu.
* Ngôn ngữ văn bản QLHCNN đòi hỏi việc sử dụng từ ngữ theo những chuẩn mực nhất định
- KN ngôn ngữ: ngôn ngữ là một hệ thống các ký hiệu âm thanh đặc biệt của các thành viên trong một cộng đồng người, là công cụ để tư duy, công cụ giao tiếp của con người.
-> Chỉ xã hội loài người mới có ngôn ngữ, con người dùng ngôn ngữ để giao tiếp, để truyền đạt, tích lũy kiến thức.
Cần: + Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa; + Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp. + Sử dụng đúng văn phong hành chính. + Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
+ Sử dụng từ ngữ phổ thông thuộc văn viết. + Sử dụng từ đúng chính tả tiếng việt.
Tránh: + Sử dụng từ cổ; + Sử dụng từ địa phương;
+ Không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ; + Không dùng từ lóng, từ thông tục
- Kỹ thuật sử dụng từ ngữ
-> Nội dung VB phải được thể hiện bằng
những từ ngữ thích ứng, ngược lại từ ngữ bao giờ cũng chứa đựng một nội dung cụ thể
một văn bản có nội dung tốt và biết sử dụng từ ngữ chính xác thích ứng sẽ có sức cảm hóa, thuyết phục
- Các nhóm từ dùng trong văn bản QLHCNN + Nhóm từ đa phong cách: nhiệm vụ, học tập,
khó khăn...
+ Nhóm từ ngữ hành chính công vụ: tên gọi các tổ chức bộ máy, chức danh, loại hình VB...
+ Từ luật học: vi phạm, lỗi, trách nhiệm kỷ luật....
+ Từ kinh tế: thị trường, hàng hóa, xuất khẩu... + Từ ngoại giao: hiệp ước, công hàm...
+ Nhóm từ khoa học, kỹ thuật, công nghệ: thi công, bản vẽ, công trình, mẫu thiết kế...
Cần lưu ý: tránh những lỗi về sử dụng từ ngữ như:
-> Không dùng biện pháp tu từ: ẩn dụ (tình cảm nồng nàn cháy bỏng của CB,CC)
Hoán dụ (nhà có 3 miệng ăn)
Nhân cách hóa (nhà cửa đua nhau mọc lên) -> Không dùng từ thơ ca, mỹ miều, hào
nhoáng;
-> Không dùng cắc đại từ: tôi, nó, anh * Kỹ thuật câu (cú pháp, ngữ pháp)
- Theo mục đích các loại câu thường dùng gồm:
+ Câu mệnh lệnh + Câu nghi vấn + Câu biểu cảm
-> Văn bản hành chính không dùng 2 loại câu là câu nghi vấn và câu biểu cảm
-> Văn bản hành chính sử dụng câu tường thuật, câu mệnh lệnh, câu đơn, câu ghép, câu chủ động, câu bị động.
- Câu văn trong văn bản hành chính phải ngắn gọn, đúng ngữ pháp. Muốn vậy cần dùng
nhiều câu đơn, câu một mệnh đề, câu chủ động.
Dấu câu: cần sử dụng dấu câu cho thích hợp. Tiếng việt có 10 dấu câu, VB hành chính sử
dụng 7 loại dấu câu, không sử dụng 3 loại dấu câu là: dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu lửng.
- Câu cần có sự nhất quán về chủ đề, để giải quyết trọn vẹn chủ đề đặt ra câu cần hoàn chỉnh về hình thức.
- Những lỗi về câu cần tránh + Câu sai ngữ pháp
+ Câu tối nghĩa
+ Câu diễn ý thiếu cân đối
+ Câu dùng hình ảnh văn hoa, bay bướm, nội dung thì trống rỗng
+ Câu nghi vấn hoặc câu biểu cảm * Kỹ thuật hành văn
- Hành văn trôi chẩy, sáng sủa, chỉ đưa lượng thông tin cần và đủ. Viết đủ dài
để nhấn mạnh những nội dung thông tin quan trọng. Luận chứng lý lẽ và minh họa số liệu vừa đủ để người đọc nắm được vấn đề.
- Phân đoạn rõ ràng.
- Hành văn cân đối, nhịp nhàng.
* Kỹ thuật trình bầy
- Cần chia VB thành những đoạn lớn rồi dùng đầu đề
chỉ rõ nội dung từng đoạn, đặt tên cho từng đoạn.
- Dùng số hoặc chữ cái tiêng Việt để phân biệt các
đoạn, hoặc trình bầy thể hiện rõ từng đoạn và chủ đề của đoạn.