Sơ đồ tổ chức và quản lý cơng ty cổ phần xây dựng cơng trình giao thơng 118.
2.2.3.2.1.Thủ tục xuất kho vật liệu:
Khi cĩ nhu cầu về vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu đề nghị phịng QLTB xuất kho vật liệu đến nơi thi cơng . Tơng tự nh thủ tục mua vật liệu, sau khi phiếu yêu cầu xuất vật liệu đợc phịng kinh tế kỹ thuật ban giám đốc duyệt , phịng QLTB sẽ căn cứ vào yêu cầu để viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, đồng thời ký nhận vào 4 liên của phiếu xuất kho. - Một liên giao cho thủ kho
- Một liên giao cho phịng QLTB
- Hai liên chuyển lên phịng TC-KT tại cơng ty. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật liệu
Biểu 2.4
Bộ phận cĩ nhu Phịng QLTB, KTKT, Thủ kho Kế tốn vật liệu 52
Nhu cầu sử dụng vật liệu
Phiếu yêu cầu.
Hàng (vật liệu) Phiếu yêu cầu (ký duyệt) Phiếu tiên lư ợng Phiếu xuất kho(lập).
Vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu yêu cầu
Nhập dữ liệu vào máy. Phiếu xuất
cầu GĐ (1) (2) (3) (4) (4) (6) (6) (5) (7) * Diễn giải :
(1): Từ nhu cầu sử dụng vật liệu, bộ phận cĩ nhu cầu viết phiếu yêu cầu xuất vật liệu (2): Phiếu yêu cầu đợc chuyển đến phịng QLTB kinh tế kỹ thuật và ban Giám đốc duyệt. (3): Phịng QLTB viết phiếu nhập kho
(4): Khi nhận đợc phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất vật liệu và ký vào thẻ kho (5): Căn cứ vào thẻ kho thủ kho ghi thẻ kho
(6): Sau đĩ thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phịng TC-KT (7): Kế tốn tiến hành nhập liệu.
Lu ý: Việc viết nhập liệu, xuất vật liệu cĩ thể do thống kê vật t đội đảm nhiệm. Biểu: 2.5
Cơng ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Từ Liêm- Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày tháng 2 năm 2003 Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ Ngày 1/11/ 1995 của Bộ TC Nợ: 152 Số: Cĩ: 331
Họ tên ngời giao hàng:
Địa chỉ: Cơng ty xây dựng CTGT 118 Theo hố đơn số:
Ngày tháng 02 năm 2003 của cơng ty Xi măng Bút Sơn Nhập tại kho: Đội cầu 1
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Cộng Kg 36.000 36.000 776 27.936.000 27.936.000 Cộng thành tiền ( Bằng chữ ): Hai bảy triệu, Chín trăm ba mơi sáu ngàn đồng chẵn. Nhập, ngày tháng 2 năm 2003
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế tốn trởng Thủ trởng đơn vị
Trờng hợp mua vật liệu về khơng qua nhập kho chuyển thẳng đến cho thi cơng trình thì Cơng ty khơng tiến hành lập phiếu nhập, xuất kho. Mà kho vật liệu về tới nơi thi cơng thì thủ kho, đội trởng và phụ trách cung tiêu ký vào mặt sau của hố đơn do bên bán giao cho.
Việc hạch tốn chi tiết vật liệu ở cơng ty đợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song.
* ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất , tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thứ vật liệu đợc ghi riêng vào một thẻ kho. Thẻ kho do kế tốn lập rồi giao cho thủ kho ghi chép.
Hàng ngày, khi cĩ yêu cầu nhập(xuất) vật liệu thì thủ kho tiến hành hoạt động nhập (xuất) vào “Phiếu nhập kho ”. Căn cứ vào chỉ tiêu số lợng trên các chứng từ đợc ghi trên 1 dịng của thẻ kho. Cuối ngày tính ra số lợng tồn để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Định kỳ thủ kho phải chuyển tồn bộ phiếu nhập, phiếu xuất lên phịng TC-KT. Mẫu thẻ kho (biểu 2.6) Biểu: 2.6 Thẻ kho Mẫu số 06-VT QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 0 /2/2003. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Xi măng PC 30. Đơn vị tính: Kg.
Kho Đội cầu 1-cầu Bắc Giang
CT Diễn giải. Ngày nhập
xuất.
Số lợng Ký nhận
Số Ngày Nhập. Xuất. Tồn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tồn đầu tháng Nhập
Xuất cho đội1 – cầu Bắc Giang
Nhập
Xuất cho (Trần thuận )-đội 1 cầu Bắc Giang 36.000 40.000 35.000 38.000 400 36.400 1.400 41.000 3.400 Cộng phát sinh 76.000 73.000 Tồn cuối tháng 3.400 * Tại phịng tài chính kế tốn:
Do phịng TC-KT của Cơng ty thực hiện kế tốn trên máy nên việc hạch tốn chi tiết vật liệu đợc thực hiện kết hợp với kế tốn tổng hợp vật liệu. Tức là sau khi cập nhật chứng từ ban đầu thì theo chơng trình (phần mềm) đã thiết kế số liệu do kế tốn cập nhật sẽ tự động đi vào kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp. Tuy nhiên, để thấy rõ việc hạch tốn chi tiết về vật liệu mà đơn vị sử dụng. Khi sang tới phần kế tốn tổng hợp vật liệu
em sẽ trình bày thao tác nhập liệu trong từng trờng hợp nhập(xuất) vật liệu cụ thể xảy ra ở cơng ty.
Sau khi nhận chứng từ vật liệu, kế tốn căn cứ vào hố đơn của bên bán để ghi vào cột thành tiền của phiếu nhập kho. Rồi kế tốn vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Đối với “Phiếu nhập kho”, kế tốn chỉ cần nhập chỉ tiêu số l- ợng,cịn đơn giá là do máy tự đề xuất. Sau khi nhập liệu, thì dữ liệu sẽ đi vào các sổ chi tiết của vật liệu gồm:
- Sổ chi tiết vật liệu : Xem biểu 2.7
+ Sổ chi tiết vật liệu : Dùng để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
+ Kết cấu:
-Cột ngày: Ghi ngày của chứng từ. -Cột số CT: Ghi số chứng từ.
- Cột diễn giải: Phản ánh tĩm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh. -Cột đơn vị tính: Đợc máy tính đề xuất theo khai báo lần đầu. - Cột TK đối ứng: Ghi các TK đối ứng với tài khoản 152.
- Cột tồn: Phản ánh số lợng và số tiền của VL tồn đầu tháng, cuối tháng.
-Cột nhập-xuất : Phản ánh số lợng và số tiền của VL theo từng lần nhập, xuất trong tháng.
+ Số liệu trên số này đợc dùng để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập-xuất –tồn của thứ VL đĩ cĩ khớp khơng, nếu khơng thì phải kiểm tra lại.
- Báo cáo vật liệu: Xem biểu 2.8.
+ Báo cáo vật liệu: Phản ánh tình hình nhập-xuất –tồn theo 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị của các thứ vật liệu theo kho. Mỗi thứ vật liệu đợc phản ánh trên một dịng của báo cáo vật liệu.