III. Giải pháp từ phía công ty
1.Chính sách với hệ thống đại lý
Trong thời gian qua, số lợng cũng nh chất lợng và hiệu quả sử dụng đại lý chuyên nghiệp ở công ty vẫn còn những hạn chế, có thể nêu lên một số nguyên nhân chính sau:
- Công tác tuyển chọn cha đạt hiệu quả cao, cha tuyển dụng đợc những ngời thực sự yêu nghề, muốn làm việc và gắn bó lâu dài với nghề đại lý. Mặc dù phòng đã đăng tuyển trên báo và phối hợp cùng các phòng quận huyện để tuyển dụng nhng kết quả không cao, số đại lý bỏ việc vẫn xảy ra thờng xuyên, gây thiếu hụt đại lý tại các tổ.
- Công tác đào tạo mặc dù đã có nhiều cố gắng nhng do thời gian đào tạo ngắn và chơng trình đào tạo cha phong phú, thiết thực nên trình độ nghiệp vụ và kỹ năng khai thác của đại lý cha cao.
- Khai thác mới, nhỏ lẻ, khó khăn, doanh thu ít, thu nhập của đại lý thấp, không ổn định nên đại lý cha thực sự tâm huyết với công việc.
- Nghiệp vụ có doanh thu cao khó khai thác, nhiều đối thủ cạnh tranh, chi phí giành nghiệp vụ phải đầu t lớn trong khi chi phí hỗ trợ còn thấp nên đại
lý không đủ khả năng khai thác và nếu có khai thác đợc thì cũng không hiệu quả.
- Các chế độ chính sách hỗ trợ cho đại lý cha hoàn thiện, trong khi nhiều đối thủ cạnh tranh đã đa ra các mức hỗ trợ hấp dẫn hơn, nên việc khai thác các khách hàng mới gặp nhiều khó khăn do tình trạng cạnh tranh giữa các công ty.
- Đối với các nghiệp vụ có thể mang về doanh thu lớn thì lại thuộc doanh thu giới thiệu, có mức hỗ trợ thấp, hoa hồng thờng phải cắt cho khách hàng nên thu nhập thực tế của đại lý còn rất ít.
- Công tác chăm sóc khách hàng mặc dù đã có nhiều đổi mới và quan tâm hơn nhng vẫn cha thoả mãn đợc yêu cầu khách hàng, làm cho việc khai thác và giữ khách khó khăn hơn.
Do vậy, trong thời gian tới, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau để nâng cao chất lợng đại lý:
- Về công tác tuyển chọn: Công ty phát triển mạng lới về mặt lợng bằng cách tuyển chọn thêm đại lý chuyên nghiệp. Công ty có thể tuyển chọn từ các nguồn khác nhau. Thông báo tuyển đại lý trên các phơng tiện thông tin đại chúng, bên cạnh nội dung thông báo tuyển chọn nên có thêm những thông tin cho thấy tính hấp dẫn khi trở thành đại lý của công ty. Thông qua sự giới thiệu của các đại lý cũ hoặc nhân viên của công ty. Ngoài ra có thể thông qua trung tâm giới thiệu việc làm, thậm chí có thể từ những ngời tham gia bảo hiểm.
Tuy nhiên, việc tuyển chọn phải đợc dựa trên những tiêu chuẩn đã đợc quy định trong luật nh: Là công dân Việt Nam, có đủ năng lực hành vi, đang c trú hợp pháp tại Việt Nam, tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, có khả năng giao tiếp...
Trong quá trình tuyển chọn, công ty phối hợp với các cán bộ khai thác giỏi, có thâm niên tham gia đánh giá và phỏng vấn ngời đến xin việc để có
những đánh giá phù hợp. Lựa chọn những ngời phù hợp nhất với công việc đại lý.
- Công tác đào tạo: Do thời gian đào tạo đại lý phi nhân thọ ngắn, trong khi đó các điều khoản, nguyên tắc của các sản phẩm bảo hiểm lại rất trìu tợng và khó hiểu với những ngời mới vào nghề. Chính vì vậy, ngoài việc tăng thời gian đào tạo, công ty nên đào tạo có trọng điểm vào các sản phẩm công ty đang triển khai.
Đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đại lý cũng cần đợc chú trọng, vì sau một thời gian hoạt động thực tế các đại lý đã bắt đầu khai thác đợc những sản phẩm đòi hỏi có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao nh cháy nổ, rủi ro kỹ thuật, hàng hoá. Phòng quản lý đại lý cần chủ động phối hợp với các phòng nghiệp vụ trên công ty tổ chức các lớp đào tạo và bồi dỡng các nghiệp vụ mới cho đại lý.
Bên cạnh kiến thức chuyên môn, ngay trong thời gian đào tạo ban đầu, công ty phải xây dựng đợc chơng trình đào tạo về kỹ năng giao tiếp, cách tìm kiếm khách hàng, xây dựng nhu cầu của khách hàng. Tổ chức các buổi thảo luận nhóm, các buổi gặp gỡ giữa các đại lý mới với các đại lý có kinh nghiệm để giúp họ tháo gỡ những khó khăn trong thời gian đầu cũng nh định rõ hớng đi cho bản thân.
- Công tác quản lý, sử dụng đại lý: Cần tập trung phát triển mạnh mô hình quản lý đại lý tập trung để tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển mạnh trong những năm sau. Cần duy trì sinh hoạt đại lý thờng xuyên, tạo điều kiện cho đại lý tham gia các hoạt động chung của phòng, không để xảy ra tình trạng phân biệt đối xử giữa đại lý và cán bộ trong phòng. Phía các phòng quận huyện cần đầu t phát triển để tạo ra một hệ thống đại lý khép kín trên toàn thành phố Hà Nội.
Từng bớc hoàn thiện những chế độ chính sách liên quan đến đời sống vật chất, tinh thần cho đại lý, tạo tâm lý ổn định, yên tâm công tác nh chế độ khen thởng, hỗ trợ thu nhập đối với các đại lý có năng lực. Xây dựng các chơng trình thi đua khen thởng vật chất, trình công ty để tạo ra sự
phấn đấu giữa các đại lý nh các chơng trình thi đua theo thời điểm, tổng kết 3 tháng một lần. Phòng quản lý đại lý cần tập trung nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chế độ chính sách tài chính. Trong đó nghiên cứu kỹ chính sách của các đối thủ cạnh tranh trong ngành để điều chỉnh cho phù hợp, tăng khả năng cạnh tranh cho đại lý.
Công ty cần điều chỉnh tỷ lệ hoa hồng, hỗ trợ cho đại lý trong một số nghiệp vụ chuyên môn cao (là doanh thu giới thiệu). Những nghiệp vụ này chi phí giành dịch vụ thờng rất lớn, đại lý tốn nhiều công sức, hoa hồng doanh thu khách hàng rất am hiểu, chi hỗ trợ thấp (1% doanh thu), công ty nên xem xét tăng tỷ lệ hỗ trợ lên 4% để khuyến khích đại lý.
Ngoài ra, công ty cần có những hỗ trợ về chuyên môn cũng nh về tài chính đối với các đại lý mới vì trong giai đoạn đầu, họ thờng không khai thác đợc, đồng nghĩa với việc không có thu nhập nên rất dễ chán nản và bỏ việc. Do vậy, công ty có thể trả một khoản hoa hồng danh nghĩa cho đại lý trong một thời gian nhất định để động viên đại lý, khoản chi này có thể đ- ợc khấu trừ sau khi đại lý đã có nhiều hợp đồng và có thu nhập tơng đối. Với đại lý bán chuyên nghiệp và đại lý tổ chức: Cần thờng xuyên tổ chức các khoá học nâng cao nghiệp vụ, cũng là dịp để các đại lý gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm. Ngoài ra, công ty cũng nên áp dụng chế độ khen thởng với những đại lý có doanh thu cao để họ cảm nhận đợc họ cũng là một thành viên trong gia đình Bảo Việt.