t p hồ chí minh chi nhánh công y ạ
2.2.5. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
* Nội dung khoản mục chi phí sử dụng máy thi công
Tại DN chi phí sử dụng máy thi công là toàn bộ các chi phí khác có liên quan đến sử dụng máy thi công bao gồm:
- Chi phí thiết bị
- Chi phí thuê máy thi công
- Chi phí nhân công điều khiển, phục vụ máy thi công - Chi phí NVL cho máy thi công
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí khấu hao xe, máy thi công ở các đội máy thi công
- Chi phí bằng tiền khác
* Tài khoản sử dụng
Đối với công trình cải tạo hệ thống điên Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh không tổ chức đội máy thi công riêng biệt nên không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công. Để tập hợp chi phí này, kế toán sử dụng TK623- Chi phí sử dụng máy thi công CT cải tạo hệ thống điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh. Tài khoản này đợc theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí nh sau:
- TK623.1: Chi phí thiết bị - TK623.2: Chi phí vật liệu
- TK623.3: Chi phí thuê máy thi công - TK623.4: Chi phí khấu hao máy thi công - TK623.7:Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK623.8: Chi phí bằng tiền khác
* Chứng từ sử dụng
Chứng từ làm căn cứ để tập hợp chi phí sử dụng máy thi công là Hợp đồng thuê máy thi công, các Hóa đơn GTGT, các bảng kê thanh toán hóa đơn GTGT… Các loại hóa đơn chứng từ này đều do nhân viên thống kê của đội tập hợp về phòng kế toán công ty vào cuối mỗi tháng.
*Quy trình ghi sổ
- Chi phí thiết bị TK 623.1–
Công trình cải tạo hệ thống điện Lăng CT HCM là một công trình có quy mô tơng đối lớn, do đó khoản mục chi phí thiết bị chiếm một tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ chi phí liên quan đến công trình. Các thiết bị bao gồm: bộ nạp ắc quy, tủ điện hạ thế, máy phát điện, tủ tín hiệu điều độ các nguồn cho công trình…
Do đặc thù công trình đòi hỏi phải sử dụng các thiết bị điện hiện đại, có quy mô và số lợng lớn lên các thiết bị điện đợc mua ngoài và vận chuyển trực tiếp đến chân công trình.
Hàng tháng nhân viên thống kê của đội sẽ tập hợp các chứng từ liên quan nh: hóa đơn GTGT, bảng kê thanh toán hóa đơn GTGT (biểu số 16) sau đó chuyển lên phòng kế toán của công ty.Trên bảng kê thanh toán hóa đơn GTGT phải ghi rõ nội dung hóa đơn, ngày tháng, số hóa đơn, giá tri trứơc thuế và giá trị sau thuế. Số liệu trên bảng kê này đợc nhân viên kế
toán sử dụng ghi sổ chi tiết TK 623.1 (biểu số 17). Trên sổ chi tiết TK 623.1 phải ghi rõ nội dung nghiệp vụ số bảng kê, TK đối ứng theo định khoản nh sau:
Nợ TK623.1: 517.272.732 Nợ TK133 : 51.727.273
Có TK331,111: 569.000.005
- Chi phí nhân công điều khiển, phục vụ máy thi công:
Do công cải tạo hệ thống điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh là công trình khoán gọn, khi thực hiện thi công công trình thuê toàn bộ máy thi công kèm theo cả ngời điều khiển nên không phát sinh khoản mục chi phí này.
Khi thuê máy thi công thì bên thuê phải chịu trách nhiệm trả tiền thuê máy thi công và tiền nhiên liệu cho máy thi công hoạt động. Các chi phí còn lại nh công nhân điều khiển máy thi công, chi phí sửa chữa máy thi công … đều do bên cho thuê chịu trách nhiệm.
Tổng công ty phát triển nhà hà nội
Công ty đầu t xây dựng hà nội
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Hợp đồng kinh tế
Hôm nay ngày 05/12/2005 Chúng tôi gồm có:
I.Đại diện bên A: Công ty đầu t- xây dựng Hà Nội Ngời đại diện: Hoàng Mạnh Tùng Chức vụ: Đội trởng II.Đại diện bên B: Công ty Huy Hoàng
Ngời đại diện: Nguyễn Huy Hoàng Chức vụ: Giám đốc Hai bên thỏa thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau: Điều I:
Bên A thuê máy trộn bê tông, máy bơm bê tông, máy đầm đất và bên B cho thuê cần cẩu, xe vận chuyển vật t, máy khoan bêtông theo bảng kê dới đây:
STT Tên máy ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cần cẩu ca 1 233,240 233,240
2 Xe vận chuyển vật t ca 2 117,590 235,180
3 Máy khoan bêtông ca 4 56,470 225,880
Tổng cộng 694,300
(Đơn giá trên cha bao gồm thuế GTGT) Điều II: Các điều kiện đảm bảo hợp đồng 2.1. Trách nhiệm bên A:
-Chuẩn bị hiện trờng thi công, nhiên liệu, động lực cho xe, máy. -Cử cán bộ kĩ thuật giám sát thi công.
2.2. Trách nhiệm bên B:
-Chuẩn bị đầy đủ nhân lực, xe, máy để thi công theo đúng tiến độ, kĩ thuật. -Tự chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, tự phục vụ ăn uống.
Đại diện bên A Đại diện bên B
- Chi phí NVL - TK623.2
Đối với công trình cải tạo hệ thống điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh chi phí này bao gồm các chi phí về nhiên liệu dùng cho hoạt động của máy thi công nh xăng, dầu và các loại, vật liệu, hóa chất khác.
Hàng ngày, nhân viên thống kê tập hợp các hoá đơn, chứng từ về việc mua nhiên liệu, động lực cho máy thi công hoạt động vào bảng kê tổng hợp hoá đơn GTGT (biểu số 18)
Cuối tháng 12/2005, các bảng kê tổng hợp hóa đơn GTGT gửi về phòng kế toán của công ty. Kế toán công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính chính xác của các hoá đơn chứng từ …rồi căn cứ vào bảng kê chứng từ để vào sổ chi tiết TK623.2 (biểu số 19) theo định khoản:
Nợ TK623.2 : 3.082.899 Nợ TK133 : 308.290
Có TK111 : 3.391.189
- Kế toán chi phí thuê máy thi công TK623.3–
Khoản mục chi phí này bao gồm toàn bộ tiền thuê máy thi công phục vụ cho công trình cải tạo hệ thống điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh. Hệ thống máy thi công phục vụ cho công trình đợc thuê ngoài từ các công ty cho thuê máy. Hợp đồng cho thuê dợc ký kết vào thời điểm khi có nhu cầu sử dụng máy thi công.
Đối với công trình cải tạo hệ thống điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh , khoản mục chi phí này chiếm một tỷ trọng nhỏ, chỉ khoảng 0,3- 0.5% trong toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công.
Tháng 12/2005,các máy thi công phục vụ cho công trình là các loại cần cẩu dùng để di chuyển các thiết bị lớn tại chân công trình; các loại xe ca vận chuyển thiết bị, vật t, vật liệu từ nơi mua hoặc từ kho tới chân công trình với tổng số tiền thuê máy thi công (cha có GTGT) là 2.107.240 đồng
Hàng ngày nhân viên thống kê tập hợp các chứng từ liên quan nh hợp đồng thuê, hóa đơn thanh toán…vào các bảng kê tổng hợp hóa đơn GTGT. Số liệu của các bảng kê này sau khi gửi về phòng kế toán công ty, ở đây, số liệu đợc ghi sổ chi tiết TK623.3-Chi phí thuê máy.(Biểu số 20). Trên sổ chi tiết TK 623.3 phải ghi rõ đối tợng tập hợp chi phi, nội dung nghiệp vụ, số bảng kê và TK đối ứng theo định khoản:
Nợ TK623.3 : 2.107.240 Nợ TK133 : 210.724
Có TK111: 2.317.964
- Chi phí khấu hao xe, máy thi công ở các đội máy thi công
Là khoản chi phí về khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình. Đối với công trình cải tạo điện Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh máy móc thi công sử dụng là do thuê ngoài nên không phát sinh khoản chi phí này. Trờng hợp nếu là máy móc của công ty thì sẽ tiến hành trích khấu hao vào cuối quý. Việc trích khấu hao thực hiện nh sau:
+ Kế toán căn cứ vào bảng theo dõi máy chạy, lập tính ra chi phí khấu hao phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình.
+ Máy thi công sử dụng cho công trình nào thì sẽ hạch toán trực tiếp vào công trình đó. Cứ mỗi quý kế toán Xí nghiệp trích khấu hao xe, máy thi công ở từng đội máy thi công và định khoản:
Nợ TK 623.4 – Chi phí KH TSCĐ
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
+ Trong trờng hợp đơn vị đang thi công đồng thời nhiều công trình do đội thực hiện thì kế toán sẽ căn cứ vào số giờ phục vụ máy thi công để phân bổ chi phí sử dụng máy thi công theo công thức:
-Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài - TK623.7
Chi phí dịch vụ mua ngoài tại công ty bao gồm: tiền cớc phí điện thoại, tiền fax, tiền điện nớc…phục vụ cho máy thi công .
Hàng ngày, nhân viên thống kê tập hợp các hóa đơn GTGT trên bảng kê tổng hợp hoá đơn GTGT.
Cuối tháng các bảng kê này đợc gửi về phòng kế toán của công ty. Kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý, hợp pháp của các loại hoá đơn chứng từ trên sau đó căn cứ vào bảng kê chứng từ để vào sổ chi tiết TK623.7 (Biểu số 21 ) theo định khoản:
Nợ TK623.7: 924.360 Nợ TK133: 924.360
Có TK111: 1.016.796
- Chi phí bằng tiền khác TK623.8–
Chi phí này bao gồm các chi phí khác phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công và đợc hạch toán vào TK623.8- chi phí bằng tiền khác phục vụ MTC
Hàng ngày, tơng tự các khoản mục chi phí khác, nhân viên thống kê tập hợp các hóa đơn chứng từ vào bảng kê tổng hợp hóa đơn GTGT. Trong tháng 10/2005, toàn bộ chi phí bằng tiền khác đợc tập hợp tại công trình cải tạo hệ thống điện Lăng là 1.005.610 đồng, tháng 11/2005 là 679.800 đồng, và tháng 12/2005 là 1.207.490 đồng. Cuối hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng kê thanh toán hóa đơn từ các đội chuyển lên ghi sổ chi tiết TK623.8
(Biểu số 22) theo định khoản:
Nợ TK623.8- Chi phí bằng tiền khác phục vụ MTC Nợ TK133 (Đối với TH có thuế GTGT đợc khấu trừ)
57 Chi phí khấu hao phân bổ CT A Số giờ thực hiện MTC CT A Tổng số giờ hoạt động của máy
= x Chi phí
khấu hao máy
Có TK111 – Tiền mặt
Bên cạnh công tác hạch toán chi tiết đối với từng khoản mục chi phí trong chi phí sử dụng MTC, căn cứ vào các bảng kê tổng hợp Hóa đơn GTGT, bảng kê xuất dùng và các bảng kê khác liên quan đợc lập từ đội, kế toán công ty lập bảng kê số 4. Số liệu trên bảng kê số 4 sau khi khóa sổ vào cuối tháng đợc dùng để ghi vào NKCT số 7.
Số liệu trên NKCT số 7 tháng 12/2005, dòng TK623 cột NKCT số 1 (TK111) ghi 7.321.989 và cột NKCT số 5 (TK331) ghi 517.272.732
Các số liệu trên làm căn cứ để kế toán vào sổ cái TK623 (Biểu số 23). Sổ cái TK 622 là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các chi phí sử dụng MTC phát sinh trong tháng. Sổ cái TK 623 chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã kiểm tra, đối chiếu số liệu. Trên sổ cái TK 623 phải ghi rõ từng tháng trong niên độ kế toán, ghi Có TK 111, 331 đối ứng Nợ với TK 623.