t p hồ chí minh chi nhánh công y ạ
2.1.5.1. Cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ bộ máy kế toán.
Công ty Đầu t - Xây dựng Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập.
Do đặc điểm ngành nghề sản xuất nên Công ty Đầu t - Xây dựng Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, nghĩa là: toàn bộ công
tác kế toán của Công ty đợc làm tập trung trên phòng kế toán từ khâu xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp đến lập báo cáo kế toán và phân tích thông tin kế toán. Nh vậy, công việc của cán bộ công nhân viên trong phòng kế toán rất thuận lợi vì các kế toán viên chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trởng mà không qua khâu trung gian nào.
Để đáp ứng đợc yêu cầu phát triển của công ty theo những phơng h- ớng nhiệm vụ đã đề ra, phòng kế toán phải có chức năng nhiệm vụ sau:
a.Chức năng.
- Kiểm tra kiểm soát việc chi tiêu đúng quy đinh của Nhà nớc về chế độ quản lý tài chính.
- Đảm bảo việc bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nớc.
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc các phòng, ban xí nghiệp, các đơn vị thành viên thu thập hồ sơ chứng từ để phục vụ công tác thanh quyết toán, thu hồi vốn.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ tình hình, kết quả hoạt động của công ty. Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê các quyết toán của các xí nghiệp theo đúng chế độ quy định.
- Thông qua công tác tài chính kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác khả năng tiềm tàng. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất, đảm bảo và phát huy tính tự chủ tài chính của đơn vị.
b.Nhiệm vụ.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất của công ty.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện thu, chi tài chính, kế hoạch vốn của công ty. Phát hiện và đề xuất biện pháp ngăn ngừa kịp thời những hành vị tham ô lãng phí, vi pham chính sách chế độ tài chính, vi phạm chính sách chế độ tài chính của Nhà nớc.
- Nghiên cứu tổ chức thực hiện việc tính toán giao vốn cho các đơn vị thành viên và quản lý việc sử dụng vốn cũng nh thu hồi về cho công ty sao
cho phù hợp với chế độ quy định nhằm phát huy tính hiệu quả của đơn vị trong sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán Nhà nớc và các quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các đơn vị trực thuộc. Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình đội của các bộ phận kế toán trong công ty.
- Tham gia soạn thảo các văn bản pháp quy quy định của công ty về quản lý tài chính trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Hớng dẫn thực hiện công tác hạch toán phụ thuộc tại các xí nghiệp, đơn vị trực thộc công ty đảm bảo đúng chế độ.
- Tham gia xem xét các dự án đầu t, các phơng án kinh doanh, đóng góp ý kiến để đảm bảo việc bảo toàn và tăng trởng vốn.
c. Phân công công tác trong phòng kế toán.
* Trởng phòng kế toán.
Trởng phòng phụ trách phòng, chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, hạch toán kế toán.
- Thanh toán quyết toán với các đơn vị khi có công trình thi công quyết toán. Kiểm tra kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của từng chứng từ hoá đơn thanh toán và hớng dẫn các đơn vị phụ thuộc hoàn tất cả thủ tục thanh toán nội bộ.
- Chịu trách nhiệm xem xét hiệu quả của các hoạt động nhập khẩu để quyết định có tổ chức hay không. Chuẩn bị các phơng án kinh tế của từng công trình để làm thủ tục vay vốn ngoài ngân hàng.
- Chịu trách nhiệm quyết định các bút toán hạch toán theo hớng chỉ đạo của công ty.
* Kế toán TSCĐ, kho vật t hàng hoá, lơng và một số phần kế toán thanh toán.
- Đảm nhiệm phần kế toán theo dõi TSCĐ, kho vật t hàng hoá, trích khấu hao hàng tháng và phân bổ vào các đối tợng sử dụng, cuối tháng chuyển cho bộ phận tính giá thành để tập hợp chi phí.
- Theo dõi tiền lơng, BHYT, BHXH. Tính toán phân bổ cho từng công trình, số phải thu của từng xí nghiệp và số tính vào chi phí quản lý công ty.
- Theo dõi biến động các quỹ cơ quan, số thuế phải nộp và tình hình nộp thuế của công ty.
- Theo dõi một phần tài khoản phải thu của các đơn vị về số khấu hao phải nộp, số BHXH, BHYT, KPCĐ.
* Kế toán thanh toán.
- Đảm nhiệm phần kế toán thanh toán, là phần kế toán phức tạp gồm nhiều mối quan hệ phải đối chiếu hàng tháng.
- Theo dõi tài khoản tạm ứng, theo dõi tiền về của các công trình, thuế VAT đợc khấu trừ của các công trình.
- Chủ động làm việc với đơn vị về tình hình công nợ, nhắc nhở các đơn vị về chứng từ, hoá đơn cho hợp lệ.
- Cuối mỗi công trình quyết toán, chủ động làm việc với các đơn vị phần chứng từ còn cần phải thanh toán, tổng số thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ, số thuế VAT còn phải nộp.
* Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành, lên báo cáo tài chính.
- Đảm nhiệm phần kế toán tính giá thành chi tiết cho từng công trình, theo từng khoản mục chi phí.
- Tổng hợp, theo dõi chi phí quản lý công ty cho từng khoản mục chi phí để phục vụ công tác quản trị kinh doanh.
- Giữ tài khoản tiền mặt, phải nắm rõ các nghiệp vụ kinh tế để chủ động định khoản khi viết phiếu thu, chi. Cuối tháng phải cân đối với thủ quỹ tiền mặt.
- Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các nhật ký, bảng kê để lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính.
* Kế toán tiền gửi, tiền vay và một bộ phận kế toán thanh toán.
- Chịu trách nhiệm về tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiến hành làm các thủ tục vay vốn, bảo lãnh các công trình. Chủ động làm việc các đơn vị để hoàn tất hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo lãnh các công trình.
- Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay.
- Theo bóc tách các khoản lãi vay ngân hàng, phí bảo lãnh phân bổ cho từng công trình.
- Theo dõi tài khoản chi phí chờ phân bổ.
* Thủ quỹ.
- Làm công tác thủ quỹ, cùng kế toán tiền mặt đối chiếu số d hàng ngày, cùng kế toán ngân hàng giao dịch vay vốn tiền mặt và rút tiền về két tại ngân hàng.
- Ngoài ra giúp các bộ phận theo dõi các khoản phí phân bổ cho từng xí nghiệp, theo dõi từng công trình
Biểu số 04
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty