5. Kết cấu đề tài
2.2.1.1. Kế toán doanh thu dịch vụ lưu trú
a. Tài khoản kế toán sử dụng
Ở Khách sạn hoạt động lưu trú là hoạt động chính. Doanh thu lưu trú được phản ánh trên tài khoản 5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ. Đây là hoạt động chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh khách sạn, là dịch vụ chính đem lại doanh thu lưu trú với tỉ trọng cao trong tổng doanh thu.
b. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ doanh thu dịch vụ lưu trú
Giải thích:
Khi khách đặt phòng tại Lễ tân (hoặc đặt phòng trên mạng), sau khi thỏa thuận, khách nhận phòng, đến khi hết hợp đồng khách trả phòng và Lễ tân là người trực tiếp viết hóa đơn thanh toán với khách. Sau khi thanh toán xong Lễ tân lên báo cáo doanh thu chuyển cho bộ phận kế toán và nộp tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo doanh thu và sổ theo dõi doanh thu để cuối kỳ tổng hợp.
+ Đối với khách tour:
Căn cứ vào Fax đặt phòng của khách hàng khi khách hàng đến, Lễ tân đón khách và hướng dẫn khách làm những thủ tục cần thiết. Hết thời gian lưu trú tại khách sạn ngay sau khi khách hàng làm thủ tục trả phòng, Lễ tân lập hóa đơn tài chính có chữ ký xác nhận của hướng dẫn viên hoặc trưởng đoàn. Lễ tân lắp giá phòng tùy theo hợp đồng phục vụ khách được ký kết từ trước.Cuối ngày bộ phận Lễ tân lập bảng kê và chuyển về phòng kế toán
+ Đối với khách lẻ:
Hằng ngày khi khách đến có nhu cầu thuê phòng nghỉ, khách được Lễ tân đón tiếp và hướng dẫn những thủ tục cần thiết khi thuê phòng. Với khách hàng bình thường thì phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trình với Lễ tân. Sau khi xem xét các thủ tục cần thiết và thỏa thuận giá cả với khách. Lễ tân giao phòng cho khách và theo dõi khách hàng trên sổ đặt phòng để làm cơ sở thanh toán với khách hàng và qua đó kế toán cũng thống kê được tình hình sử dụng các loại phòng. Khi khách hết thời gian thuê phòng ngủ thì bàn giao cho người trực phòng. Khách hàng đến lễ tân thanh toán và nhận lại các giấy tờ.
KHÁCH VÀO ĐẶT PHÒNG TẠI LỄ TÂN KHÁCH NHẬN PHÒNG KHÁCH TRẢ PHÒNG LỄ TÂN THANH TOÁN KẾ TOÁN SỔ THEO DÕI DOANH THU
Khi khách trả phòng Lễ tân lập hóa đơn GTGT, kế toán tổng hợp toàn bộ hóa đơn nộp về phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào bảng kê nộp tiền để lập phiếu thu.
- Cuối ngày khi lập xong bảng kê doanh thu phòng, nhân viên Lễ tân nộp bảng kê về phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng, phiếu phòng ngủ trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ sau đó thu tiền .
- Cuối tháng kế toán tập hợp các hóa đơn GTGT này và lên bảng kê hóa đơn chứng từ bán ra.
Ví dụ: Ngày 08/01/2013 Công ty Cổ Phần Intimex tại Nghệ An cử anh Hoàng
Minh Anh tới đặt 3 phòng từ 08/01/2013 đến 10/01/2013. Đơn giá 330.000đ/1p đã có thuế. Hóa đơn khi thanh toán như sau:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT 000981 ngày 10/01/2013 kế toán tổng hợp hạch toán như sau:
Nợ TK 1111 1.980.000 Có TK 5113 1.800.000
Có TK 3331 180.000
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: SH/12B Liên 1: lưu Số: 000981 Ngày 10 tháng 01 năm 2013
Đơn vị bán hàng:…...Công ty TNHH Thủy Sinh………. MST: 3301025941
Địa chỉ:.... 34/42 Nguyễn Công Trứ. Tp. Huế ...
Điện thoại:..054.3844844…..Số tài khoản:... Họ tên người mua hàng:... Hoàng Minh Anh ………...……... MST:……… Tên đơn vị:.. Công ty CP Intimex Nghệ An.………... Địa chỉ:... Hình thức thanh toán:...Tiền mặt ……Số tài khoản……….
STTTên hàng hóa dịch vụĐơn vị
tínhSố lượngĐơn giáThành tiền123456=4x51Phòng nghỉ (3 phòng x 2
đêm)P3P*2đ300.0001.800.000 Cộng tiền hàng: 1.800.000 Thuế suất GTGT: 10%: 180.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.980.000Số tiền viết bằng chữ: Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, bộ phận lễ tân sẽ nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi thu tiền và kiểm tra, đối chiếu chứng từ sẽ lập phiếu thu tiền mặt; đồng thời chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán doanh thu.
Đơn vị: Công ty TNHH Thủy Sinh Mẫu số 01-TT
Địa chỉ: 34/42 Nguyễn Công Trứ QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
PHIẾU THU ngày 14 tháng 9 năm 2006 Ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Bộ Trưởng BTC
Quyển số:12 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hoa Số : PT098/10 Địa chỉ: Lễ tân Nợ: 1111 Lý do nộp tiền: Nộp tiền khách trả phòng Có : 5113,3331 Số tiền: 1.980.000
Viết bằng chữ: Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (ký,họ tên,đóng dấu) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên)
Đã nhân đủ số tiền(viết bằng chữ): Một triệu chín trăm tám mươi ngàn đồng chẵn
Kế toán căn cứ vào đó lập các chứng từ liên quan. Hằng ngày kế toán sẽ tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ.
34/42 Nguyễn Công Trứ (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 0133
Ngày 10 tháng 01 năm 2013
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền phòng nghỉ ngày 10/01/2013 1111 3331 180.000 Thu tiền phòng nghỉ ngày 10/01/2013 1111 5113 1.800.000
Cộng 1.980.000 Kèm theo ...1.. chứng từ gốc. Ngày 10 tháng 01 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt, mới được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ cái.
Công Ty TNHH Thủy Sinh
34/42 Nguyễn Công Trứ
Mẫu số: S02b – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5113
Đối tượng: Doanh thu cung cấp dịch vụ Loại tiền: VND
Năm 2013
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kì …. …. …… ….. ….. …. 10/01
0133 31/01 Thu tiền phòng nghỉ ngày 10/01/2013 1111 1.800.000 27.258.200
… … … …
31/01 0301 31/01 Kết chuyển doanh thu cung
cấp dịch vụ tháng 01/2013 911 53.778.500 53.778.500
Cộng số phát sinh 53.778.500 53.778.500 53.778.500 53.778.500
Số dư cuối kỳ 0 0
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số … đến trang .... - Ngày mở sổ: ...
GVHD: ThS. Nguyễn Thị Thu Trang