L ng ting cho báo cáo
4.Các vn đ khác
Ki m tra các thông tin có trong bài thuy t trình
Khi làm vi c, PowerPoint t đ ng l u l i m t s thông tin ng i dùng và các thông tin n nh các chú thích, phiên b n, các đi m s a ch a, các chú gi i, thu c tính tài li u,… B n nên dùng tính n ng Inspect Documentđ ki m tra và lo i b các thông tin n u th y c n thi t.
• Vào OfficeåPrepareåInspect Document
• L a ch n các chi ti t ki m tra và nh n nút Inspect
• Nh n các nút Remove All đ xóa các thông tin n u th y c n thi t.
• Nh n Reinspectđ ki m tra l i ho c nh n Closeđ đóng h p tho i Document Inspector.
Hình 197. Inspect Document
Thi t l p m t mã m t p tin
B n có th đ t m t mã m t p tin thuy t trình nh m ng n ch n ng i dùng b t h p pháp truy c p vào tài li u c a b n. Ngoài cách dùng các tùy ch n trong h p tho i Save As, b n có th b o v t p tin theo h ng d n sau:
• Vào OfficeåPrepareåEncrypt Document, h p tho i Encrypt Document xu t hi n
• B n nh p m t mã vào và nh p nút OK
• Xác nh n l i m t mã m t l n n a và nh n nút OK đ hoàn t t.
Hình 198. Encrypt Document
• Mu n xóa m t mã, b n vào OfficeåPrepareåEncrypt Document, h p tho i Encrypt Document xu t hi n. B n xóa đi m t mã trong h p tho i và nh n nút OKđ đóng l i.
ánh d u hoàn thành vào bài báo cáo
Khi hoàn thành bài thuy t trình, b n nên đánh d u hoàn thành cho bài nh m h n ch ng i dùng vô tình làm thay đ i n i dung c a bài. Mu n thay đ i n i dung thì ph i b đánh d u hoàn thành này. Các b c th c hi n:
Hình 199. Mark as Final
• B n nh n OK. M t h p thông báo khác s xu t hi n đ gi i thích cho b n công d ng c a tính n ng này. B n nh n ti p OK đ hoàn t t.
Hình 200. H p thông báo xu t hi n khi đ ng ý đánh d u hoàn thành
Ki m tra tính t ng thích v tính n ng s d ng trong báo cáo gi a các phiên b n
Khi b n chia s bài thuy t trình PowerPoint v i nhi u đ i t ng khác nhau và b n mu n đ m b o t t c m i ng i đ u có th m ra xem và hi u ch nh đ c n i dung c a nó, b n nên dùng tính n ng ki m tra s t ng thích gi a các phiên b n PowerPoint đ có th hi u ch nh l i cho phù h p.
Khi chuy n đ i đnh d ng t PowerPoint 2007 xu ng các phiên b n th p h n thông th ng m t s tính n ng s b m t ho c m t s đ i t ng s không cho phép hi u ch nh nh SmartArt, đ th ... Các b c th c hi n vi c ki m tra tính t ng thích nh sau:
• Vào Officeå ch n Prepareå ch n Run Compatibility Checker, h p tho i Microsoft PowerPoint Compatibility Checker xu t hi n.
• Tùy ch n Check Compatibility When Saving in PowerPoint 97–2003 Formats nên dùng khi b n l u t p tin d i đnh d ng PowerPoint 97–2003.
Hình 201. Ki m tra tính t ng thích gi a các phiên b n
Chuy n PowerPoint sang đnh d ng PDF và XPS
Tính n ng này ch co khi b n cài thêm ph n b sung Publish as PDF or XPS add-in for Microsoft Office 2007 cho b Office 2007 (xem thêm ph n Tài nguyên Internet). Các b c th c hi n r t đ n gi n
• Vào OfficeåSave Aså ch n PDF or XPS
• T i Save as type ch n PDF (*.pdf)
• t tên t p tin vào h p File name
• Ch n Open file after publishing thì t p tin PDF sau khi chuy n s đ c m lên (b ng ph n m m đ c PDF m c đnh).
• T i Optimize for có hai l a ch n:
̇ Standard: khi mu n phát hành tr c tuy n v i ch t l ng cao v hình nh ho c dùng cho vi c in n (kích th c t p tin l n).
̇ Minimum size: dùng cho vi c đ c tr c tuy n là ch y u vì khi in ra các hình s b m (kích th c t p tin nh ).
• Nh n nút Option đ thi t l p các tùy ch n:
̇ T i Range: ch n các slide c n chuy n đ i ho c ch n t custom show
̇ T i Publish options: ch n hình th c mà slide s in trên gi y nh handout, slide, notes pages hay outline và các tùy ch n khác nh k khung cho slide, in các slide b n, in các thông tin chú thích hay thông tin ch nh s a…
̇ Include non-printing information:
X Ch n Document properties thì các thu c tính c a t p tin Powerpoint s chuy n sang thành thu c tính c a t p tin PDF.
X Ch n Document structure tags for accessibility: đ a các thông tin v c u trúc sang t p tin PDF.
̇ PDF options: tùy ch n v tính t ng thích v i tiêu chu n ISO và qui đnh cách
chuy n v n b n thành d ng ch bipmap (làm t ng kích th c t p tin) n u các font không th nhúng vào t p tin PDF đ c.
Hình 202. Chuy n bài thuy t trình sang đnh d ng PDF
óng gói báo cáo
Vi c đóng gói bài trình di n giúp b n d dàng trong vi c phát hành cho ng i dùng vì không s thi u b t k t p tin đính kèm hay liên k t nào có s d ng trong bài. Ngoài ra tính n ng này còn có
tích h p thêm trình PowerPoint Viewer r t ti n d ng khi máy ng i dùng không có cài đ t PowerPoint. Các b c th c hi n nh sau:
• Vào Officeå Publishå Package for CD. Khi nh n đ c h p tho i thông báo v tính t ng thích thì b n nh n nút OK đ ti p t c.
Hình 203. óng gói bài thuy t trình
• t tên cho CD thông tin c a b n t i N ame the CD
• Thêm các t p tin khác vào CD thì nh n nút Add files… và ch n các t p tin đ thêm vào sau đó nh n nút Add.
• Nh n nút Optionđ m h p tho i Options
̇ T i Package type: ch n ki u Viewer package (dùng đ thuy t trình) ho c Archive Package (dùng cho m c đích l u tr ).
̇ T i Include theses file: n u mu n gói này ch a luôn các t p tin liên k t v i bài thuy t trình thì ch n Linked files và nh ch n thêm Embedded True Type fonts
đ đ m b o m trên máy khác không b thi u font ch .
̇ B n có th đ t thêm m t mã b o v các t p tin thuy t trình n u th y c n thi t t i hai h p Password to open each presentation và Password to modify each presentation.
̇ Có th ch n thêm tính n ng ki m tra các thông tin trong bài thuy t trình t i Inspect presentation for inappropriate or private information.
̇ Nh n nút OK đ hoàn t t các tùy ch n.
• Có hai tùy ch n đóng gói là:
̇ Copy to Folder…: N u ch n thì h p tho i Copy to Folder xu t hi n và yêu c u
b n cung c p tên th m c ch a gói báo cáo cùng v i n i l u tr trên đa. Sau khi thi t l p thì nh n OK đ b t đ u quá trình đóng gói vào th m c.
̇ Copy to CD:Máy b n ph i có đ u ghi CD/ DVD, sau khi nh n nút này thì b n làm theo các h ng d n c a ch ng trình đ ghi gói thông tin ra đa.
• Nh n nút Close khi hoàn t t
Ch ng 8. Trình di n báo cáo
Khi m i s chu n b đã hoàn t t và bây gi b n đang đ ng tr c khán gi đ thuy t trình v bài báo cáo c a mình. PowerPoint cung c p s n m t s tính n ng h tr cho vi c báo cáo c ng nh di chuy n d dàng gi a các n i dung trong khi b n thuy t trình.