Chu n b các b n in phát cho khán gi
B n ch c n xác đ nh layout cho các tài li u phát cho khán gi (handout) mu n in. N u mu n hi u ch nh layout thì vào Handout Master đ hi u ch nh tr c khi in.
Handout có các l a ch n nh : 2, 3, 4, 6 ho c 9 slide in trên m t trang. Chi u c a trang gi y b n có th ch n là n m ngang ho c d c. Thông th ng, ng i ta in handout là 2 slide trên m t trang gi y kh A4 v i chi u d c.
in handout, b n làm theo các b c sau:
• Ch n OfficeåPrint. H p tho i Print xu t hi n
Hình 168. H p tho i Print
• Ch n máy in, t i Print Range có các tùy ch n sau:
̇ Current Slide: ch in slide hi n hành (slide dang ch n tr c khi vào l nh in).
̇ Selection: ch in cácslide đang ch n tr c khi vào l nh.
̇ Custom Show: ch incác slide trong custom show mà b n đã thi t l p
̇ Slides: in các slide mà b n nh p vào h p bên c nh. Ví d đ in t slide 1 đ n 6 thì nh p vào 1-5, đ in các slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nh p vào 2, 4-8.
• Nh p s l ng b n in c n thi t vào h p N umber of Copies (m c đnh là 1). Ch n tùy ch n
Collate n u mu n các b in ra l n l t tr n b này r i đ n b khác.
• T i h p Print What, b n ch n Handouts. T i h p Slides Per Page, b n ch n s l ng slide s in trên m t trang gi y, ch n thêm tùy ch n h ng gi y in là n m ngang (Horizontal) ho c d c t i Order (Vertical).
• T i h p Color/Grayscale, b n ch n ki u in màu s c khi in:
̇ Color: In đ y đ màu s c, màu s c các slide in ra (trên máy in màu) s gi ng v i các slide mà b n chi u trên máy tính.
̇ Grayscale: In v i tông màu xám, các màu n n s không đ c in ra, các màu s c s đ c PowerPoint đi u ch nh sao cho b n in ra đ p và rõ ràng nh t.
̇ Pure Black and White: Tùy ch n này thích h p cho vi c g i fax ho c in lên phim máy chi u overhead (xem b ng sau đ đ i chi u các màu sau khi in).
B ng 5. i chi u màu s c gi a Greyscale và Pure Black and White
i t ng Grayscale Pure Black and White
Text (v n b n) Black Black
Text Shadows (bóng c a v n b n) Grayscale Black
Fill (tô n n) Grayscale Grayscale
Lines (các đ ng k ) Black Black
Object Shadows (Các ki u bóng c a đ i t ng) Grayscale Black
Bitmaps (hình bmp) Grayscale Grayscale
Clip Art Grayscale Grayscale
Slide Backgrounds (n n c a slide) White White
Charts (đ th ) Grayscale White
• Các tùy ch n h u ích khác
̇ Scale to Fit Paper: Phóng to kích th c các slide (nên dùng)
̇ Frame Slides: Có thêm khung cho các slide trên handout (nên dùng khi n n slide là màu tr ng)
̇ Print Comments: In các chú thích trên slide
̇ Print Hidden Slides: In c các slide đang n
̇ High Quality: T i u hóa ch t l ng b n in
• N u mu n, b n có th nh n nút Preview đ xem tr c hình dáng c a b n in, sau đó nh n nút
Printđ tr v h p tho i Print.
• Nh n OKđ in handout ra gi y.
S d ng Handout Master
Gi ng nh Slide Master, Handout Master giúp b n đi u ch nh layout c a handout. vào Handout Master, b n ch n ng n View và nh p Handout Master, c a s Handout Master nh hình sau:
Hình 169. C a s Handout Master
Ch n s slide trên m i trang in, b n vào Slides Per Page và ch n s slide trên m i trang in
Hình 170. Ch n s slide trên m i trang in và các placeholder trên handout
Handout Master có b n placeholders theo m c đnh là: Header, Footer, Date, và Page Number đ c b trí b n góc c a handout.
̇ Header: góc trên bên trái, b n có th nh p đo n v n b n vào đây.
̇ Footer: góc d i bên trái handout, b n có th nh p đo n v n b n vào đây.
̇ Date: góc trên bên ph i, nó s hi n ngày tháng hi n hành n u đ c ch n.
̇ Page N umber: góc d i bên ph i và có s n ký hi u <#>. Ký hi u này s đ c thay b ng s trang in in.
T i m i placeholder b n có th nh p thêm v n b n vào n u c n và (Date và Page thì đã có s n thông tin). B n xem thêm ph n t o Header, Footer cho slide và handout ph n sau.
In each placeholder box, you can type text (replacing, if desired, the Date and Page codes already there in those). You can also drag the placeholder boxes around on the layout.
B n có th dùng chu t di chuy n và s p x p l i các placeholder ho c xóa chúng đi b ng phím Delete ho c b ch n các placeholder này trên thanh Ribbon.
đi u ch nh h ng trang in cho handout, b n vào thanh Ribbon å ch n Handout Orientation t i nhóm Page Setup å ch n h ng là Portrait (d c) ho c Landscape (ngang).
Hình 171. H ng handout Portrait và Landscape
đi u ch nh h ng trang in cho các slide trên handout, b n vào thanh Ribbon å ch n Slide Orientation t i nhóm Page Setup å ch n h ng là Portrait (d c) ho c Landscape (ngang).
Hình 172. H ng slide trên handout
B n có th đnh d ng ki u n n, các b màu, font ch và các m u (theme) và các hi u ng cho handout t nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi đ c s d ng vì trên handout th ng không có các đ i t ng đ áp d ng).
Hình 173. nh d ng handout
Thêm tiêu đ đ u và chân slide và handout
Vàoo thanh Ribbonå ch n Insert å ch n Header and Footer, h p tho i Header and Footer
xu t hi n nh hình sau:
Hình 174. H p tho i Header and Footer: ng n Slide và N ote and Handouts
• Date and time: thi t l p th i gian s hi n trên slide hay trên notes and handouts.
̇ N u ch n Update automatically thì th i gian s là ngày hi n hành c a máy tính đang dùng và s t đ ng thay đ i th i gian trong nh ng l n m sau. B n có th ch n thêm ki u đnh d ng theo ngôn ng t i h p Language.
• Slide number (ng n Slide) ho c Page number (ng n Notes and Handouts): N u ch n s hi n s trang trên slide ho c trên Notes and Handouts.
• Footer/ Header: nh p vào đo n v n b n mà b n mu n xu t hi n trên các Slide ho c Notes and Handouts.
• Apply: n u ch n thì ch áp d ng các thu c tính header and footer cho các slide hi n hành (đang ch n).
• Apply to All: áp d ng các thu c tính header and footer cho toàn b bài báo cáo.
Chu n b các b n in có kèm ghi chú c a các slide dành cho di n gi
Gi ng nh handout, nh ng tr c khi in các b n in có ghi chú (notes pages) thì b n ph i ki m tra ho c nh p thông tin ghi chú các các slide. Tr c h t, b n ph i chuy n sang ch đ Notes Page b ng cách vào thanh Ribbonå ch n ng n Viewå ch n N otes Page.
Hình 175. Ghi chú cho slide trong ch đ N otes Page
B n có th thay đ i đnh d ng cho các Notes Page b ng cách vào Ribbon å View å N otes Master. Các hi u ch nh có th là:
̇ Di chuy n các placeholder cho slide, cho vùng ghi chú ho c các header và footer.
̇ Thay đ i font ch cho các v n b n.
̇ Thay đ i kích th c c a placeholder.
̇ Thêm ClipArt ho c hình nh vào.
̇ Thêm màu, n n d ng k t c u (textured) ho c hoa v n (patterned) vào các trang ghi chú. Sau khi hi u ch nh xong thì nh n nút Close Master Viewđ tr v ch đ so n th o N ormal.
Hình 176. Hi u ch nh trong N otes Master
Mu n in Notes Pages thì b n vào Office åPrint, h p tho i Print xu t hi n. T i Print What, b n ch n N otes Pages, sau đó thi t l p thêm các tùy ch n khác nh ph n h ng d n trên và nh n nút OKđ in.
Thêm và hi u ch nh chú thích cho slide
Chúng ta có th thêm và hi u ch nh các chú thích (comment) cho slide. Các b c th c hi n:
• Thêm m i: Ch n slide c n thêm comment å Ch n ng n Review và nh p ch n nút New Comment å Nh p n i dung chú thích vào h p v n b n åNh p chu t ra kh i vùng comment đ hoàn t t.
Hình 177. Thêm chú thích vào slide
Các nút l nh trong nhóm Comments
• Hi u ch nh: Ch n comment c n hi u ch nh b ng cách nh n nút Show Markup trong ng n Review c a thanh Ribbon å sau đó nh n nút Next (di chuy n t i) ho c Previous (di chuy n lui) trong các comment có trên slide đ đ n comment c n hi u ch nh å nh n nút Edit Comment và b t đ u hi u ch nh å nh p ra kh i vùng comment đ hoàn t t vi c hi u ch nh.
• Xóa: Ch n comment c n xóa å nh n phí Delete trên bàn phím đ xóa ho c vào ng n Review
å ch n Delete. Có các tùy ch n sau:
̇ Delete: xóa comment đang ch n.
̇ Delete All Markup on the Current Slide: xóa t t c comment trên slide hi n hành.
̇ Delete All Markup in this presentation: xóa t t c comment trong bài thuy t trình
này.
• Sao chép n i dung comment: ch n comment c n sao chép å nh p ph i chu t å ch n l nh
Copy Textå nh n nút Paste t i ng n Home c a Ribbonđ dán đo n v n b n vào slide.
Hình 178. Sao chép n i dung comment
In n dàn bài
Khi bài trình di n có ch a nhi u đo n v n (n m trong các placehoder), b n có th s in nó d i d ng dàn bài (outline) cho d theo dõi. Các b c in d ng outline nh sau:
Vào Office å ch n Print, h p tho i Print xu t hi n. T i Print What, b n ch n Outline View
Hình 179. Xem trong ch đ Outline
Chuy n handout ho c notes pages sang Word
Vi c chuy n các Handout ho c Notes Pages sang Word s giúp b n có th thêm các đnh d ng mong mu n khác mà PowerPoint không h tr tr c khi in. Các b c th c hi n vi c chuy n Handout ho c Notes Pages sang Word nh sau:
̇ Ch n OfficeåPublish åCreate Handouts in Microsoft Office Word, h p tho i s xu t hi n nh hình sau:
Hình 180. Chuy n handout ho c notes pages sang Word
̇ Ch n ki u layout đ chuy n dang Word.
B n in phát cho khán gi B n in kèm ghi chú dành cho di n gi Dùng cho khán gi và di n gi
̇ N u Pasteđ c ch n, thì các handout ho c notes pages s đ c l p v i tài li u Word, ng c l i thì b n ch Paste link đ m i khi có s hi u ch nh trên slide thì các hi u ch nh này s t đ ng c p nh t sang tài li u Word.
̇ Nh p OK, Word s m lên và các slide s đ c l n l t chuy n sang Word (xem hình).
Hình 181. Handout sau khi chuy n sang Word.