Sau đây là m t s b c c b n nh m giúp ng i di n thuy t t o nên s lôi cu n và làm cho báo cáo thành công.
Các k thu t di n thuy t
̇ Dáng đ ng ch c ch n, không đi t i đi lui. Vi c đi t i đi lui s làm ng i nghe đ o m t nhìn theo b n và làm h m t t p trung. Tuy nhiên b n nên dùng tay và ph n trên c th đ minh h a cho bài nói chuy n c a mình.
̇ Dùng các c ch đ h tr gi ng nói c a b n. N u b n đang nói đ n ba đi m c a m t vi c nào đó thì có th dùng các ngón tay đ minh h a t ng đi m đó. N u b n đang nói đ n m t s liên k t c a các s vi c v i nhau thì b n có th dùng hai tay n m l i v i nhau đ minh h a.
̇ ng h c thu c lòng bài di n thuy t. N u m t ai đó đ t câu h i c t ngang bài thuy t trình c a b n thì b n s r t d quên mình đã nói t i đâu.
̇ N g c l i, ph i thuy t trình ch không nên đ c t các ghi chú c a b n. Các ghi chú th ng ch ch a các t khóa và các s li u, do v y b n c n di n thuy t t các t khóa này ch không ph i ch đ n gi n là đ c chúng ra.
̇ Không di n thuy t mà m t dán vào t ghi chú. Dùng m t đ nhìn c t a tr c khi b n b t đ u nói.
̇ Ch n l c m t vài ng i các v trí khác nhau trong khán phòng và dùng m t giao ti p tr c ti p v i h . Trình bày m t đi m nào đó trong bài báo cáo v i m i ng i trong khi b n nhìn h và nh c i v i h .
̇ ng ng i t m d ng bài di n thuy t. Nói ch m và th nh tho ng d ng m t lát đ nhìn vào b n ghi chú là m t ph ng pháp di n thuy t hay h n là báo cáo m t cách h p t p.
̇ Không nhìn ch m ch m ho c đ c các slide. T p trung s chú c a b n vàoc t a và h n ch càng nhi u càng t t vi c đ c các ghi chú trong khi di n thuy t. B n ph i làm cho c t a th y r ng các l i b n nói ra là xu t phát t trong suy ngh c a b n.
̇ N h n m nh các đ ng t trong bài thuy t trình.
Các g i ý v n i dung
̇ N u khán gi không b n r n thì b n s không b d n ép v th i gian báo cáo, khi đó b n có th b t đ u bài báo cáo v i m t câu chuy n vui.
̇ Nên cu n hút khán gi vào các bài t p/ tình hu ng trong bài báo cáo nh m làm t ng kh n ng hi u v ch đ trình bày.
̇ H i các câu h i đ ki m tra xem khán gi có hi u nh ng gì b n đang trình bày hay không và t ng m t món quà nh cho ng i có câu tr l i đúng. Không có th gì h p d n khán gi tham gia vào ch đ trình bày h n là các ph n th ng, m c dù chúng có giá tr th p nh móc khóa, kh n tay,…
̇ Nên chia ph n trình bày thành hai ho c vài bu i và nên có ph n đ t câu h i và tr l i câu h i m i bu i, và gi a các bu i thì có gi gi i lao ng n.
̇ Trong su t ph n h i và tr l i hãy t t máy chi u (slide projector, overhead, LCD projector ho c màn hình máy tính) đ giúp ng i nghe t p trung vào câu h i và di n gi . N u không th t t máy chi u thì b n có th t o thêm m t slide đ n gi n v i t a đ “H i đáp” và chi u slide này trong su t quá trình này.
Ch ng 3. T o và l u t p tin trình di n
1. Kh i đ ng ch ng trình Microsoft PowerPoint
T c a s Windows å ch n Start å ch n All Programs å ch n Microsoft Office å ch n Microsoft Office PowerPoint 2007
Hình 26. Giao di n chính c a ch ng trình PowerPoint 2007
2. T o m i bài trình di n
PowerPoint cung c p nhi u cách th c t o m i m t bài trình di n, sau đây là các cách đó:
T o bài trình di n r ng (blank)
Khi b n kh i đ ng ch ng trình PowerPoint thì m t bài trình di n r ng đã m c đnh đ c t o ra, b n ch c n ti p t c so n th o n i cho các slide. N u b n mu n t o m i m t bài trình di n r ng t đây thì làm theo các b c sau:
Hình 27. H p tho i N ew Presentation
Ch n Blank Presentation và nh n nút Create đ t o m i. T h p phím t t đ t o bài trình di n m i là <Ctrl + N >.
T o bài trình di n t m u có s n
Các m u thi t k s n (template) không nh ng ch a các thi t l p v đnh d ng mà có th ch a luôn các n i dung c b n. Có nhi u lo i m u thi t k đ b n ch n l a tùy theo nhu c u c a mình:
Dùng các m u đ c xây d ng s n kèm theo ph n m m Microsoft PowerPoint
Các m u trong ph n này không nhi u vì Microsoft còn cho phép b n ch n m u t các ngu n khác, đ c bi t là t Internet. Làm theo các b c sau:
• Ch n nút Office å N ew. H p tho i N ew Presentation xu t hi n (xem hình trên)
• Ch n Installed Templates t danh m c Templates bên trái c a s
• Ch n m t m u t danh m c khung n m gi a và xem hình minh h a phía bên ph i c a s . Ch n m t m u ng ý sau đó nh n nút Create.
Hình 28. Các m u kèm theo ph n m m
Dùng các m u t Internet
B n có th s d ng các m u t trang web c a Microsoft. Làm theo các b c sau:
• Ch n nút Office å N ew. H p tho i N ew Presentation xu t hi n
• Ch n Microsoft Office Online t danh m c Templates
• Ch n phân lo i và đ i trong giây lát đ ch ng trình c p nh t danh sách các m u
• Ch n m t m u khung gi a và xem hình minh h a phía bên ph i c a s . N u đ ng ý thì nh n nút Download đ t i m u v s d ng.
Dùng các m u thi t k c a b n t o ho c các m u s u t m đang l u trên đa
Khi b n s d ng m t m u t Internet thì ch ng trình PowerPoint t đ ng l u m u đó vào danh m c Saved Template đ b n s d ng l i sau này. Làm theo các b c sau đ s d ng m t m u đang l u trên đa:
• Ch n nút Office å N ew. H p tho i N ew Presentation xu t hi n
• Ch n My Templates. L a ch n m u mong mu n và nh n nút OK đ t o t p tin trình di n m i.
Hình 30. Các m u đang l u trên đa
T o bài trình di n t m t t p tin có s n
N u b n có s n m t bài trình di n mà n i dung nó t ng t v i bài mà b n s p t o. Khi đó, b n nên t o bài trình di n m i d a trên t p tin có s n. Làm theo các b c sau:
• Ch n nút Office å N ew. H p tho i N ew Presentation xu t hi n
• Ch n N ew from Existing.
• Hãy tìm đ n n i ch a t p tin trình di n m u và ch n nó.
Hình 31. H p tho i N ew from Existing Presentation
T o bài trình di n t n i dung c a m t t p tin ng d ng khác
Ngoài nh ng cách trên, PowerPoint còn cho phép t o bài trình di n m i t các t p tin c a các ng d ng khác nh t p tin dàn bài c a Word. Sau khi nh p n i dung vào PowerPoint b n có th hi u ch nh l i tùy ý. Các b c th c hi n nh sau:
• Ch n nút Office å ch n Open. H p tho i Open xu t hi n.
• Ch n nút Files of type, sau đó ch n m t ki u t p tin nào đó. Ví d nh b n ch n All Outlines.
• Ch n t p tin mong mu n và ch n Open đ m