Ký tự, từ và đoạn trong văn bản
Phân biệt ký tự, từ, đoạn.
• Khi ta gõ một phím trên bàn phím, trên màn hình hiện ra một ký hiệu và cĩ thể in ký hiệu này ra giấy được thì đĩ là một ký tự. Ta cĩ ký tự chữ (a, b, c, …), ký tự số (0,1, 2, …), các ký tự khác (:, ?, /, !, …).
• Từ là một nhĩm các ký tựđược phân cách bằng khoảng trắng (ví dụ như “an sinh” là hai từ, từ “an” cĩ 2 ký tự, cịn từ “sinh” cĩ 4 ký tự).
• Các từ kết hợp với nhau làm thành câu và câu thường được kết thúc bằng dấu chấm. Các câu kết hợp với nhau làm thành đoạn và đoạn được kết thúc bằng phím Enter.
Tính chất cuộn dịng
Khi nhập văn bản thì các dịng ký tự sẽ xuất hiện từ trái qua phải trên màn hình. Khi dịng ký tự nhập kéo dài và gặp lề bên phải của trang văn bản thì nĩ sẽ tự động xuống dịng mà ta khơng phải ấn phím Enter. Tính chất này gọi là cuộn dịng khi nhập văn bản.
Tính chất xuống dịng
Khi nhập văn bản để xuống dịng cĩ thể dùng:
• Phím Enter: Xuống dịng và bắt đầu một đoạn mới.
• Phím Shift-Enter: Xuống dịng nhưng khơng tạo một đoạn mới.
• Phím Ctrl-Enter: Xuống dịng và ngắt sang trang mới.
Tạo văn bản mới
Cĩ hai cách tạo văn bản mới.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút New .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | New | Blank Document | OK.
Khi tạo văn bản mới, cửa sổ Word là một vùng trống chưa cĩ gì, dấu nháy (cursor) hay cịn gọi là dấu chèn nằm trong vùng cửa sổ ngay dịng đầu tiên, và người sử dụng sẳn sàng nhập văn bản (Xem hình 3.8). Cĩ hai chếđộ nhập văn bản là chế độ chèn và chế độ ghi đè (overwrite). Việc ấn phím Insert sẽ chuyển qua lại giữa hai chếđộ này.
• Chế độ chèn: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được chèn vào giữa câu và đẩy văn bản cũ qua phải. Ở chế độ
này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái bị mờđi.
• Chếđộ ghi đè: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được ghi đè lên văn bản cũ và văn bản cũ bị mất đi. Ở chế độ
này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái sẽ hiện rõ.
Nhập văn bản tiếng Việt
Gõ văn bản chữ hoa, chữ thường.
• Ấn phím Caps Lock sẽ chuyển đổi qua lại giữa chếđộ gõ chữ hoa và chếđộ
gõ chữ thường. Đèn Caps Lock bật sáng là đang ở chếđộ gõ chữ hoa, ngược lại là ở chếđộ gõ chữ thường.
• Ở chế độ gõ chữ hoa, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in hoa, cịn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ thường.
• Ở chế độ gõ chữ thường, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ
thường, cịn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in hoa.
Hình 3.8: Cửa sổứng dụng Word và vùng cửa sổ Word.
Vùng cửa sổ Word Dấu chèn
Nhập văn bản tiếng Việt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Để cĩ thể nhập văn bản tiếng Việt, máy tính cần phải cài đặt phần mềm ứng dụng hỗ trợ tạo dấu tiếng Việt. Trên thị trường cĩ nhiều loại phần mềm như
vậy, thơng dụng nhất là phần mềm tiếng Việt VietKey và UniKey.
• Để nhập văn bản tiếng Việt, cần phân biệt kiểu gõ tiếng Việt và bảng mã tiếng Việt. Kiểu gõ tiếng Việt là cách gõ phím trên bàn phím để tạo ra dấu tiếng Việt theo quy ước của phần mềm tiếng Việt. Bảng mã tiếng Việt là cách thức mã hĩa mà phần mềm dùng để lưu trữ tiếng Việt vào tập tin văn bản.
• Cĩ hai bộ mã tiếng Việt thơng dụng là bộ mã VNI và bộ mã Unicode. Hiện nay nhiều người thích dùng bộ mã Unicode. Với kiểu gõ tiếng Việt thì cĩ nhiều kiểu nhưng thơng dụng nhất là kiểu gõ VNI và kiểu gõ Telex.
• Trước khi nhập văn bản tiếng Việt, cần chạy phần mềm Vietkey. Sau đĩ xác
định dùng bộ mã tiếng Việt nào (VNI hay Unicode), và dùng kiểu gõ tiếng Việt nào (VNI hay Telex). Khi chạy phần mềm Vietkey, biểu tượng Vietkey sẽ xuất hiện ở thanh tác vụ (Xem hình 3.9).
Lưu ý: Để chuyển đổi giao diện từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt, với phần mềm Việt Key: Chọn thẻOptions → mục System →Đánh dấu chọn ở mục “Hiển thị Tiếng Việt”.
• Để chọn bộ mã tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải
để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đĩ chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Bảng mã”, chọn bộ mã “VNI Win” hoặc “Unicode dựng sẵn”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.10 và 3.11).
• Để chọn kiểu gõ tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đĩ chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Kiểu gõ”, chọn “Telex” hoặc “VNI”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.12).
• Sau khi chọn bộ mã và kiểu gõ tiếng Việt, cần chọn phơng chữ Việt và cỡ chữ. Nếu chọn bộ mã VNI Win thì cĩ thể dùng các phơng chữ bắt đầu bằng từ VNI, chẳng hạn như phơng VNI-Times, VNI-Aptima, VNI-Couri … Nếu chọn bộ mã Unicode thì cĩ thể dùng các phơng chữ như Times New Roman, Arial, Tahoma, Courier, … (Xem hình 3.13).
Hình 3.9: Biểu tượng báo hiệu VietKey và UniKey đã chạy.
Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ VNI. Dấu sắc (á, ú, ý) Gõ phím số 1 Gõ a1 thành á Dấu huyền (à, ù, ỳ) Gõ phím số 2 Gõ a2 thành à Dấu hỏi (ả, ủ, ỷ) Gõ phím số 3 Gõ a3 thành ả Dấu ngã (ã, ũ, ỹ) Gõ phím số 4 Gõ a4 thành ã Dấu nặng (ạ, ụ, ỵ) Gõ phím số 5 Gõ a5 thành ạ Dấu mũ (â, ê ơ) Gõ phím số 6 Gõ a6 thành â Dấu mĩc (ơ, ư) Gõ phím số 7 Gõ o7 thành ơ Dấu ă Gõ phím số 8 Gõ a8 thành ă Dấu gạch của chữđ Gõ phím số 9 Gõ d9 thành đ
Hình 3.10: Kích hoạt thực đơn đối tượng Vietkey.
Hình 3.12: Chọn kiểu gõ tiếng Việt.
Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ Telex.
f = dấu huyền x = dấu ngã ee = ê aw = ă ddd = dd s = dấu sắc j = dấu nặng oo = ơ uw = ư ooo = oo r = dấu hỏi aa = â dd = đ ow = ơ eee = ee
Ví dụđể nhập từ “nước” ta gõ nuwowcs, nhập từ “việt” ta gõ vieetj.
Nhập văn bản tiếng Anh
Cĩ nhiều cách để nhập văn bản tiếng Anh.
• Khơng chạy chương trình Vietkey trước khi nhập văn bản.
• Hoặc thốt Vietkey trước khi nhập văn bản.
• Hoặc chuyển chếđộ bàn phím Anh-Việt trước khi nhập văn bản. Thốt Vietkey để nhập văn bản tiếng Anh.
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ.
• Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng.
• Chọn mục “Kết thúc” để thốt Vietkey (Xem hình 3.14).
Hình 3.14: Thốt Vietkey. Chuyển chếđộ bàn phím Anh-Việt trong Vietkey.
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ, nhấp phím trái chuột trên biểu tượng Vietkey. Nếu Vietkey đang ở chế độ bàn phím tiếng Việt (ký hiệu V) thì nĩ sẽ chuyển sang chế độ bàn phím tiếng Anh (ký hiệu E), và ngược lại.
• Ở chế độ bàn phím tiếng Anh, bảng mã tiếng Việt và kiểu gõ tiếng Việt sẽ
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng.
• Chọn mục “Trợ giúp”, cửa sổ thơng tin trợ giúp xuất hiện và từ đây người dùng cĩ thể chọn mục cần tham khảo (Xem hình 3.15).
Hình 3.15: Cửa sổ thơng tin trợ giúp của Vietkey.
Di chuyển dấu chèn trong văn bản
Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên di chuyển dấu chèn trong văn bản để cĩ thể chỉnh sửa, xĩa hoặc thêm văn bản.
Một số cách di chuyển dấu chèn trong văn bản.
Phím Home Đưa dấu chèn vềđầu dịng Phím End Đưa dấu chèn về cuối dịng
Phím Ctrl-Home Đưa dấu chèn vềđầu tập tin văn bản Phím Ctrl-End Đưa dấu chèn về cuối tập tin văn bản Phím → Đưa dấu chèn qua phải một ký tự
Phím ← Đưa dấu chèn qua trái một ký tự
Phím ↑ Đưa dấu chèn lên phía trên một dịng Phím ↓ Đưa dấu chèn xuống phía dưới một dịng Phím Ctrl-→ Đưa dấu chèn qua phải một từ
Phím Ctrl-← Đưa dấu chèn qua trái một từ
Ngồi ra, người sử dụng cịn cĩ thể sử dụng thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang để
cuốn văn bản và nhờđĩ cĩ thể thấy được bất kỳ chỗ nào trong văn bản. Sau đĩ đưa dấu chèn đến vị trí mong muốn và nhấp phím trái chuột đểđịnh vị dấu chèn.
Đánh dấu chọn văn bản
Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên phải trang trí hoặc định dạng văn bản sao cho văn bản trình bày được đẹp mắt, dễ nhìn, dễ đọc và ấn tượng. Một số thao tác định dạng thơng thường như làm cho chữ đậm lên, nghiêng đi hoặc gạch dưới, … Muốn định dạng văn bản trước tiên cần phải đánh dấu chọn văn bản (thường gọi tắt là chọn văn bản), sau đĩ thực hiện thao tác định dạng trên văn bản đã chọn này.
Thao tác chọn văn bản bao gồm chọn một ký tự, chọn một từ, chọn một dịng, chọn nhiều dịng, chọn một đoạn, chọn một phần tùy ý, và chọn tồn bộ văn bản. Khi văn bản được chọn, nĩ sẽ thể hiện thành chữ trắng trên nền đen. Để hủy việc chọn văn bản, chỉ cần nhấp chuột tại một vị trí bất kỳđểđịnh vị dấu chèn trở lại.
Thao tác đánh dấu chọn văn bản.
Chọn một ký tự Đưa dấu chèn đến bên trái ký tự, nhấp và kéo
chuột đi qua ký tự rồi thả chuột.
Chọn một từ Đưa dấu chèn vào giữa từ muốn chọn, sau đĩ nhấp đơi chuột.
Chọn một dịng
Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dịng muốn chọn (khi đĩ hình dáng dấu chèn biến thành mũi tên), nhấp chuột.
Chọn nhiều dịng
Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dịng muốn chọn (hình dáng biến thành mũi tên), nhấp và kéo chuột xuống dưới.
Chọn một đoạn Đưa dấu chèn vào giữa đoạn văn bản, nhấp ba chuột (tức là nhấp phím trái chuột ba lần).
Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp và kéo chuột đi đến điểm cuối. Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp chuột, ấn giữ phím Shift khi trỏ chuột đến điểm cuối, nhấp chuột.
Chọn tồn bộ văn bản nhTừấ thanh thn phím Ctrl-A. ực đơn, chọn Edit | Select All. Hoặc
Xĩa và sửa văn bản
• Đưa dấu chèn đến nơi muốn xĩa, ấn phím Backspace sẽ xĩa ký tự bên trái dấu chèn, cịn ấn phím Delete sẽ xĩa ký tự bên phải dấu chèn. Hoặc chọn phần văn bản muốn xĩa, ấn phím Delete.
• Nếu lỡ xĩa sai, muốn khơi phục lại nhấp nút Undo trên thanh cơng cụ, hoặc chọn Edit | Undo Clear từ thanh thực đơn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nút Undo trên thanh cơng cụ là một chức năng rất thuận tiện trong khi xử lý văn bản. Khi thực hiện một thao tác nào đĩ, vừa thực hiện xong lại thấy rằng đĩ khơng phải là điều mà mình mong muốn. Khi đĩ chỉ cần nhấp nút Undo sẽ khơi phục lại tình trạng trước khi thực hiện thao tác, xem như ta chưa thực hiện gì cả.
Hình 3.16: Chọn một dịng.
Sửa văn bản.
• Đưa dấu chèn đến nơi cần sửa văn bản, đánh dấu chọn phần văn bản cần sửa, sau đĩ đánh vào văn bản mới. Phần văn bản mới sẽ thay thế phần văn bản bịđánh dấu chọn trước đĩ.
• Trường hợp cần chèn văn bản mới, chỉ cần đưa dấu chèn đến nơi cần chèn và gõ vào văn bản mới. Phần văn bản mới sẽ được chèn vào văn bản trước
đĩ. Chú ý việc chèn chỉ thực hiện được khi đang ở trong chếđộ chèn.
Di chuyển và sao chép văn bản
Thao tác di chuyển văn bản cho phép dời chỗ một phần văn bản từ chỗ này sang chỗ
khác trong một văn bản.
Di chuyển văn bản (di chuyển cịn được gọi là “cắt và dán”).
• Chọn phần văn bản muốn dời chỗ.
• Nhấp nút Cut trong thanh cơng cụ để cắt phần văn bản đã chọn. Hoặc từ thanh thực đơn chọn Edit | Cut.
• Đưa dấu chèn đến nơi sẽđặt phần văn bản mới bị cắt.
• Nhấp nút Paste trong thanh cơng cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ
thanh thực đơn chọn Edit | Paste.
Thực ra cịn cĩ thể di chuyển văn bản giữa nhiều tập tin văn bản với nhau. Tức là lấy một phần văn bản trong tập tin văn bản này và dời chỗđặt nĩ sang một tập tin văn bản khác. Thực hiện như sau:
• Mở tập tin văn bản (nguồn) đang chứa phần văn bản cần dời chỗ.
• Chọn phần văn bản muốn dời chỗ.
• Nhấp nút Cut trong thanh cơng cụ để cắt phần văn bản đã chọn. Hoặc từ thanh thực đơn chọn Edit | Cut.
• Mở tập tin văn bản (đích) sẽ chứa phần văn bản đã bị cắt.
• Đưa dấu chèn đến nơi sẽđặt phần văn bản mới bị cắt.
• Nhấp nút Paste trong thanh cơng cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ
thanh thực đơn chọn Edit | Paste.
Thao tác sao chép văn bản cho phép sao chép một phần văn bản từ chỗ này sang chỗ
khác trong một văn bản.
Sao chép văn bản (sao chép cịn được gọi là “chụp và dán”).
• Chọn phần văn bản muốn sao chép.
• Nhấp nút Copy trong thanh cơng cụ để chụp phần văn bản đã chọn. Hoặc từ thanh thực đơn chọn Edit | Copy.
• Đưa dấu chèn đến nơi sẽđặt phần văn bản mới được chụp.
• Nhấp nút Paste trong thanh cơng cụ để dán phần văn bản. Hoặc từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
thanh thực đơn chọn Edit | Paste.
Tương tự như di chuyển văn bản, việc sao chép văn bản cĩ thể thực hiện giữa nhiều tập tin văn bản với nhau. Tức là chọn một phần văn bản trong tập tin văn bản này chụp lại và chép nĩ sang một tập tin văn bản khác.
Lưu văn bản
Lần đầu khi tạo mới, tập tin văn bản sẽ tự động mang tên document (quan sát thanh tiêu đề sẽ thấy tên tập tin văn bản). Tên này là tên chung khơng cĩ ý nghĩa gì đặc biệt,
cần phải lưu văn bản để cĩ thể đặt một tên cĩ ý nghĩa hơn, phản ánh được nội dung của văn bản.
Cĩ hai cách để lưu văn bản mới.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút Save .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Save.
Hộp thoại Save As xuất hiện, cần cung cấp nơi lưu tập tin (đĩa, thư mục) và tên tập tin mới thơng qua các mục trong hộp thoại (Xem hình 3.17), nhấp nút Save.
Ngồi ra khi làm việc với một tập tin văn bản đã tồn tại, ta cũng cĩ thể tạo ra một tập tin văn bản giống như vậy nhưng với tên khác. Khi đĩ ta cĩ thể chỉnh sửa tập tin văn bản mới này cịn bản gốc văn bản vẫn được giữ trong tập tin văn bản cũ.
Tạo tập tin văn bản dưới tên khác.
• Giả sửđang làm việc với một tập tin văn bản.
• Từ thanh thực đơn, chọn File | Save As.
Hộp thoại Save As xuất hiện, cần cung cấp nơi lưu tập tin (đĩa, thư mục) và tên tập tin mới thơng qua các mục trong hộp thoại (Xem hình 3.17), nhấp nút Save. Khi đĩ tập tin văn bản cũđược tựđộng đĩng lại và ta làm việc với tập tin văn bản mới.
Hình 3.17: Hộp thoại Save As.
Tên tập tin mới Thư mục chứa tập tin
2. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ VĂN BẢN Tìm kiếm văn bản
Thao tác tìm kiếm văn bản cho phép người sử dụng tìm tựđộng một từ hoặc một cụm từ xem chúng nằm ởđâu trong văn bản đang làm việc.