Một phiên làm việc thơng thường với Word thường bao gồm các bước sau:
Thanh menu
Thanh cơng cụ
chuẩn
(Standard) Thanh (Formatting) định dạng
Thanh cơng cụ
• Khởi động Word từ hệđiều hành. • Tạo văn bản mới hoặc mở văn bản cũđã lưu trước đĩ. • Nhập văn bản từ bàn phím. • Chỉnh sửa và định dạng văn bản. • Trang trí văn bản • Lưu văn bản vào đĩa. • Thốt khỏi Word và trở về hệđiều hành. 5. QUẢN LÝ VĂN BẢN Tạo một văn bản mới
Cĩ hai cách để tạo một văn bản mới.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút New .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | New | Blank Document | OK (Xem hình 3.3).
Hình 3.3: Hộp thoại chọn Blank Document.
Lưu văn bản mới
Cĩ hai cách để lưu văn bản mới.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút Save .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Save.
Văn bản được lưu dưới dạng tập tin cĩ phần mở rộng là .doc. Khi lưu văn bản, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện và ta cần cung cấp nơi lưu trữ tập tin (tức là thư
mục sẽ chứa tập tin) cũng như tên tập tin cho hộp thoại (Xem hình 3.4). Chọn thư mục sẽ chứa tập tin trong ơ Save in.
Điền tên tập tin văn bản trong ơ File name. Nhấp nút Saveđể lưu tập tin.
Nhấp nút Cancelđể bỏ qua việc lưu và trở lại cơng việc.
Hình 3.4: Hộp thoại Save As.
Lưu văn bản dưới tên khác
Để lưu văn bản dưới tên khác, thực hiện:
• Từ thanh thực đơn, chọn File | Save As.
• Hộp thoại Save As xuất hiện giống như khi lưu văn bản mới chưa cĩ tên. Sau khi lưu văn bản dưới tên khác xong ta cĩ hai tập tin văn bản nội dung giống nhau nhưng tên tập tin thì khác nhau, và văn bản đang hiện diện trong cửa sổ
Word để ta tiếp tục làm việc sẽ là văn bản với tên tập tin mới.
Đĩng văn bản
Cĩ hai cách đểđĩng văn bản.
• Từ thanh thực đơn, chọn File | Close.
• Hoặc nhấp nút đĩng trên thanh tiêu đề.
Trước khi đĩng văn bản, nếu văn bản chưa được lưu lại thì sẽ xuất hiện hộp thoại hỏi người sử dụng cĩ cần lưu lại văn bản trước khi thốt hay khơng (Xem hình 3.5).
Chọn Yes nếu muốn lưu lại văn bản trước khi đĩng. Chọn No nếu muốn đĩng mà khơng cần lưu lại văn bản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chọn Cancel nếu muốn bỏ qua việc đĩng văn bản và trở lại cơng việc.
Hình 3.5: Hộp thoại yêu cầu xác nhận.
Mở một văn bản đã tồn tại
Cĩ hai cách để mở một văn bản đã được lưu trước đĩ.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút Open .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | Open. Hộp thoại Open xuất hiện (Xem hình 3.6).
Tìm thư mục chứa tập tin văn bản bằng cách dùng ơ Look in. Sau đĩ chọn tập tin văn bản muốn mở và nhấp nút Open.
Nếu muốn bỏ qua việc mở tập tin, trở lại cơng việc thì nhấp nút Cancel.
Hình 3.6: Hộp thoại Open.
Người sử dụng cĩ thể làm việc với nhiều văn bản trong một phiên làm việc. Khi đĩ nhiều văn bản sẽđược mở cùng một lúc và người sử dụng cĩ thể chọn văn bản nào để
làm việc trong số các văn bản được mở, hoặc làm việc qua lại giữa các văn bản.
Để mở nhiều văn bản làm việc, thực hiện:
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút Open .
• Mở một tập tin văn bản để làm việc.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút Open lần nữa.
• Mở một tập tin văn bản khác để làm việc.
Bây giờ người sử dụng đang làm việc với hai văn bản. Để chọn văn bản nào cần làm việc, từ thanh thực đơn chọn Window | Tên tập tin văn bản (trong danh sách các văn bản đang được mở) (Xem hình 3.7).
Hình 3.7: Chọn văn bản làm việc.
Hiện đang mở ba văn bản
CHƯƠNG 2
NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN
1. NHẬP VĂN BẢN MỚI Ký tự, từ và đoạn trong văn bản Ký tự, từ và đoạn trong văn bản
Phân biệt ký tự, từ, đoạn.
• Khi ta gõ một phím trên bàn phím, trên màn hình hiện ra một ký hiệu và cĩ thể in ký hiệu này ra giấy được thì đĩ là một ký tự. Ta cĩ ký tự chữ (a, b, c, …), ký tự số (0,1, 2, …), các ký tự khác (:, ?, /, !, …).
• Từ là một nhĩm các ký tựđược phân cách bằng khoảng trắng (ví dụ như “an sinh” là hai từ, từ “an” cĩ 2 ký tự, cịn từ “sinh” cĩ 4 ký tự).
• Các từ kết hợp với nhau làm thành câu và câu thường được kết thúc bằng dấu chấm. Các câu kết hợp với nhau làm thành đoạn và đoạn được kết thúc bằng phím Enter.
Tính chất cuộn dịng
Khi nhập văn bản thì các dịng ký tự sẽ xuất hiện từ trái qua phải trên màn hình. Khi dịng ký tự nhập kéo dài và gặp lề bên phải của trang văn bản thì nĩ sẽ tự động xuống dịng mà ta khơng phải ấn phím Enter. Tính chất này gọi là cuộn dịng khi nhập văn bản.
Tính chất xuống dịng
Khi nhập văn bản để xuống dịng cĩ thể dùng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Phím Enter: Xuống dịng và bắt đầu một đoạn mới.
• Phím Shift-Enter: Xuống dịng nhưng khơng tạo một đoạn mới.
• Phím Ctrl-Enter: Xuống dịng và ngắt sang trang mới.
Tạo văn bản mới
Cĩ hai cách tạo văn bản mới.
• Từ thanh cơng cụ chuẩn, chọn nút New .
• Hoặc từ thanh thực đơn, chọn File | New | Blank Document | OK.
Khi tạo văn bản mới, cửa sổ Word là một vùng trống chưa cĩ gì, dấu nháy (cursor) hay cịn gọi là dấu chèn nằm trong vùng cửa sổ ngay dịng đầu tiên, và người sử dụng sẳn sàng nhập văn bản (Xem hình 3.8). Cĩ hai chếđộ nhập văn bản là chế độ chèn và chế độ ghi đè (overwrite). Việc ấn phím Insert sẽ chuyển qua lại giữa hai chếđộ này.
• Chế độ chèn: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được chèn vào giữa câu và đẩy văn bản cũ qua phải. Ở chế độ
này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái bị mờđi.
• Chếđộ ghi đè: Khi di chuyển dấu nháy vào giữa câu và gõ văn bản thì văn bản mới sẽ được ghi đè lên văn bản cũ và văn bản cũ bị mất đi. Ở chế độ
này dấu hiệu OVR trên thanh trạng thái sẽ hiện rõ.
Nhập văn bản tiếng Việt
Gõ văn bản chữ hoa, chữ thường.
• Ấn phím Caps Lock sẽ chuyển đổi qua lại giữa chếđộ gõ chữ hoa và chếđộ
gõ chữ thường. Đèn Caps Lock bật sáng là đang ở chếđộ gõ chữ hoa, ngược lại là ở chếđộ gõ chữ thường.
• Ở chế độ gõ chữ hoa, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in hoa, cịn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ thường.
• Ở chế độ gõ chữ thường, ấn một phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ
thường, cịn ấn phím Shift đồng thời với phím ký tự chữ sẽ nhập vào văn bản chữ in hoa.
Hình 3.8: Cửa sổứng dụng Word và vùng cửa sổ Word.
Vùng cửa sổ Word Dấu chèn
Nhập văn bản tiếng Việt.
• Để cĩ thể nhập văn bản tiếng Việt, máy tính cần phải cài đặt phần mềm ứng dụng hỗ trợ tạo dấu tiếng Việt. Trên thị trường cĩ nhiều loại phần mềm như
vậy, thơng dụng nhất là phần mềm tiếng Việt VietKey và UniKey.
• Để nhập văn bản tiếng Việt, cần phân biệt kiểu gõ tiếng Việt và bảng mã tiếng Việt. Kiểu gõ tiếng Việt là cách gõ phím trên bàn phím để tạo ra dấu tiếng Việt theo quy ước của phần mềm tiếng Việt. Bảng mã tiếng Việt là cách thức mã hĩa mà phần mềm dùng để lưu trữ tiếng Việt vào tập tin văn bản.
• Cĩ hai bộ mã tiếng Việt thơng dụng là bộ mã VNI và bộ mã Unicode. Hiện nay nhiều người thích dùng bộ mã Unicode. Với kiểu gõ tiếng Việt thì cĩ nhiều kiểu nhưng thơng dụng nhất là kiểu gõ VNI và kiểu gõ Telex.
• Trước khi nhập văn bản tiếng Việt, cần chạy phần mềm Vietkey. Sau đĩ xác
định dùng bộ mã tiếng Việt nào (VNI hay Unicode), và dùng kiểu gõ tiếng Việt nào (VNI hay Telex). Khi chạy phần mềm Vietkey, biểu tượng Vietkey sẽ xuất hiện ở thanh tác vụ (Xem hình 3.9).
Lưu ý: Để chuyển đổi giao diện từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt, với phần mềm Việt Key: Chọn thẻOptions → mục System →Đánh dấu chọn ở mục “Hiển thị Tiếng Việt”.
• Để chọn bộ mã tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đĩ chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Bảng mã”, chọn bộ mã “VNI Win” hoặc “Unicode dựng sẵn”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.10 và 3.11).
• Để chọn kiểu gõ tiếng Việt, trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey và nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng, sau đĩ chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey”. Khi cửa sổ Vietkey được hiển thị, chọn thẻ “Kiểu gõ”, chọn “Telex” hoặc “VNI”, cuối cùng nhấp nút TaskBar (Xem hình 3.12).
• Sau khi chọn bộ mã và kiểu gõ tiếng Việt, cần chọn phơng chữ Việt và cỡ chữ. Nếu chọn bộ mã VNI Win thì cĩ thể dùng các phơng chữ bắt đầu bằng từ VNI, chẳng hạn như phơng VNI-Times, VNI-Aptima, VNI-Couri … Nếu chọn bộ mã Unicode thì cĩ thể dùng các phơng chữ như Times New Roman, Arial, Tahoma, Courier, … (Xem hình 3.13).
Hình 3.9: Biểu tượng báo hiệu VietKey và UniKey đã chạy.
Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ VNI. Dấu sắc (á, ú, ý) Gõ phím số 1 Gõ a1 thành á Dấu huyền (à, ù, ỳ) Gõ phím số 2 Gõ a2 thành à Dấu hỏi (ả, ủ, ỷ) Gõ phím số 3 Gõ a3 thành ả Dấu ngã (ã, ũ, ỹ) Gõ phím số 4 Gõ a4 thành ã Dấu nặng (ạ, ụ, ỵ) Gõ phím số 5 Gõ a5 thành ạ Dấu mũ (â, ê ơ) Gõ phím số 6 Gõ a6 thành â Dấu mĩc (ơ, ư) Gõ phím số 7 Gõ o7 thành ơ Dấu ă Gõ phím số 8 Gõ a8 thành ă Dấu gạch của chữđ Gõ phím số 9 Gõ d9 thành đ
Hình 3.10: Kích hoạt thực đơn đối tượng Vietkey.
Hình 3.12: Chọn kiểu gõ tiếng Việt.
Gõ tiếng Việt theo kiểu gõ Telex.
f = dấu huyền x = dấu ngã ee = ê aw = ă ddd = dd s = dấu sắc j = dấu nặng oo = ơ uw = ư ooo = oo r = dấu hỏi aa = â dd = đ ow = ơ eee = ee
Ví dụđể nhập từ “nước” ta gõ nuwowcs, nhập từ “việt” ta gõ vieetj.
Nhập văn bản tiếng Anh
Cĩ nhiều cách để nhập văn bản tiếng Anh.
• Khơng chạy chương trình Vietkey trước khi nhập văn bản.
• Hoặc thốt Vietkey trước khi nhập văn bản.
• Hoặc chuyển chếđộ bàn phím Anh-Việt trước khi nhập văn bản. Thốt Vietkey để nhập văn bản tiếng Anh.
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ.
• Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng.
• Chọn mục “Kết thúc” để thốt Vietkey (Xem hình 3.14).
Hình 3.14: Thốt Vietkey. Chuyển chếđộ bàn phím Anh-Việt trong Vietkey.
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ, nhấp phím trái chuột trên biểu tượng Vietkey. Nếu Vietkey đang ở chế độ bàn phím tiếng Việt (ký hiệu V) thì nĩ sẽ chuyển sang chế độ bàn phím tiếng Anh (ký hiệu E), và ngược lại.
• Ở chế độ bàn phím tiếng Anh, bảng mã tiếng Việt và kiểu gõ tiếng Việt sẽ
• Trỏ chuột đến biểu tượng Vietkey ở thanh tác vụ.
• Nhấp chuột phải để xuất hiện thực đơn đối tượng.
• Chọn mục “Trợ giúp”, cửa sổ thơng tin trợ giúp xuất hiện và từ đây người dùng cĩ thể chọn mục cần tham khảo (Xem hình 3.15).
Hình 3.15: Cửa sổ thơng tin trợ giúp của Vietkey.
Di chuyển dấu chèn trong văn bản
Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên di chuyển dấu chèn trong văn bản để cĩ thể chỉnh sửa, xĩa hoặc thêm văn bản.
Một số cách di chuyển dấu chèn trong văn bản.
Phím Home Đưa dấu chèn vềđầu dịng Phím End Đưa dấu chèn về cuối dịng
Phím Ctrl-Home Đưa dấu chèn vềđầu tập tin văn bản Phím Ctrl-End Đưa dấu chèn về cuối tập tin văn bản Phím → Đưa dấu chèn qua phải một ký tự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phím ← Đưa dấu chèn qua trái một ký tự
Phím ↑ Đưa dấu chèn lên phía trên một dịng Phím ↓ Đưa dấu chèn xuống phía dưới một dịng Phím Ctrl-→ Đưa dấu chèn qua phải một từ
Phím Ctrl-← Đưa dấu chèn qua trái một từ
Ngồi ra, người sử dụng cịn cĩ thể sử dụng thanh cuộn đứng và thanh cuộn ngang để
cuốn văn bản và nhờđĩ cĩ thể thấy được bất kỳ chỗ nào trong văn bản. Sau đĩ đưa dấu chèn đến vị trí mong muốn và nhấp phím trái chuột đểđịnh vị dấu chèn.
Đánh dấu chọn văn bản
Trong quá trình xử lý văn bản, người sử dụng thường xuyên phải trang trí hoặc định dạng văn bản sao cho văn bản trình bày được đẹp mắt, dễ nhìn, dễ đọc và ấn tượng. Một số thao tác định dạng thơng thường như làm cho chữ đậm lên, nghiêng đi hoặc gạch dưới, … Muốn định dạng văn bản trước tiên cần phải đánh dấu chọn văn bản (thường gọi tắt là chọn văn bản), sau đĩ thực hiện thao tác định dạng trên văn bản đã chọn này.
Thao tác chọn văn bản bao gồm chọn một ký tự, chọn một từ, chọn một dịng, chọn nhiều dịng, chọn một đoạn, chọn một phần tùy ý, và chọn tồn bộ văn bản. Khi văn bản được chọn, nĩ sẽ thể hiện thành chữ trắng trên nền đen. Để hủy việc chọn văn bản, chỉ cần nhấp chuột tại một vị trí bất kỳđểđịnh vị dấu chèn trở lại.
Thao tác đánh dấu chọn văn bản.
Chọn một ký tự Đưa dấu chèn đến bên trái ký tự, nhấp và kéo
chuột đi qua ký tự rồi thả chuột.
Chọn một từ Đưa dấu chèn vào giữa từ muốn chọn, sau đĩ nhấp đơi chuột.
Chọn một dịng
Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dịng muốn chọn (khi đĩ hình dáng dấu chèn biến thành mũi tên), nhấp chuột.
Chọn nhiều dịng
Đưa dấu chèn đến vùng biên trái và ngang tầm với dịng muốn chọn (hình dáng biến thành mũi tên), nhấp và kéo chuột xuống dưới.
Chọn một đoạn Đưa dấu chèn vào giữa đoạn văn bản, nhấp ba chuột (tức là nhấp phím trái chuột ba lần).
Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp và kéo chuột đi đến điểm cuối. Chọn một phần tùy ý Đưa dấu chèn đến điểm bắt đầu của phần văn bản muốn chọn, nhấp chuột, ấn giữ phím Shift khi trỏ chuột đến điểm cuối, nhấp chuột.
Chọn tồn bộ văn bản nhTừấ thanh thn phím Ctrl-A. ực đơn, chọn Edit | Select All. Hoặc
Xĩa và sửa văn bản
• Đưa dấu chèn đến nơi muốn xĩa, ấn phím Backspace sẽ xĩa ký tự bên trái dấu chèn, cịn ấn phím Delete sẽ xĩa ký tự bên phải dấu chèn. Hoặc chọn phần văn bản muốn xĩa, ấn phím Delete.
• Nếu lỡ xĩa sai, muốn khơi phục lại nhấp nút Undo trên thanh cơng cụ, hoặc chọn Edit | Undo Clear từ thanh thực đơn.
Nút Undo trên thanh cơng cụ là một chức năng rất thuận tiện trong khi xử lý văn bản. Khi thực hiện một thao tác nào đĩ, vừa thực hiện xong lại thấy rằng đĩ khơng phải là điều mà mình mong muốn. Khi đĩ chỉ cần nhấp nút Undo sẽ khơi phục lại tình trạng trước khi thực hiện thao tác, xem như ta chưa thực hiện gì cả.
Hình 3.16: Chọn một dịng.
Sửa văn bản.
• Đưa dấu chèn đến nơi cần sửa văn bản, đánh dấu chọn phần văn bản cần sửa, sau đĩ đánh vào văn bản mới. Phần văn bản mới sẽ thay thế phần văn