IV. Kế toán thanh toán
b. Nguyên tắc hạch toán tài khoản
- Tài khoản 461 được áp dụng ở mọi đơn vị hành chính sự nghiệp không được theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành.
- Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, nói chung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt.
- Để theo dõi và quản lý, quyết toán sổ kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phản ánh vào tài khoản 461 của cấp mình số kinh phí được cấp của bản thân đơn vị không kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới nhận được (số hạn mức kinh phí thực rút, các khoản nhận viện trợ, tài trợ, thu sự nghiệp.... bổ sung kinh phí hoạt động của đơn vị cấp dưới) khi báo cáo quyết toán cấp dưới được duyệt y.
- Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quan và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hay cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ được
chuyển sang năm sau số kinh phí chưa sử dụng hết khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu sổ chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt y, quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trước. Nợ TK 4612, Có TK 4611