Khi số tiền mặt tồn quỹ lớn hơn 100 triệu, kế toán sẽ xuất tiền để thủ quỹ đem nộp vào Ngân hàng. Khi xuất, kế toán sẽ viết Phiếu Chi, ghi rõ số tiền chi, yêu cầu thủ quỹ ký vào trước khi giao tiền. Thủ quỹ đem tiền nộp vào ngân hàng rồi đem Giấy nộp tiền về nộp lại cho kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đó để nhập liệu vào phần mềm.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kết toán quản trị SỐ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
CHƯƠNG 4 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN.
4.1. So sánh sự giống và khác nhau giữa thực tế ở Hương Giang và lý thuyết.
a) Giống nhau:
Nhìn chung khách sạn Hương Giang xây dựng các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền khá giống với lý thuyết đã được giảng dạy và phù hợp với những quy định của Tổng cục du lịch Việt Nam.
+ Mục đích: các thủ tục kiểm soát được xây dựng nhằm thực hiện các mục đích như: - Đảm bảo tính chính xác của các thông tin tài chính
- Giảm bớt rủi ro gian lận, trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra. Từ đó bảo vệ tài sản cho khách sạn.
- Chắc chắn việc khách sạn tuân thủ đầy đủ các chế độ pháp lý của nhà nước và quy định của tổng cục du lịch Việt Nam.
+ Tăng cường hiệu quả của các hoạt động, nghiệp vụ xảy ra trong khách sạn.
- Quy trình bán hàng - thu tiền của khách sạn Hương Giang cơ bản giống với các kiến thức đã được học. Quy trình vẫn bao gồm các giai đoạn như:
+ Nhận và xử lý yêu cầu (đơn đặt hàng) của khách. + Chuyển giao dịch vụ (hàng hóa).
+ Lập hóa đơn. + Thu tiền. + Ghi sổ.
b) Khác nhau:
Hương Giang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, trong khi hệ thống kiểm soát nội bộ về lý thuyết lại tập trung vào lĩnh vực sản xuất, do đó có sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ ở Hương Giang, các thủ tục kiểm soát thiết kế ở chu trình bán hàng thu tiền cũng có sự khác nhau.
- Giai đoạn xét duyệt bán chịu.
Trong lý thuyết, ở giai đoạn xét duyệt bán chịu có thực hiện thủ tục kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng kĩ càng, xem khách hàng có phù hợp không, nhằm tránh các rủi ro không thu được tiền sau này nhưng thực tế ở Hương Giang do đặc thù kinh doanh nên không thực hiện thủ tục này mà tùy vào từng đối tượng để áp dụng theo quy định của khách sạn.
+ Đối với khách lẻ sẽ không phải kiểm tra hạn mức tín dụng.
+ Đối với khách đoàn do hãng lữ hành đặt, khách sạn sẽ chỉ kiểm tra hạn mức tín dụng đối với những hãng lữ hành nhỏ, mới hợp tác lần đầu.
- Giai đoạn xuất kho và chuyển giao hàng hóa.
Trong lĩnh vực dịch vụ, quá trình sản xuất và tiêu thụ xảy ra đồng thời, do vậy không có khâu nhập kho, xuất kho, chuyển giao hàng hóa, sản phẩm như các doanh nghiêp sản xuất, vì thế ở khách sạn Hương Giang không thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát ở giai đoạn này. Sau khi giao chìa khóa phòng cho khách, khách sạn theo dõi, kiểm tra đối với dịch vụ mà mình đang cung cấp trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn. Trong khi ở lý thuyết, sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách và được khách chấp nhận thanh toán thì quy trình kết thúc.
- Lập hóa đơn.
Trên lý thuyết việc lập hóa đơn chứng từ thường do kế toán làm, còn ở Hương Giang có 2 trường hợp: SERVICE INVOICE do lễ tân lập, INVOICE và INFORMATION BILL do thu ngân ở các bộ phận lập.
4.2. Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
4.2.1. Đánh giá ưu, nhược điểm. a) Ưu điểm:
- Quy trình kiểm soát quản lý bán hàng của khách sạn nhìn chung rất chặt chẽ, đảm bảo các thủ tục cần thiết, kiểm soát từng khâu, thực hiện đầy đủ thủ tục từ khâu khách vào đặt phòng, check in đến khi khách check out ra về và ghi sổ. Mặc dù hệ thống gồm nhiều công đoạn nhưng vẫn thống nhất, bổ sung, kiểm soát chéo lẫn nhau nên giảm rủi ro, quy trách nhiệm rõ ràng hơn.
- Trong việc giao dịch với khách, mọi công việc đều được xử lý linh hoạt, căn cứ vào thực tế chứ không nhất thiết phải theo quy định (giá phòng của khách sạn biến động linh hoạt tùy theo từng dịp cụ thể...).
- Mọi công việc đều có kế hoạch trước để tránh tình huống bất ngờ xảy ra.
- Áp dụng phần mềm SMILE giúp việc quản lý, theo dõi khách hợp lý, toàn diện, việc đặt buồng, sơ đồ phòng trực quan, dễ sử dụng;... thuận tiện, khoa học, hạn chế sai sót, gian lận, giúp việc kiểm soát tốt hơn. SMILE cung cấp thông tin nhanh chóng, dễ dàng và kịp thời nhờ vào công cụ tìm kiếm đa năng, do đó hỗ trợ tốt cho việc kiểm soát hoạt động của khách sạn. Đồng thời, lưu trữ thông tin lâu dài, chính xác, mà không tốn kém nhiều chi phí, hỗ trợ kiểm soát lâu dài mà vẫn tiết kiệm và hiệu quả. Với phần mềm
theo từng hồ sơ khách, các khoản dịch vụ khi đã nhập vào hệ thống sẽ không cho phép nhân viên lễ tân xóa đi. Bất cứ lúc nào, chi tiết các giao dịch cũng có thể được in ra để kiểm tra, kiểm soát.
Khi check out, thông tin về các dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn sàng, đầy đủ giúp cho việc check-out nhanh chóng, loại trừ được các sai sót, nhầm lẫn.
Ngoài ra, viêc áp dụng phần mềm SMILE giúp in hóa đơn với nhiều lựa chọn, nhiều loại tiền; tuân thủ tuyệt đối chuẩn mực kế toán Việt Nam; kết hợp nhiều tính năng đặc thù của khách sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn.
- Quản lý trên phần mềm và trên sổ sách ,theo dõi cả ban ngày và ban đêm nên mọi việc đều được kiểm soát. Có camera ghi lại những hoạt động trong ngày nên mọi việc đều dễ dàng theo dõi. Khách sạn phân khách ra làm 3 loại để dễ quản lí, khách được quản lí theo nhiều thông tin như theo phòng ở, theo đoàn.
b) Nhược điểm.
Khách sạn chủ yếu quản lý thông qua phần mềm smile nên đòi hỏi nhân viên phải có khả năng và kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, như vậy khách sạn sẽ khá tốn kém chi phí đào tạo nhân viên cũng như mua bản quyền phần mềm và trường hợp phần mềm gặp vấn đề thì công tác quản lý sẽ gặp rắc rối (ví dụ: sẽ không cập nhật kịp thời số lượng phòng còn trống nếu khi đó có khách đến thuê phòng). Bên cạnh đó, viêc sử dụng phần mềm SMILE còn có những điểm hạn chế (Đây là những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý thông tin bằng máy vi tính) như:
+ Thiếu dấu vết của các giao dịch: các phần mềm kế toán thông thường ít khi được thiết kế các chức năng hỗ trợ trong việc kiểm tra hoặc nếu được thiết kế lưu lại đầy đủ dấu vết của các giao dịch thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn hoặc chỉ có thể đọc được trên máy tính. Do đó các sai sót, gian lận trong quá trình xử lý dữ liệu trên máy tính khó có thể được phát hiện kịp thời bởi các thủ tục thủ công.
+ Quy trình xử lý các nghiệp vụ: máy tính xử lý đồng loạt tất cả các nghiệp vụ giống nhau. Điều này cho phép loại bỏ gần như tất cả các sai sót có thể xảy ra nếu xử lý thủ công. Tuy nhiên, những sai sót do phần cứng hoặc do chương trình phần mềm sẽ dẫn đến việc tất cả các nghiệp vụ có thể đều bị xử lý sai.
+ Hạn chế trong việc phân công trách nhiệm: trong môi trường tin học, các thủ tục kiểm soát có thể được tập trung vào một người hoặc một số ít người, quyền hạn tập trung sẽ khiến khả năng gian lận dễ xảy ra hơn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm khó được đàm bảo.
+ Khả năng xảy ra gian lận sai sót và không tuân thủ: sai sót của con người trong việc thóng kê bảo dưỡng và vận hành hệ thống tin học cao hơn so với hệ thống xử lý thủ công, khả năng xảy ra gian lận trong hệ thống máy tính cũng có thể cao hơn do
việc truy cập trái phép, đánh cắp dữ liệu. Bên cạnh đó, sử dụng hệ thống tự động hóa sẽ làm hạn chế khả năng kiểm tra nhằm phát hiện sai sót gian lận.
+ Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong nhiều hệ thống máy tính một số nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động. Trong trường hợp này cần hiểu rằng, người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của chương trình.
+ Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm soát khác vào quá trình xử lý trên máy: rất nhiều các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động được thiết kế tích hợp vào chương trình. Do đó, các thủ tục kiểm soát này phụ thuộc vào kiểm soát chung của toàn bộ hệ thống máy tính.
- Trường hợp khách lẻ tự gọi điện đến đặt phòng hoặc qua mail,fax..thì rất khó để biết được thông tin đó là giả hay thật nên có thể gây thất thoát cho khách sạn. Hơn nữa, khách lẻ chỉ thanh toán khi ra về vì vậy có thể xảy ra trường hợp khách bỏ trốn không trả tiền. Nếu khách ở một thời gian lâu và sử dụng nhiều dịch vụ của khách sạn có thể gây cho khách sạn một khoản thiệt hại rất lớn.
- Trong giai đoạn cao điểm khách sạn có thể nhận số buồng đặt trước nhiều hơn so với số buồng thực trống của mình (với một tỷ lệ phầm trăm nhất định không quá nhiều). Nhưng nếu tất cả khách đặt phòng đều ở thì việc này sẽ dẫn đến tình trạng khách sạn không đủ phòng đắp ứng cho khách và làm mất uy tín của khách sạn.
- Việc quản lý qua phần mềm giảm số nhân viên cần thiết nhưng tăng tính chủ quan do mỗi người đảm nhận một phần và vẫn có khả năng chi phối thông tin cung cấp cho bộ phận khác.
4.2.2. Nguyên nhân và một số giải pháp hoàn thiện.
a) Nguyên nhân.
+ Nguyên nhân khách quan:
- Khách sạn Hương Giang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, cung cấp các sản phẩm mang tính đặc thù riêng nên việc không thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát cho chu trình bán hàng - thu tiền (vốn thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất) là điều không thể tránh được.
- Việc áp dụng phần mềm SMILE mặc dù mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và thực hiện các nghiệp vụ xảy ra trong khách sạn nhưng bản thân phần mềm vẫn là sản phẩm của con người tạo ra do đó những hạn chế vốn có của nó vẫn không thể khắc phục được. Đây cũng chính là những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý thông tin bằng máy vi tính.
- Khách sạn không có thủ tục kiểm tra hạn mức tín dụng của khách lẻ khi khách đặt phòng tạo điều kiện cho việc khách gian lận khi không đủ khả năng thanh toán.
- Trong quá trình khách lưu trú, khách sạn không kiểm soát được việc khách sử dụng các tiện ích ở trong phòng như sử dụng nước uống, khăn, giày dép... của khách sạn rồi mua từ ngoài vào để qua mặt nhân viên buồng phòng vẫn xảy ra.
- Bộ phận kiểm soát nội bộ ở khách sạn quá ít người (1 người), điều này chứa đựng nhiều rủi ro, gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu. Từ đó làm giảm hiệu quả của thủ tục kiểm soát.
- Khả năng làm việc của nhân viên: Một số nhân viên thiếu chuyên nghiệp khi xử lý các nghiệp vụ khách sạn:
+ Lễ tân ở khách sạn chưa thể kiểm soát được việc đặt phòng của khách trong trường hợp khách lẻ đặt phòng thông qua điện thoại, mail hay fax., vẫn xảy ra tình trạng khách đặt phòng rồi nhưng đến ngày lại không nhận phòng.
+ Nhận yêu cầu của khách không rõ ràng, không đầy đủ, từ đó phục vụ không đúng yêu cầu của khách: khách đặt món này nhưng mang lên món khác, đưa khách lên nhầm phòng, tính tiền cho khách hàng này sang cho khách hàng kia...
+ Một số nhân viên chưa làm tròn trách nhiệm công việc của mình. Ví dụ: khi khách check in, check out chưa cập nhật kịp thời lên hệ thống phần mềm SMILE nên xảy ra tình trạng phòng đang trống mà hiển thị là phòng đang có khách ở và ngược lại..
+ Việc quản lý bằng phần mềm làm cho một số bộ phận nhân viên chủ quan, lơ là trong việc kiểm soát các hoạt động, từ đó dẫn đến một số sai phạm không đáng có. - Việc thanh toán tất cả các dịch vụ của khách chỉ thực hiện một lần khi khách check- out, dù thời gian khách ở bao lâu là một điểm yếu của khách sạn. Khách có thể bỏ trốn nếu không thể thanh toán toàn bộ chi phí dịch vụ mà khách đã sử dụng. Điều này gây ra thất thoát cho khách sạn.
b) Một số giải pháp.
Khách sạn Hương Giang là khách sạn đạt tiêu chuẩn 4 sao, xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền khá chặt chẽ. Tuy nhiên, khách sạn cần xây dựng và thực hiện thêm các thủ tục kiểm soát, hoàn thiện nhân lực, thiết bị quản lý, phần mềm nhằm giảm thiểu rủi ro và gian lận.
+ Các thủ tục kiểm soát đề xuất thực hiện ở khách sạn:
- Cần tăng cường các thủ tục kiểm soát trong khâu tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng như lắp đặt thêm hệ thống máy ghi âm, ghi nhận khách hàng yêu cầu phục vụ gì nhằm đáp ứng tốt cho khách đồng thời dễ dàng quy rõ trách nhiệm cho các bộ phận khi xảy ra sai sót giữa khách hàng và khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ nên ghi nhật ký khách hàng, giờ vào, giờ ra, phòng ở, việc này cũng giúp chuyện nghiệp hơn trong phục vụ khách hàng. Ví dụ: Khi khách vào, nhiệm vụ của bảo vệ báo lễ tân để sẵn sàng đón khách, khi nhận phòng /trả phòng lễ tân có nhiệm vụ thông báo cho bảo vệ số phòng khách ở để ghi vào sổ nhật ký công việc,cũng có thể áp dụng tương tự với dọn phòng.
+ Khách sạn cũng cần quan tâm tới công tác nhân sự, khả năng cũng như phẩm chất đạo đức của nhân viên:
- Không ngừng đào tạo, bồi dưỡng nhân viên về chuyên môn cũng như nghiệp vụ. Công tác tuyển dụng đầu vào cũng phải tổ chức kỹ lưỡng, đảm bảo chất lượng nhân lực giúp các thủ tục kiểm soát khách sạn được vận hành có hiệu quả.
- Chú trọng, quan tâm nhân viên ở bộ phận lễ tân vì lễ tân là đại diện cho hình ảnh của khách sạn trong việc đón tiếp và phục vụ khách trong các thủ tục đầu tiên. Khách sạn nên tổ chức thực hành cho những người được đào tạo để trở thành lễ tân viên: ngoại ngữ thành thạo, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ được trang bị đầy đủ, luyện tập khả năng ứng xử trước nhiều tình huống với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, nhằm tạo được ấn tượng tốt nhất cho khách sạn trong mắt khách hàng.
- Các nhà quản lý cần thường xuyên nhắc nhở và đề cao tinh thần làm việc của nhân viên khách sạn, tránh tình trạng nhân viên lơ là, thiếu trách nhiệm. Trong trường hợp nhân viên sai phạm nhiều lần cần có biện pháp cứng rắn để giải quyết, tạo môi trường làm việc hiệu quả nhất.
- Khách sạn nên tăng cường thêm nhân sự cho phòng kiểm soát nội bộ (ít nhất 3 người) để đảm bảo tính khách quan và phân tách trách nhiệm. Tránh trường hợp 1