3.6.1. Lập hóa đơn chứng từ:
Hình 5: Mẫu SERVICES’ INVOICE
Đối với khách lẻ: Lễ tân sẽ in ra một danh sách tất cả các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Khách hàng sẽ kiểm tra lại. Sau khi
khách đồng ý, lễ tân lập hóa đơn SERVICES’ INVOICE gồm 3 liên cho khách, dù khách có lấy hay không để đảm bảo nguyên tắc. Sau đó giao 3 liên này cho thu ngân ở quầy lễ tân. Khách sẽ sang thu ngân để nộp tiền và ký xác nhận vào cả 3 liên. Sau đó, 1 liên gửi cho phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng, và 1 liên lưu tại quầy lễ tân.
Đối với khách đoàn: Lễ tân cũng lập hóa đơn SERVICES’ INVOICE gồm 3 liên cho đoàn, và trưởng đoàn sẽ ký xác nhận vào 3 liên này. Sau đó, 1 liên lưu tại quầy lễ tân, 2 liên còn lại giao cho phòng kế toán.
3.6.2. Thu tiền:
Ở quầy lễ tân, lễ tân và thu ngân là 2 người khác nhau.
Đối với khách lẻ: Khi khách hàng check out thu ngân lễ tân sẽ nhận 3 liên hóa đơn SERVICES’ INVOICE và thu tiền của khách. Khách có thể trả tiền mặt, cũng có thể trả qua thẻ.
+ Trường hợp khách trả qua thẻ sẽ cà thẻ ở ngay khách sạn, nếu ở khách sạn không có máy cà phù hợp, bộ phận lễ tân khách sạn có nhân viên riêng ra ngân hàng để cà thẻ.
Sau khi cà thẻ, số tiền ở thẻ của khách đã bị trừ, nhưng vẫn "treo lơ lửng" tại ngân hàng mà chưa chuyển vào tài khoản của khách sạn. Định kỳ, khách sạn sẽ kiểm tra số dư và báo cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản của khách sạn và gửi giấy báo có về.
+ Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt: Khách sạn dùng máy soi tiền đồng thời cũng dựa vào kinh nghiệm của thu ngân để phân biệt tiền thật hay giả. Nếu có sai sót thu ngân sẽ phải chịu trách nhiệm.
Nếu khách thanh toán bằng ngoại tệ, thu ngân phải cẩn trọng kiểm tra, sau đó ghi lại số serial tiền, số tiền, tỷ giá quy đổi từng ngày vào sổ của mình.
Đối với khách đoàn: Thu ngân ở lễ tân sẽ không thu tiền. Những dịch vụ mà khách hàng sử dụng không nằm trong thỏa thuận của hãng lữ hành và khách sạn đã được khách hàng trả ngay khi khách sử dụng xong dịch vụ. Những dịch vụ nằm trong thỏa thuận của hãng lữ hành và khách sạn sẽ được khách sạn làm việc với hãng sau.
Phòng kế toán khi nhận được hai liên SERVICES’ INVOICE từ lễ tân, 1 liên lưu tại phòng, 1 liên sẽ gửi cho hãng lữ hành. Kế toán của công ty sẽ tập hợp bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ phát sinh (các hóa đơn), bản fax xác nhận đặt phòng với hãng lữ hành do phòng Sales gửi lên từ trước, và danh sách các dịch vụ khách hàng đã sử dụng mà hãng lữ hành có trách nhiệm chi trả. Tất cả gửi qua bưu điện cho hãng lữ hành để đối chiếu công nợ. Hãng lữ hành nhận được bộ hồ sơ, đồng ý thanh toán thì sẽ fax lại một biên bản đồng ý chấp nhận thanh toán.
Tại thủ quỹ:
Cuối ca, thu ngân tất cả các bộ phận lập bảng kê (PAYMENT REPORT đối với thu ngân ở lễ tân và LIST OF PAYMENT đối với các bộ phận khác) để nộp tiền cho thủ quỹ ở phòng kế toán. Thủ quỹ căn cứ vào bảng kê để thu tiền. Khi thu tiền, thủ quỹ cũng phải kiểm tra kỹ. Đặc biệt đối với ngoại tệ, thủ quỹ cũng phải ghi lại số serial, số tiền, tỷ giá vào Sổ quỹ. Sau này, khi xảy ra việc phát hiện tiền giả, thủ quỹ sẽ kiểm tra số serial trên tờ tiền, đối chiếu với sổ ghi của thu ngân để xem thu ngân bộ phận nào đã thu phải tiền giả (lễ tân, nhà hàng…) và bộ phận đó sẽ phải chịu trách nhiệm. Sau khi thủ quỹ đã kiểm tra và thu đủ tiền, thu ngân sẽ ký vào sổ nộp tiền của thủ quỹ để chứng minh thu ngân đã nộp tiền, thủ quỹ cũng phải ký vào sổ của thu ngân và đóng dấu “Đã thu tiền” lên bảng kê để chứng minh thủ quỹ đã thu đủ tiền.
Hình 6: Mẫu PAYMENT REPORT
Tại kế toán:
Cuối ca, thu ngân các bộ phận sẽ chuyển các hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng cho kế toán. Kế toán khi nhận được các hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng của thu ngân sẽ biết cụ thể số tiền thu được từ thủ quỹ là bao nhiêu.
Cuối ngày, sau khi thu tiền từ tất cả các thu ngân, thủ quỹ sẽ nộp tiền cho kế toán. Kế toán khi thu tiền từ thủ quỹ sẽ kiểm tra lại số tiền thủ quỹ nộp với số tiền đã nắm được từ hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng do thu ngân chuyển đến. Kế toán lập Phiếu thu số tiền thu được từ thủ quỹ gồm 2 liên, yêu cầu thủ quỹ ký xác nhận, sau đó 1 liên giao cho thủ quỹ, 1 liên kế toán lưu.