Đối với lại thư vui vẻ hay loại tỏ ra quan tâm, ta nên sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, tức là ý chính đưa lên đầu rồi thuyết minh bằng các chi tiết. Cấu trúc này được sử dụng trong các lại thư sau : thư khiếu nại, thư đặt hàng.
Kiểu sắp xếp như vậy cĩ những lợi ích sau :
- Ta viết ngay được câu đầu mà khơng phải do dự gì, tiếp đĩ ta chuyển qua các chi tiết cũng dễ dàng.
- Ý chính mở đầu cĩ tác dụng cuốn hút người đọc.
- Đối với thư báo tin vui, ngay câu đầu ta đã tạo được tâm lý vui vẻ thoải mái nơi người đọc, làm cho họ dễ chấp nhận đoạn giải thích tiếp theo.
- Hơn nữa, người nhận thư sau khi đã nằm được ý chính ở ngay câu đầu cĩ thể đọc lướt giải thích tiếp theo, tiết kiệm được thời gian.
¬ Thư khiếu nại
+ Viết thư khiếu nại
Ví dụ, một đội thợ xây đã khơng lắp đúng máy nước nĩng loại 20 lít, như đã ghi trong hợp đồng, mà lại là loại 10 lít, khơng tiện cho gia đình đơng người.
Bạn viết thư khiếu nại cho người thầu theo kiểu suy diễn, bố cục như sau : - Ngay câu đầu nêu bật địi hỏi “Xin ơng vui lịng cho thay các bình nước nĩng loại 10 lít vừa lắp sáng nay bằng loại 20 lít”
- Sau đĩ mới viện ra các lý do : “Vì gia đình chíng tơi đơng người, nên hợp đồng đã ghi rõ cần lắp đặt loại 20 lít cho mỗi phịng”.
- Kết thúc bằng một lời khen và cảm ơn: “Tiến độ thi cơng cĩ vẻ vượt kế hoạch; rất cảm ơn sự khẩn trương đĩ của ơng và tồn kíp thợ xây”
Ví dụ : Ta hãy xem bức thư khiếu nại của khách hàng mà một khách sạn nhận được:
+ Trả lời thư khiếu nại
Associated Plastics, Hong Kong
Kính thư
Lee Loong Koon
Tơi là một khách hàng thường xuyên của khách sạn nhưng với sự cư xử lần này, nên trong tương lai tơi sẽ ở tại khách sạn Rainbow.
Tơi là một người khách nghỉ tại khách sạn của ngài từ ngày 7 đến ngày 19 tháng 5 năm 2005, tại phịng số 1023. Trong thời gian nghỉ tại khách sạn tơi đã khơng thể nào ngủ được do những tiếng ồn từ các phịng xung quanh và của thang máy gần cửa buồng tơi. Tơi đã thơng báo vấn đề này 3 lần tới nhân viên của bộ phận tiếp tân nhưng họ đã bảo với tơi rằng việc đổi phịng là khơng thể được do hệ thống máy tính trong khách sạn hoạt động khơng tốt.
Hà Nội
Thưa ngài Khoa, Giám đốc lễ tân Khách sạn Sunflower,
Nhà kinh doanh thường đáp ứng khẩn trương các thư khiếu nại đúng quy định, vì điều đĩ tạo nên uy tín cho chính họ. Cũng theo kiểu suy diễn :
- Ngay câu đầu, khẳng định điều khiếu nại đang được đáp ứng khẩn trương. - Tiếp đĩ, giải thích các hồn cảnh dẫn đến thực hiện sai lệch hợp đồng. - Cuối thư, rất cảm ơn đã kịp thời nêu vấn đề.
Ví dụ: xem xét bức thư phúc đáp khiếu nại đối với khách sạn Sunflower ở trên.
Giám đốc lễ tân
Kính thư,
Tơi mong muốn được đĩn tiếp ngài trở lại khách sạn Sunflower trong một tương lai gần. Tơi muốn cĩ được cơ hội để cho ngài biết được rằng chúng tơi đã rút ra được bài học từ những sai lầm của mình và hy vọng rằng chúng tơi cĩ thể thuyết phục được gnài ở lại chỗ chúng tơi trong lần tới khi ngài đến khu vực này. Để thể hiện thiện chí của mình, tơi xin được mời ngài một kỳ nghỉ miễn phí ba đêm tại khách sạn cùng với bữa sáng.
Tơi đã nĩi chuyện với các nhân viên lễ tân về thư phúc đáp của ngài nhận được và tơi giờ đây tin rằng một sự cư xử như vậy sẽ khơng xảy ra với khách hàng trong tương lai. Cám ơn bức thư của ngài cho tơi biết những vấn đề xảy ra đối với ngài trong thời gian ngài nghỉ tại khách sạn. Tơi rất lấy làm tiếc khi được biết vấn đề mà ngài đã gặp phải và về việc chúng tơi đã khơng làm được gì để giúp ngài trong thời gian ngài nghỉ tại khách sạn của chúng tơi. Rõ ràng việc thay đổi phịng khơng liên quan gì đến máy tính và việc này cần được tiến hành cho ngài như một biện pháp giải quyết tiếng ồn mà ngài đã gặp phải. Tơi muốn được gửi tới ngài lời xin lỗi chân thành của mình.
Thưa ngài Lee
¬ Thư đặt hàng
Thư đặt hàng tạo ra một nửa phần của một hợp đồng. Nửa phần cịn lại của hợp đồng do người bán thể hiện chấp nhận, khi chuyển hàng tới cho khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thư đặt hàng cũng sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, để thể hiện sự nghiêm túc: - Ngay câu mở đầu dùng các từ rõ ý : xin gửi ngay . . .
- Rồi ghi rõ chi tiết các hạng mục, danh mục, bao gồm mã hiệu catalogue, giá tiền, màu sắc, kích cỡ.
- Thơng báo kế hoạch thanh tốn
- Cuối thư bày tỏ hy vọng sớm nhận được hàng.
Nhiều doanh nghiệp cung cấp mẫu thư đặt hàng in sẵn người mua chỉ việc điền vào, sao cho đầy đủ chi tiết.
+ Thư xác nhận đơn đặt hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, bạn cĩ thể gửi thư phúc đáp gồm các ý chính sau: - Bày tỏ sự hân hoan nhận được thư đặt hàng
- Giới thiệu tĩm tắt thêm vài lời về những thuận lợi của mặt hàng được chọn đặt. - Lời cam kết quan tâm ngay và chu đáo đến hàng hĩa được đặt.
- Hy vọng cĩ thêm đơn đặt hàng khác. Ví dụ :
¬ Các thư đề nghị cung cấp thơng tin,
Thưa ơng,
Chúng tơi hân hạnh nhận được đơn đặt hàng số 777 để mua thép và vì mặt hàng này cĩ sẵn nên gởi tới ơng ngay hơm nay bằng tàu thủy. Cước phí do ơng chịu.
Chúng tơi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được các đơn đặt hàng trong tương lai.
Trân trọng
Ví dụ : thơng tin về sản phẩm, giá cả, dịch vụ . . . Thường được tiếp nhận một cách vui vẽ, với hy vọng cĩ thêm dịp làm ăn. Tuy vậy cũng cĩ khi họ cân nhắc lời lẽ trong thư để xác định thái độ. Vì vậy, viết thư hỏi thơng tin phải nghiêm túc và đặt ý ở ngay đầu câu.