D nợ: (cá biệt) Số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả
1.3.3 các hình thức sổ kế toán áp dụng để hạch toán tiền lơng, bhxh, bhyt, kpcđ.
Hình thức nhật ký chung:
Hình thức này phản ánh các nghiệp kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào1 quyển sổ gọi là nhật ký chung. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, phù hợp áp dụng kế toán máy.
Quá trình thực hiện gồm các sổ:
- Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt ( nhật ký thu tiền) - Sổ cái tài khoản: TK334, TK335, TK338
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Đặc trng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhậtký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, công ty mở sổ, thẻ chi tiết để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi tiết.
Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung nên phơng pháp ghi chép tơng tự nh sổ nhật ký chung. Song để tránh trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không cần ghi vào sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt bao gồm nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, bán hàng.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.5: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng trong kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Ghi chú
: ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng