Tất cả các loại giấy tờ trên đảm bảo hồ sơ địa chính có tính pháp lý cao, từ đó là cơ sở để bảo vệ quyền sử dụng đất hợp pháp của ngời sử dụng đất hợp pháp đồng thời thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cấp chính quyền trong việc quản lý và sử dụng đất đai.
Trên đây là tất cả các tài liệu cơ bản của hồ sơ địa chính và mỗi một loại tài liệu chứa đựng các loại thông tin khác nhau về đất đai nhằm quản lý toàn bộ các mối quan hệ đất đai, điều chỉnh quan hệ đất đai phục vụ cho mục tiêu kinh tế – chính trị. Vì vậy, cần xây dựng hồ sơ địa chính với chất lợng cao, tức là các tài liệu này phản ánh chính xác hiện trạng sử dụng đất và phải thiết lập đầy đủ các loại tài liệu trên. Trên cơ sở tìm hiểu nội dung của hồ sơ địa chính thì vấn đề đặt ra là: hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính thì cần đồng thời hoàn thiện từng nội dung của hồ sơ địa chính.
Do hồ sơ địa chính có vai trò quan trọng là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền sử dụng đất hợp pháp của ngời sử dụng đất. Nhờ vào hệ thống hồ sơ địa chính đã thiết lập mà Nhà nớc nắm chắc quỹ đất, xác định rõ lịch sử, ranh giới từng thửa đất làm cơ sở để bảo vệ quyền sử dụng đất; giải quyết tranh chấp đất đai. Chính vì vậy Nhà nớc xây dựng hệ thống văn bản về hồ sơ địa chính làm cơ sở pháp lý cho việc lập và quản lý hồ sơ địa chính.
III. Cơ sở pháp lý của công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính . chính .
Nh chúng ta đã biết, bất kỳ Nhà nớc nào cũng coi đất đai là một trong những vấn đề quan trọng. Nhà nớc muốn quản lý chặt chẽ vốn đất đai, tình hình sử dụng đất và hớng việc sử dụng đất đai phục vụ mục tiêu kinh tế – chính trị của mình. Vì thế để quản lý đợc đất đai Nhà nớc sử dụng công cụ pháp luật, xây dựng hệ thống văn bản pháp quy về quản lý đất đai.
Hệ thống các văn bản đất đai hiện nay trớc tiên là Luật đất đai 1993 (14/07/1993), Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật đất đai (02/12/1998), Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật đất đai do Quốc Hội khóa IX thông
qua ngày (29/06/2001) đã quy định đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là nhiệm vụ bắt buộc và hết sức cần thiết. Thực hiện nhiệm vụ này là cơ sở cho việc thi hành Luật đất đai là một trong những nhiệm vụ u tiên hàng đầu trong các nhiệm vụ quản lý Nhà nớc về đất đai. Hệ thống các văn bản quy định lập và quản lý hồ sơ địa chính nh sau:
- Điều 13, khoản 5 quy định “đăng ký đất đai, lập và quản lý sổ địa chính, quản lý các hợp đồng sử dụng đất, thống kê, kiểm kê đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ”.
- Công văn 434/CV_ĐC tháng 7/1993 của Tổng Cục địa chính ban hành tạm thời mẫu sổ sách hồ sơ địa chính thay thế cho mẫu quy định tại Quyết định số 56/ ĐKTK năm 1881.
- Quyết định 499/QĐ_ĐC ngày 27/7/1995 của Tổng Cục địa chính quy định các mẫu sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai
- Thông t 346/1998/TT- TCĐC ngày 16/3/1998 của Tổng Cục địa chính hớng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thông t 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 của Tổng Cục địa chính hớng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Phần II : Thực trạng công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính ở nớc ta
Hơn 510 năm trớc đây, Vua Lê Thánh Tông đã ban hành Luật Hồng Đức là bộ luật đầu tiên của nớc ta nhằm điều chỉnh các quan hệ về đất đai, đồng thời cũng là lần đầu tiên ở nớc ta cho thành lập hệ thống địa bạ để quản lý đất đai (địa bạ Hồng Đức) và cho đo đạc thành lập bản đồ quốc gia để quản lý địa giới hành chính (tập bản đồ Hồng Đức). Nh vậy, cả lĩnh vực quản lý đất đai và đo đạc bản đồ ở nớc ta đều có lịch sử hơn 500 năm, điều đó chứng tỏ công tác quản lý đất đai đã đợc chú trọng từ rất lâu đời.
Hơn 100 năm trớc đây, khi thực dân Pháp đặt chân tới Đông Dơng đã đa phơng pháp luận và kỹ thuật mới vào lĩnh vực đất đai, tạo cơ sở cho xây dựng hệ thống địa chính hiện đại. Hệ thống pháp luật của Pháp đã thay thế Luật Gia Long, hệ thống bản đồ địa chính đợc đo lại và áp dụng giấy chứng nhận (bằng khoán) thay thế cho địa bạ ở đô thị. Xây dựng lới toạ độ- độ cao quốc gia và hệ thống bản đồ địa hình tỉ lệ 1/100.000. Mục đích nhằm quản lý toàn bộ đất đai ở khu vực Đông Dơng.
Ngành địa chính cách mạng đợc xây dựng bắt đầu thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ nhất. Mục đích quản lý thống nhất các loại đất đai, quản lý và triển khai công tác đo đạc bản đồ. Thực hiện Luật đất đai 1993 với bẩy nội dung quản lý Nhà nớc về đất đai. Nhiệm vụ chính của ngành địa chính hiện nay là hoàn chỉnh hệ thống pháp luật đất đai, xây dựng hệ thống hồ sơ địa chính, nâng cao năng lực hệ thống tổ chức địa chính 4 cấp ở nớc ta. Tập trung vào công tác đo đạc bản đồ để xây dựng hệ thống hồ sơ địa chính thống nhất.
Điểm lại quá trình lịch sử trên có thể nói rằng, công tác đo đạc bản đồ, lập hồ sơ địa chính đã đợc chú trọng từ lâu song ta thấy đến nay cả nớc ta cha có bộ hồ sơ địa chính hoàn chỉnh phục vụ công tác quản lý đất đai. Nguyên nhân là các hệ thống hồ sơ địa chính ở mỗi thời kỳ có đặc điểm khác nhau phục vụ công tác quản lý đất đai ở mỗi thời kỳ do đó để thành lập hệ thống hồ sơ địa chính đầy đủ phục vụ công tác quản lý đất đai trong thời kỳ mới cần tìm hiểu thực trạng công tác hồ sơ địa chính qua các thời kỳ để từ đó rút ra quy luật trong việc thực hiện công tác này đồng thời đề ra biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hồ sơ địa chính phục vụ công tác quản lý và sử dụng đất đai phù hợp với tình hình phát triển kinh
tế –xã hội của đất nớc và đi trớc một bớc trong thực hiện công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc.