TT Tên sổ Ký hiệu
doanh nghiệp
2.2.5. Tình hình vận dụng báo cáo kế toán:
Theo chế độ kế toán hiện hành, hàng năm phòng tài chính kế toán của công ty chuẩn bị các báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh tài chính.
Ngoài ra, để hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng tài chính kế toán còn chuẩn bị các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc.
2.3. Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xe lửa Gia Lâm
2.3.1. Kế toán vốn bằng tiền
2.3.1.1. Đặc điểm
Tiền của Công ty gồm tiền tại quỹ và tiền gửi tại Ngân hàng. Tiền của Công ty được hình thành từ nhiều nguồn như: Vốn vay, vốn đầu tư ban đầu, doanh thu cung cấp dịch vụ…
2.3.1.2. Chứng từ kế toán liên quan
Tuân thủ chế độ hiện hành, chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền gồm:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Biên lai thu tiền
- Giấy thanh toán tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán
- Bản thanh toán tiền thuê ngoài
2.3.1.3. Tài khoản sử dụng
Tiền của Công ty gồm tiền tại quỹ và tiền gửi tại Ngân hàng. Tiền của Công ty là tiền Việt Nam, mọi đồng tiền khác đều được quy đổi ra tiền Việt Nam.
Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty đều tuân thủ theo các nguyên tắc, quy định, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước.
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm vốn bằng tiền, kế toán tại Công ty sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 111 “Tiền mặt”: phản ánh các loại tiền của Công ty, chi tiết tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
- Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”: Theo dõi tiền của Công ty gửi tại các ngân hàng, chi tiết thành 1121 – Tiền VND gửi Ngân hàng. Do Công ty gửi tiền tại nhiều ngân hàng khác nhau, kế toán tiền VND gửi ngân hàng chi tiết thành:
o 11211: Sở GDI – Nh Công thương Việt Nam
o 11212: NH đầu tư phát triển Bắc HN
o 11214: NH Công thương Chương Dương
o 11215: Sở giao dịch NH ngthương VN. 2.3.1.4. Sổ kế toán: - Sổ cái TK 111, 112 - Sổ chi tiết TK 1111, 1121 - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi NH
- Sổ chi tiết tiền vay
2.3.1.5. Trình tự ghi sổ
Hàng ngày mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Phiếu thu (chi) được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần được chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc công ty ký duyệt rồi chuyển đến cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ (xuất quỹ). Trong 3 liên của phiếu thu (phiếu chi), 1 liên được thủ quỹ giữ lại để ghi sổ, 1 liên giao cho cho người nộp tiền (người nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu. Riêng đối với trường hợp chi tiền, trước khi kế toàn tiền mặt lập phiếu chi cần kiểm tra sự hợp lệ của các giấy đề nghị chi tiền.
Ngoài phiếu thu (phiếu chi), kế toán tiền mặt còn phải lập biên lai thu tiền. Biên lai thu tiền được lập tương tự như phiếu thu.
Đến cuối mỗi ngày, thủ quỹ tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ cái, sổ chi tiết…
Phiếu thu,
Phiếu chi, biên -Sổ cái TK111, 112 lai thu tiền… -Sổ chi tiết TK1111
TK1121… Phần mềm Kế toán (máy vi tính)
Sổ NK chi tiền - Báo cáo kế toán quản trị
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
2.3.2. Kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm
2.3.2.1. Đặc điểm
Nguyên vật liệu, dụng cụ của doanh nghiệp gồm nhiều loại với các tính năng khác nhau nhằm mục đích phục vụ việc sản xuất của Công ty. Phần lớn nguyên vật liệu, dụng cụ của Công ty là mua ngoài nhưng bên cạnh đó có một phần nhỏ tự chế gọi là dự bị phẩm.
Theo chế độ hiện hành, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm của Công ty được tính theo giá thực tế (giá gốc)
Giá thực tế vật liệu xuất kho ở Công ty được tính theo phương pháp bình quân gia quyền
2.3.2.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho - Phiếu lĩnh vật tư - Hóa đơn mua hàng
2.3.2.3. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu, dụng cụ và phục vụ cho việc quản lý các nguyên vật liệu, dụng cụ được dễ dàng kế toán theo dõi trên tài khoản 152 và các tài khoản chi tiết:
- Vật liệu chính- TK1521
- Vật liệu phụ – TK1522
- Nhiên liêu – TK1523
- Dự bị phẩm – TK1526
- Thiết bị QLCT – TK1527
Công cụ dụng cụ được theo dõi trên TK153, chi tiết TK1531 Hàng hóa được theo dõi trên TK156, chi tiết TK1561 và TK1562
2.3.2.4. Sổ kế toán
- Sổ NKC
- Sổ cái TK152, 153,156
- Sổ chi tiết TK1521, 1522, 1523, 1526, 1527, 1531, 1561, 1562 - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa
- Thẻ kho
2.3.2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Khi nguyên vật liệu, dụng cụ mua về được chuyển đến kho, thủ kho tiến hành kiểm nghiệm và lập phiếu nhập kho.
Còn đối với trường hợp xuất nguyên vật liệu, dụng cụ: Căn cứ và thiết kế được duyệt hoặc các bản giải thể, kế hoạch sản xuất, nhu cầu sản xuất thực tế, phòng kỹ thuật viết phiếu lĩnh vật tư cho các phân xưởng chuyển qua phòng vật tư duyệt, sau đó mới làm thủ tục xuất kho cho các phân xưởng. Chứng từ gốc xuất vật tư cho sản xuất ở Công ty là phiếu lĩnh vật tư.
Cuối tháng kế toán tiến hành căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để nhập số liệu về vật tư mua trong tháng, căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để nhập số liệu vật liệu dụng cụ xuất dùng trong tháng. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ cái và sổ chi tiết liên quan…
Phiếu lĩnh vật tư, -Sổ cái TK621,627 Phiếu nhập kho, TK622,154 Hóa đơn - Sổ NKC Phần mềm Kế toán (máy vi tính) - Thẻ kho
- Sổ chi tiết - báo cáo tài chính vật liệu - Báo cáo kế toán quản trị
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
2.3.3. Kế toán tài sản cố định
2.3.3.1. Đặc điểm
Tài sản cố định tại Công ty bao gồm nhiều loại với chức năng khác nhau được phân chia thành các nhóm sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc - Máy móc thiết bị
- Phương tiện vận tải, truyền dẫn - Thiết bị, dụng cụ quản lý
- TSCĐ khác (phúc lợi)
2.3.3.2. Chứng từ kế toán
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thanh
- Biên bản kiểm kê TSCĐ
2.3.3.3. Tài khoản sử dụng
Tài sản cố định của Công ty gồm nhiều loại được theo dõi trên TK211, chi tiết thành:
- TK2111: Nhà cửa, vật kiến trúc
- TK2112: Máy móc thiết bị
- TK2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn
- TK2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý
- TK2118: TSCĐ khác ( phúc lợi)
Hao mòn tài sản cố định được theo dõi trên TK214, chi tiết TK2141
2.3.3.4. Sổ sách kế toán
- Sổ TSCĐ
- Thẻ chi tiết TSCĐ
- Sổ theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng
- Sổ NKC - Sổ cái TK211,214 - Sổ chi tiết TK2111, TK2112, TK2113, TK2114, TK2118, TK2141 2.3.3.5. Sơ đổ trình tự ghi sổ Bbản giao nhận -Sổ cái TK211, 214 TSCĐ, bbản thanh -Sổ NKC lý TSCĐ … - Sổ chi tiết TK2111, TK2112, … Phần mềm Kế toán (máy vi tính) - Sổ TSCĐ
- Thẻ chi tiết - báo cáo tài chính TSCĐ - Báo cáo kế toán quản trị
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
2.3.4. Kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3.4.1. Đặc điểm
Chi phí tiền lương của cán bộ công nhân viên bao gồm: tiền lương trả theo sản phẩm và tiền lương trả theo thời gian. Trong đó, lương trả theo sản phẩm là lương khoán cho từng phần công việc.
2.3.4.2. Chứng từ kế toán
- Bảng chấm công
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Phiếu báo làm thêm giờ
- Hợp đồng giao khoán
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Bảng kê trích các khoản theo lương
- Bảng lương sản phẩm
2.3.4.3. Tài khoản sử dụng
Tiền lương phải trả người lao động được theo dõi trên TK334, chi tiết thành:
- TK3341: Tiền lương phải trả CNV
- TK3342: Tiền BHXH trả CBCNV
- TK3343: Tiền lương CNSXKD dịch vụ
Các khoản trích theo lương gồm: BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, được theo dõi trên TK338, cụ thể:
- TK3382: Kinh phí công đoàn
- TK3383: BHXH - TK3384: BHYT 2.3.4.4. Sổ kế toán - Sổ NKC - Sổ cái TK334, 338 - Sổ chi tiết TK3341, 3342, 3343, TK3382, 3383, 3384 2.3.4.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm cô ng, biên bản kiểm tra kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng, định mức lao động, đơn giá mức lao động và mức lương cơ bản của cán bộ công nhân viên trong Công ty, phòng Tổ chức Nhân chính lập bảng thanh toán lương tính tiền lương phải trả trong tháng. Bảng thanh toán lương sau đó được chuyển đến phòng kế toán, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính. Số liệu sẽ được phần mềm kế toán xử lý và chuyển vào các sổ kế toán liên quan.
Bảng chấm công, -Sổ NKC
Bảng thanh toán -Sổ cái TK334, 338 tiền thưởng… - Sổ chi tiết TK3341,
TK3342, … Phần mềm Kế toán (máy vi tính)
- báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
2.3.5. Kế toán chi phí sản xuất - tính giá thành sản phẩm
2.3.5.1. Đặc điểm
Toàn bộ chi phí sản xuất trong Công ty được chia thành 3 yếu tố:
- Chi phí nguyên liệu, vật liêu trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp của Công ty bao gồm toàn bộ chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT) của công nhân trực tiếp tham gia sản xuất.
Chi phí tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất bao gồm:
o Tiền lương trả theo sản phẩm: lương khoán cho từng phần công việc.
o Tiền lương trả theo thời gian
Chi phí tiền lương được tính cho từng phân xưởng rồi sau đó tập hợp toàn công ty vào định kỳ cuối tháng, bao gồm cả lương công nhân sản xuất hàng trong chỉ tiêu và ngoài chỉ tiêu cấp trên giao.
- Chi phí sản xuất chung: không được hạch tóan riêng cho từng phân xưởng mà tập hợp chung toàn công ty, bao gồm: vật liệu, nhiên liệu, thiết bị, dự bị phẩm dùng cho sản xuất chung.
Công ty xác định kỳ tính giá thành là hàng tháng vào ngày cuối tháng, phù hợp với kỳ kế toán.
Về phương pháp tính giá thành, Công ty vận dụng phương pháp đơn giản, chỉ tính tổng giá thành của toàn bộ sản phẩm trong tháng. Cụ thể:
Tổng giá thành sản phẩm trong tháng = Sphẩm dở dang đầu tháng + Chi phí ps trong tháng - Gtrị DBP chế tạo nhập kho - Giá trị phế liệu thu hồi - Sphẩm dở dang cuối tháng Hiện nay do không tập hợp CPSX theo đơn đặt hàng nên kế toán không đánh giá sản phẩm dở dang cuối tháng của từng đơn đặt hàng mà đánh giá sản phẩm đánh giá sản phẩm dở dang của toàn Công ty. Cụ thể:
Giá trị sản phẩm dở
dang cuối tháng =
Giá bán công nghiệp
của sản phẩm x
Tỷ lệ % mức độ hoàn thành của chúng
2.3.5.2. Chứng từ kế toán liên quan:
- Phiếu lĩnh vật tư
- Bảng phân bổ KH
- Bảng phân bổ CPSXC
2.3.5.3. Tài khoản sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất:
Theo quy định hiện hành, toàn bộ chi phí trong Công ty được chia thành 3 yếu tố:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp – TK621
- Chi phí nhân công trực tiếp – TK622
- Chi phí sản xuất chung – TK627:
o Chi phí dụng cụ phân xưởng – TK6273
o Chi phí khấu hao tài sản cố định – TK6274
o Chi phí bảo hộ lao động dùng cho sản xuất – TK6275
o Chi phí nâng cấp bậc cho công nhân – TK6276
o Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chung bao gồm chi phí điện, nước, điện thoại…. – TK6277
o Chi phí khác bằng tiền trong phạm vi phân xưởng: chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí cho nhân viên phân xưởng – TK6278
o Chi phí tiền ăn ca – TK6279
2.3.5.4. Sổ kế toán gồm: - Sổ NKC - Sổ cái TK 627, 621, 622, 154 - Sổ chi tiết TK6273, 6274, 6275, 6276, 6277, 6278, 6279 - Sổ chi phí SXKD - Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
2.3.5.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Cuối mỗi tháng, kế toán chi phí sản xuất thu thập các chứng từ liên quan đến tình hinh sản xuất từ các phân xưởng liên quan để phân loại và nhập số liệu vào máy tính. Thông qua chương trình đã được cài đặt sẵn về cách thức phân bổ chi phí, cách tính sản phẩm dở dang… phần mềm kế toán sẽ tính ra giá thành sản phẩm cũng như giá trị sản phẩm dở dang.
Phiếu lĩnh vật tư, -Sổ cái TK621,627 Bảng phân bổ KH, TK622,154 Bảng phân bổ - Sổ NKC CPSXC… Phần mềm Kế toán (máy vi tính)
- Sổ chi phí SXKD - báo cáo tài chính - Thẻ tính giá - báo cáo kế toán thành sph, dịch vụ quản trị
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
2.3.6. Kế toán doanh thu
2.3.6.1. Đặc điểm
Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận khi sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng.
2.3.6.2. Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT
2.3.6.3. Tài khoản sử dụng
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết:
o TK5111: Doanh thu bán hàng hoá
o TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK515: Doanh thu hoạt động tài chính, chi tiết:
o TK5151: Doanh thu hoạt động tài chính
o TK5152: Doanh thu hoạt động tài chính (không VAT)
o TK5153: Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TGNH)
- TK641: Chi phí bán hàng, chi tiết:
o TK6415: Chi phí bảo hành
o TK6417: Chi phí BH: dịch vô mua ngoài
- TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
o TK6421: Chi phí nhân viên quán lý
o TK6422: Chi phí vật liệu quản lý
o TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
o TK6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
o TK6425: Thuế, phí và lệ phí
o TK6426: Chi phí dự phòng
o TK6427: Chi phí dịch vô mua ngoài
o TK6428: Chi phí bằng tiền khác
o TK6429:
2.3.6.4. Sổ kế toán
- Sổ NKC
- Sổ cái TK 511 và sổ chi tiết TK tương ứng
- Sổ cái TK515 và sổ chi tiết TK tương ứng
- Sổ chi tiết bán hàng
2.3.6.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ:
-Sổ NKC
Hoá đơn GTGT… -Sổ cái TK511, 515 - Sổ chi tiết TK5111, TK5151, … Phần mềm