IV. Hệ thống sổ sách áp dụng cho quá trình lu chuyển hàng hóa nhập khẩu.
2. Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơng pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơng pháp hạch toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá NK.
Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kế toán cập nhật thờng xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK cũng nh công nợ phải trả các tài khoản khác.
Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ đợc và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ …
Trớc khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho biết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng ).
2. Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhậpkhẩu. khẩu.
Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức quản lý cũng nh trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK thì tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với chế độ tài chính.
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá NK phải thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo dõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.
Tồn tại 2 : Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng nh đã kể ở trên thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến độ sản xuất cũng nh kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt.
Tồn tại 3 : Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 – Hàng mua đang đi đờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu, Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng TK156 và phân thành 2 tiết khoản là :
ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho chuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 ‘ Hàng gửi bán’. Nhng trong quá trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.
Trớc tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiến hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lý chặt chẽ lợng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ. Nhng Công ty đã không thực hiện nh vậy, điều này đợc giải thích là do thời gian lu tại cảng và đang đi trên đờng ngắn không đáng kể để ghi vào sổ.
Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, Kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lợng hàng hoá này do không phản ánh chi phí thu mua nh : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lu kho, lu bãi … mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực kỳ vô lý của công ty vì nh vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bán hàng lên một lợng đáng kể, kết quả là lãi gộp tăng so với bình thờng.
Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào tài khoản 157 ‘ Hàng gửi bán’ mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bán hoặc giảm TK 156.
Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trực tiếp nên việc sử dụng TK 511 không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽ không theo dõi đợc lợi ích từ các hoạt động đem lại doanh thu khác nhau để có phơng án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp.
Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thì công ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính mà còn làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 “ Thuế tiêu thụ đặc biệt”
tại cảng hoặc chuyển thẳng đến ngời mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát hàng hoá NK và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng.
Tồn tại 4 : Sử dụng cha đúng tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xây dựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụng vào tài khoản ngân hàng : TK 1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ ; TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội’. Điều này không những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài khoản ngân hàng khác.
Tồn tại 5 : Hệ thống sổ sách.
Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tợng khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phải trả.
Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đó hay không.
Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận …nhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đợc hoặc vợt mức kế hoạch.
Tồn tại 6 : Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi.
lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi. Đây là nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, dự phòng mà đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời của doanh nghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp. Mặt khác dự phòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.
Tồn tại 7 : Trong công tác quản lý và tổ chức NK hàng hoá
Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ, Phòng kinh doanh nhận đợc chứng từ nhng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn, báo cáo kế toán có thể bị chậm chễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản nh phạt nộp chậm thuế gây thiệt hại cho công ty. Hơn nữa, các hoá đơn của một thơng vụ phát sinh thờng đến ngày giao hàng cho khách hàng thì mới ghi hoá đơn cùng ngày và gửi về Phòng kế toán để định khoản, điều này là không đúng với quy định về việc phản ánh đúng, đủ và kịp thời các chi phí phát sinh tại thời điểm đó để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Trong những năm gần đây, Công ty đã mở rộng hàng hoá không những chỉ gói gọn trong Tổng cục Việt Á mà còn sang các ngành kinh doanh khác, nhng Công ty cha có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lợng lớn, thờng xuyên và luôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, Công ty cũng cha có chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán trớc hạn để giữ khách đồng thời khuyến khích ngời mua trả tiền trớc.