3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toỏn trong cụng ty
3.3.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Thẻ TSCĐ, bảng phõn bổ khấu hao, bỏo cỏo tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ… Trường hợp tăng TSCĐ, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau:
Bộ phận cú nhu cầu TSCĐ
Giỏm đốc
Phũng cơ giới vật tư
Hội đồng giao nhận Kế toỏn trưởng Kế toỏn tài sản cố định Kế toỏn tổng hợp Lập đề nghị mua TSCĐ Ký duyệt Mua tài sản cố định Lập biờn bản bàn giao TSCĐ Ký duyệt biờn bản Ghi thẻ tài sản cố định Lập bảng tớnh khấu hao Lập chứng từ ghi sổ Ghi sổ tổng hợp
Bộ phận cú nhu cầu thiết bị lập bỏo cỏo sử dụng thiết bị chuyển đến phũng cơ giới vật tư. Phũng cơ giới vật tư xem xột nếu thiếu phải lập kế hoạch mua hoặc thuờ, trường hợp mua thiết bị với giỏ trị lớn phải lập dự ỏn đầu tư trỡnh giỏm đốc sau đú HĐQT xem xột và phờ duyệt. Phũng cơ giới vật tư tiến hành mua thiết bị rồi chuyển đến bộ phận cú nhu cầu, phũng cơ giới vật tư lập quyết toỏn đầu tư. Hội đồng giao nhận cú kế toỏn trưởng lập biờn bản bàn giao thiết bị, kế toỏn trưởng ký duyệt biờn bản và kế toỏn thanh toỏn cho nhà cung cấp, kế toỏn phần hành tài sản cố định ghi thẻ tài sản cố định, kế toỏn tổng hợp ghi sổ tổng hợp.
- Kế toỏn phần hành TSCĐ sử dụng thẻ TSCĐ để theo dừi tỡnh hỡnh biến động TSCĐ về nguyờn giỏ và giỏ trị hao mũn
Mẫu theo quy định của bộ tài chớnh - Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 211: “Tài sản cố định hữu hỡnh”
tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm toàn bộ tài sản cố định hữu hỡnh của cụng ty theo nguyờn giỏ.
Tài khoản 211 được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2: TK 2111: Nhà cửa, vật kiến trỳc
TK 2112: Mỏy múc thiết bị
TK 2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118: Tài sản cố định khỏc - Tài khoản 214: “Hao mũn TSCĐ” TK2141: Hao mũn TSCĐ hữu hỡnh TK2142: Hao mũn TSCĐ thuờ tài chớnh TK2143: Hao mũn tài sản vụ hỡnh TK2147: Hao mũn bất động sản đầu tư
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
3.4.Kế toỏn phần hành vốn bằng tiền 3.4.1. Đặc điểm vốn bằng tiền Chứng từ gốc( thẻ TSCĐ, bảng phõn bổ khấu hao,..) Chứng từ ghi sổ Thẻ TSCĐ
Sổ cỏi Tk211,214 -Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tăng giảm TSCĐ -Bảng tớnh khấu hao
Tại cụng ty, vốn bằng tiền gồm tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng
Tiền mặt tại cụng ty chỉ gồm tiền Việt Nam, khụng cú ngoại tệ. Cỏc nghiệp vụ chủ yếu là tạm ứng, thanh toỏn lương, rỳt tiền gửi ngõn hàng về nhập quỹ, thanh toỏn cỏc chi phớ phỏt sinh,…
Cỏc chứng từ gốc phỏt sinh (húa đơn GTGT,…)kế toỏn tiền mặt kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, hợp phỏp của cỏc chứng từ sau đú kế toỏn trưởng ký duyệt, kế toỏn tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi,.., thủ quỹ thanh toỏn
Cuối ngày, thủ quỹ lập bỏo cỏo tiền mặt, kế toỏn tiền mặt vào mỏy, kiểm tra và đối chiếu số tiền đó thu, chi với số tiền ghi trờn húa đơn GTGT,..
-Đối với tiền gửi ngõn hàng, cụng ty giao dịch bằng VNĐ và ngoại tệ (chủ yếu là USD) qua rất nhiều ngõn hàng: ngõn hàng Vietcombank, BIDV, …
Cỏc nghiệp vụ chủ yếu là gửi tiền, rỳt tiền gửi ngõn hàng về nhập quỹ, đi vay, thanh toỏn với khỏch hàng, thanh toỏn với cỏc thầu phụ và đối tỏc,…
Hàng ngày, căn cứ bảng sao kờ của ngõn hàng, kế toỏn đối chiếu sổ chi tiết và sổ cỏi TK 112 để kiểm tra việc ghi chộp và hạch toỏn tiền gửi ngõn hàng tại cụng ty, tiến hành hạch toỏn vào mỏy.
3.4.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng
- Chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng, húa đơn, . - Phiếu thu, phiếu chi
- Sộc, uỷ nhiệm chi, giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tiền mặt:
-Tài khoản sử dụng +TK 111:”Tiền mặt”
+TK 112: “Tiền gửi ngõn hàng” TK1121: tiền Việt Nam gửi ngõn hàng
Người đề nghị thu/chi
Lập cỏc chứng từ: -Giấy đề nghị tạm ứng
-Giấy đề nghị thanh toỏn tiền tạm ứng -Giấy đề nghị lĩnh tiền ( kốm theo chứng từ liờn quan )
Kế toỏn tiền mặt Kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ
Kế toỏn trưởng Ký duyệt chứng từ
Giỏm đốc Duyệt cỏc chứng từ
Kế toỏn tiền mặt
Lập: -Phiếu thu/chi -CTGS tiền mặt
Kế toỏn trưởng Ký phiếu thu/chi
Thủ quỹ Thu/chi tiền và ghi sổ quỹ
Kế toỏn tổng hợp Ghi sổ kế toỏn
tổng hợp
Kế toỏn tiền mặt Ghi sổ kế toỏn chi tiết
TK11211: tiền gửi ngõn hàng Ngoại thương
TK11212: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Thanh Xuõn TK11213: tiền gửi ngõn hàng cụng thương Nguyễn Trói TK11214: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Hà Thành TK11215: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Quảng Ninh TK11216: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Cầu Giấy TK11217: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Nam Hà Nội TK11218: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Hà Tõy
TK11219-A: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Thanh Xuõn TK11219-B: tiền gửi ngõn hàng cụng thương Hoàn Kiếm
TK1122: tiền ngoại tệ gửi ngõn hàng
TK11221: tiền gửi ngõn hàng đầu tư và phỏt triển Hà Thành ( USD) TK11223: vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý
Tài khoản 111 dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thu, chi, tồn quỹ tại quỹ cụng ty Tài khoản 112 dựng để phản ỏnh số hiện cú và tớnh hỡnh biến động tăng, giảm cỏc khoản tiền gửi tại ngõn hàng của cụng ty
Quy trỡnh ghi sổ cỏc nghiệp vụ phần hành vốn bằng tiền: Chứng từ gốc
( phiếu thu/chi, giấy đề nghị tạm ứng,..)
CTGS
Sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng
Sổ cỏi TK 111,112 -Bảng kờ tiền mặt-Bảng kờ tiền gửi ngõn hàng
-GIấy bỏo số dư khỏch hàng -Sổ phụ ngõn hàng
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra