3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toỏn trong cụng ty
3.1 Kế toỏn phần hành vật tư
3.1.1 Đặc điểm vật tư tại cụng ty:
Đặc thự của cụng ty là một cụng ty xõy dựng nờn vật tư đúng gúp một phần rất quan trọng trong thành cụng của một cụng trỡnh. Khỏc với cỏc cụng ty sản xuất hay thương mại cú cỏc nhà kho chứa vật tư tồn kho tập trung tại một địa điểm thỡ đối với cụng ty xõy dựng do phải tiến hành thi cụng nhiều cụng trỡnh và trờn nhiều địa bàn khỏc nhau nờn vật tư được cất trữ tại cỏc nhà kho ở cụng trường để đảm bảo đỏp ứng kịp thời nhu cầu vật tư hoàn thành kịp tiến độ. Vật tư của cụng ty rất phổ biến hầu hết là sắt thộp, cỏt, đỏ, xi măng,….Cụng ty cú rất nhiều nhà cung cấp như: xi măng Trường Hải, An Hưng, thộp Tisco..
Đối với mỗi cụng trỡnh, cụng ty dự tớnh số lượng vật tư cỏc loại và tiến hành mua vật tư chuyển đến cụng trường. Tuy nhiờn do giỏ cả một số loại vật tư biến động thất thường khụng thể dự bỏo được vớ dụ như: thộp ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành cụng trỡnh cũng như giỏ thành cụng trỡnh
Do tớnh chất quan trọng của vật tư nờn cụng ty VIMECO đó thiết kế quy trỡnh mua hàng đối với vật tư cơ giới:
- Kiểm tra, rà soỏt và triển khai mua hàng theo đỳng cỏc bước theo quy định mua hàng-QĐ 08
- Hồ sơ mua hàng:
+ Đề nghị cấp vật tư thiết bị
* Yờu cầu ghi rừ ràng, đầy đủ nội dung theo cỏc đề mục cú trong biểu mẫu. Nếu đề nghị mua vật tư tại cụng trường, yờu cầu ghi nội dung vào mục ( thời gian cấp: mua tại cụng trường)
* Mục người đề nghị: KSCG, thợ sửa chữa, thợ vận hành hoặc người cú chuyờn mụn về vật tư đề nghị cấp vật tư
* Phụ trỏch đơn vị: CHT cụng trường, trạm trưởng, quản đốc xưởng xỏc nhận * Phờ duyệt: cỏc cụng trường, đơn vị trực thuộc phũng QLDA do phú TGD phụ trỏch hoặc Trưởng phũng QLDA ký duyệt
+Đề nghị mua vật tư thiết bị
* Nhõn viờn cung ứng vật tư tiếp nhận BM3.01 ( đó được phờ duyệt), tiến hành làm thủ tục mời chào giỏ, tiếp nhận bỏo giỏ( so sỏnh, kiểm tra), tập hợp làm đề nghị mua vật tư và trỡnh duyệt( vật tư mua tại cụng trường, đơn vị do trưởng đơn vị duyệt). Yờu cầu thực hiện ghi chộp đầy đủ, rừ ràng nội dung theo cỏc đề mục trong biểu mẫu
* Trưởng đơn vị: tại cụng trường, đơn vị do CHT cụng trường, trưởng đơn vị ký đề nghị mua vật tư. Tại phũng CGVT do Trưởng phũng CGVT ký đề nghị mua vật tư
* Duyệt: Phú TGD phụ trỏch( hoặc người được ủy quyền) ký duyệt + Phiếu kiểm tra chất lượng vật tư
* Phiếu kiểm tra chất lượng vật tư được mở khi tiến hành làm thủ tục nhập kho * Trưởng đơn vị, kỹ sư cơ giới hoặc người được ủy quyền ký xỏc nhận vào mục
( đơn vị kiểm tra)
Cụng ty ỏp dụng thống nhất tớnh giỏ vật tư xuất kho theo phương phỏp “thực tế đớch danh“. Sau khi tập hợp cỏc chứng từ vật tư, kế toỏn phần hành vật tư tiến hành lập chứng từ ghi sổ để phản ỏnh vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp.
Đối với những cụng trỡnh kộo dài trong nhiều năm thỡ cuối mỗi năm, cụng ty tiến hành kiểm kờ một lần tuy nhiờn đối với những cụng trỡnh hoàn thành trong thời gian ngắn trong vũng một năm thỡ khi cụng trỡnh hoàn thành tiến hành kiểm kờ
Cỏc vật tư được bảo quản trong cỏc nhà kho tại cụng trường đặc biệt là vật liệu xõy dựng nờn cụng ty cú xõy dựng định mức hỏng, mất mỏt tựy thuộc vào từng cụng trỡnh. Cỏc cụng trường tự tiến hành kiểm kờ, phũng kế toỏn cú cử đại diện xuống cụng trường tham gia kiểm kờ nếu cú sự chờnh lệch giữa vật tư thực tế tại kho và vật tư theo dừi trờn sổ kế toỏn thỡ tự cụng trường đú chịu hoàn toàn trỏch nhiệm. Khi tiến hành kiểm kờ, cụng việc bao gồm kiểm kờ giỏ trị dở dang, tài sản cố định, cụng cụ dụng cụ và nguyờn vật liệu. Riờng giỏ trị dở dang, cụng ty thuờ cỏc kỹ sư kinh tế tiến hành đỏnh giỏ giỏ trị dở dang, nhỡn chung tài sản cố định tương đối chớnh xỏc, cụng cụ dụng cụ khú chớnh xỏc chỉ mang tớnh tương đối, nguyờn vật liệu đa số mua phục vụ thi cụng nờn cũn rất ớt.
3.1.2.Chứng từ và tài khoản sử dụng
Để hạch toỏn vật tư, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ sau: - Chứng từ gốc nhập: húa đơn GTGT
- Chứng từ gốc xuất: phiếu đề nghị cấp vật tư
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập làm 3 liờn theo đỳng quy định hiện hành ( liờn 1 lưu tại cụng ty, liờn 2 giao cho người nhập hoặc nhận hàng, liờn 3 luõn chuyển giữa thủ kho và kế toỏn)
Tại cụng ty VIMECO chỉ mua vật tư cho từng cụng trỡnh chớnh vỡ thế phũng kế toỏn chỉ tổ chức theo dừi tỡnh hỡnh vật tư nhập, xuất và quyết toỏn vật tư cuối thỏng xem xột việc sử dụng vật tư cú phự hợp với khối lượng cụng trỡnh đó hoàn thành khụng.
Phũng kế toỏn chỉ lưu trữ phiếu nhập, xuất kho, hoỏ đơn mua hàng và quyết toỏn vật tư cuối thỏng
Tại VIMECO, phũng kế toỏn khụng tổ chức hạch toỏn chi tiết vật tư mà cụng việc đú được giao cho phũng cơ giới vật tư.
Sau đõy là quy trỡnh luõn chuyển chứng từ vật tư: Người cú nhu cầu vật tư (cỏc
cụng trường, kho cơ giới vật
tư) Lập giấy đề nghị xuất vật tư
Phú giỏm đốc (Trưởng phũng QLDA)
Ký duyệt giấy đề nghị xuất vật tư
Kế toỏn trưởng Ký duyệt giấy đề nghị xuất vật tư
Kế toỏn vật tư Lập phiếu xuất kho
Ký duyệt phiếu xuất kho Kế toỏn trưởng
Phũng cơ giới vật tư Xuất kho vật tư
Tập hợp chứng từ lập chứng từ ghi sổ
Ghi sổ tổng hợp Kế toỏn tổng hợp
Kế toỏn vật tư
Sơ đồ trờn là quy trỡnh cỏc cụng trường đề nghị sửa chữa mỏy,… đến phũng cơ giới vật tư trong trường hợp trờn vật tư được hạch toỏn vào tài khoản152
Trờn đõy là quy trỡnh mua vật liờu xõy dựng trong trường hợp này sau khi phũng kế toỏn chuyển tiền cho nhà cung cấp thỡ nhà cung cấp chuyển thẳng vật tư xõy dựng tới cụng trường đang thi cụng khi đú khối lượng vật tư này được hạch toỏn ngay vào tài khoản 621 và lỳc đú tại cụng trường lập 1 chứng từ là biờn bản bàn giao.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152:”Nguyờn vật liệu” tài khoản này dựng để phản ỏnh trị giỏ hiện cú và tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm của cỏc loại nguyờn vật liệu của cụng ty
VIMECO cú rất nhiều loại vật tư nờn cụng ty khụng tổ chức theo dừi chi tiết từng vật tư cho nờn khụng cú chi tiết tài khoản 152
+ Tài khoản 153:”Cụng cụ, dụng cụ” tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm cỏc loại cụng cụ, dụng cụ của cụng ty
Phũng quản lý dự ỏn
Xem xột giỏ, chất lượng, thụng số kỹ thuật
Phũng kế toỏn
Chuyển tiền cho nhà cung cấp
-lập phiếu nhập kho, xuất kho
Người cú nhu cầu vật tư
+ Tài khoản 242: ”Chi phớ trả trước dài hạn” tài khoản này được sử dụng trong trường hợp cụng cụ, dụng cụ xuất dựng phõn bổ nhiều lần
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn phần hành vật tư :
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng