1.3.5.1. Sự cần thiết quản lý mạng lưới đại lý trong doanh nghiệp bảo hiểm.
Như đã biết, đại lý bảo hiểm là kênh phân phối sản phẩm rất hiệu quả và thường được tổ chức thành mạng lưới. Chỉ có mạng lưới đại lý rộng khắp mới có thể giúp doanh nghiệp đưa các sản phẩm của mình đến với người tiêu dùng, giúp người dân làm quen với bảo hiểm và hiểu được tầm quan trọng cũng như nhận thức được sự cần thiết phải có bảo hiểm trong cuộc sống. Đại lý giúp doanh nghiệp bảo hiểm hoàn thiện sản phẩm để phục vụ khách hàng Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
tốt hơn, vì vậy việc tổ chức mạng lưới đại lý là cần thiết với mỗi doanh nghiệp bảo hiểm.
Ở những nước có hoạt động bảo hiểm phát triển mạnh, hầu hết mọi tầng lớp dân cư đều am hiểu về bảo hiểm thì việc bán bảo hiểm rất đơn giản. Hơn nữa, hầu hết người dân đều có tài khoản cá nhân nên việc thu phí bảo hiểm thường được thực hiện qua hệ thống ngân hàng. Nhưng ở những nước hoạt động bảo hiểm chưa phát triển như Việt Nam thì việc quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm là hết sức cần thiết, là yếu tố quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp bảo hiểm.
Hơn nữa, đại lý bảo hiểm lại bao gồm nhiều loại, nhiều trình độ và hoạt động trên phạm vi rộng, vì vậy phải tổ chức và quản lý mạng lưới chặt chẽ và khoa học. Có như vậy mới nâng cao được hiệu quả hoạt động, mới gắn kết được các thành viên trong từng tổ, nhóm đại lý, mới tạo nên sức mạnh tập thể trong khâu khai thác. Nếu quản lý tốt còn góp phần giúp doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện cạnh tranh, tăng nhanh doanh thu và thị phần. Vấn đề này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp bảo hiểm.
1.3.5.2. Tổ chức quản lý mạng lưới đại lý.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
Phạm vi của quản lý rất rộng lớn và bao giờ cũng chia thành chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý. Và mạng lưới đại lý là một đối tượng cần thiết được quản lý chặt chẽ thuộc các đối tượng bị quản lý trong hoạt động của doanh nghiệp bảo hiểm.
Quản lý mạng lưới đại lý của doanh nghiệp bảo hiểm bao gồm các công việc chủ yếu sau:
* Lập kế hoạch quản lý đại lý.
Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và phương hướng tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó. Để lập được kế hoạch quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm, trước hết phải tiến hành điều tra khảo sát thị trường.
Nếu kết quả điều tra là có khả năng thiết lập mạng lưới ĐLBH thì tiến hành lập kế hoạch quản lý. Cần tập trung vào việc lập kế hoạch tuyển dụng đại lý, bao gồm: Tuyển dụng như thế nào, số lượng đại lý cần tuyển dụng là bao nhiêu trên cơ sở xác định nguồn nhân lực cần có để đạt được doanh thu bảo hiểm kế hoạch trong thời gian tới. Đồng thời cần xem xét mô hình tổ chức mạng lưới đại lý, kế hoạch đánh giá, hình thức khen thưởng, xử phạt đối với hoạt động đại lý…
Lập kế hoạch sát thực sẽ giảm tính bất ổn của doanh nghiệp, sự chồng chéo và tránh lãng phí. Đồng thời còn giúp cho công tác kiểm tra, theo dõi được dễ dàng.
* Tổ chức quản lý đại lý.
Sau khi có kế hoạch, doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành thành lập đại lý mà công việc đầu tiên là tuyển dụng đại lý.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp vào công việc phân phối và bán sản phẩm bảo hiểm. Tuyển dụng là hình thức cơ bản để hình thành đội ngũ đại lý bảo hiểm. Tuyển dụng đại lý mới giống như quá trình đầu tư vốn và sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào “khoản đầu tư” này. Nếu doanh nghiệp bảo hiểm tuyển dụng được những ĐLBH có chất lượng( khả năng khai thác bảo hiểm tốt, đảm bảo đạo đức nghề nghiệp và giữ tỷ lệ duy trì hợp đồng bảo hiểm cao,…) thì hiệu quả kinh doanh sẽ cao. Bởi vì đại lý là lực lượng lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm, tạo nên uy tín và danh tiếng cho doanh nghiệp bảo hiểm.
Thông thường công tác tuyển dụng đại lý được thực hiện qua các bước như sau:
Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
+ Trước tiên, các doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành sơ tuyển đại lý: Sơ tuyển dựa trên các tiêu chuẩn như tuổi đời, trình độ học vấn, sức khoẻ, phẩm chất đạo đức,…
+ Sau khi sơ tuyển, doanh nghiệp bảo hiểm tổ chức đào tạo đại lý theo các ngạch bậc cơ bản, sau đó cấp giấy phép hành nghề. Đây là một trong những tiêu chuẩn bắt buộc để có thể ký kết hợp đồng đại lý sau này.
Quá trình đào tạo có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý đại lý vì nó quyết định chất lượng hoạt động của đại lý. Để tổ chức đào tạo đại lý, cần có điều kiện về chương trình đào tạo, cán bộ đào tạo và cơ sở vật chất phục vụ cho việc đào tạo. Cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm kiểm tra giám sát hoạt động đào tạo đại lý bảo hiểm. Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện đào tạo sẽ bị đình chỉ hoạt động. Hàng năm, đơn vị đào tạo phải báo cáo cơ quan quản lý cấp trên về số lượng khoá đào tạo đã được tổ chức, số lượng đại lý đã đào tạo và số lượng chứng chỉ đã cấp trong năm.
Nội dung đào tạo đại lý thường là: giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm bảo hiểm; đặc điểm của khách hàng và đối thủ cạnh tranh; huấn luyện cho đại lý kỹ năng bán bảo hiểm có hiệu quả; giới thiệu về quyền lợi, trách nhiệm của doanh nghiệp bảo hiểm và ĐLBH, đặc biệt tư cách đạo đức nghề nghiệp của ĐLBH và pháp luật về kinh doanh bảo hiểm,…
Tiếp theo, các doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành ký hợp đồng học việc với những người đã có chứng chỉ đại lý theo quy định của Nhà nước. Sau thời gian học việc, nếu đại lý hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thì sẽ được doanh nghiệp bảo hiểm ký hợp đồng đại lý chính thức và được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi của nhân viên trong doanh nghiệp bảo hiểm. Các ĐLBH cũng thường xuyên được đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ, những đại lý có khả năng sẽ được tiếp tục đào tạo nâng cao. Quá trình đào tạo được chia thành các
Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
cấp như đào tạo đại lý cấp 1, cấp 2, cấp 3. Đồng thời đại lý còn được tham gia các khoá đào tạo chuyên đề, các lớp tập huấn nghiệp vụ, các cuộc hội thảo… Yêu cầu của công tác tổ chức là phải phân tích công việc bằng cách liệt kê tất cả các công việc mà các đại lý cần thực hiện, đồng thời phải “phân công công việc” qua thiết lập cơ cấu và giao cho các đại lý. Để bán sản phẩm, DNBH phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, vì vậy họ phải tổ chức mạng lưới đại lý phù hợp.
Có ba cách tổ chức mạng lưới đại lý chủ yếu: tổ chức theo khu vực địa lý, tổ chức theo nhóm đại lý và tổ chức theo nhóm khách hàng.
* Điều hành hoạt động mạng lưới đại lý.
Điều hành là một trong những chức năng quản lý nhằm tác động lên hành vi của hệ thống, hướng hệ thống vào việc thực hiện mục tiêu quản lý theo đường lối, chiến lược đã định.
Điều hành vừa là một hoạt động, vừa là một quá trình tác động mang tính nghệ thuật của chủ thể quản lý đến con người với những động cơ rất khác nhau sao cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bảo hiểm, từng bước biến mục đích, mục tiêu quản lý thành hiện thực.
Điều hành liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức, truyền đạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khen thưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của đại lý bảo hiểm.
Điều hành phải xuất phát từ động cơ và nhu cầu của con người. Để đạt được hiệu quả, cần phải sử dụng nhiều phương pháp( hành chính, kinh tế, giáo dục…), phối hợp nhiều công cụ và biện pháp( thưởng -phạt, khen –chê đại lý đúng lúc đúng chỗ; đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, tạo bầu không khí vui tươi lành mạnh...) để tác động lên động cơ của con người.
Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
Mạng lưới đại lý là rất rộng, vì vậy trong quá trình điều hành cấn quan tâm đến đặc tính tâm lý tập thể, đó là tính lây truyền tâm lý, bầu không khí tâm lý, dư luận xã hội trong tập thểm truyền thống tập thể…
Các doanh nghiệp bảo hiểm thường sử dụng các biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành. Để khuyến khích các cố gắng của đai lý, các doanh nghiệp thường sử dụng các biện pháp như tổ chức các hội nghị thương mại thường kỳ nhằm tạo điều kiện cho đại lý giao tiếp, phát biểu ý kiến cũng như khuyến khích các đại lý cố gắng hơn nữa bằng các hình thức khen thưởng… * Kiểm tra và đánh giá hoạt động của đại lý.
Kiểm tra đại lý là quá trình xem xét, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của đại lý nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu và kế hoạch doanh nghiệp bảo hiểm đặt ra.
Thực tế, đại lý thường làm việc tại nơi có thể đón tiếp được khách hàng hoặc đến nhà khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp bảo hiểm cần kiểm tra hoạt động của đại lý về nhiệm vụ và quyền hạn, sau đó tiến hành đánh giá hoạt động của đại lý. Thông thường việc đánh giá được thực hiện qua các chỉ tiêu sau: số hợp đồng khai thác mới trong kỳ, số hợp đồng bảo hiểm còn hiệu đến cuối kỳ, số phí bảo hiểm đã thu trong kỳ, tổng số tiền bảo hiểm khai thác được, số đại lý còn hoạt động( hoặc đã nghỉ việc), số hợp đồng bị huỷ, tỷ lệ huỷ bỏ hợp đồng, năng suất khai thác, cơ cấu đại lý, tỷ lệ đại lý vi phạm kỷ luật trong kỳ… Các chỉ tiêu này thường khác nhau đối với mỗi loại đại lý.
Đại lý cấp 1: Tính từ khi kết thúc hợp đồng đại lý học việc.
Những tháng tiếp theo: doanh thu phí bảo hiểm quy đổi tối thiểu là 18.000.000 đ/quý.
Những quý tiếp theo: doanh thu phí bảo hiểm quy đổi tối thiểu là 27.000.000 đ/quý.
Nguyễn Thị Phương Thuý - Bảo hiểm 47A
Trong đó: doanh thu phí bảo hiểm quy đổi = Doanh thu( từ các nghiệp vụ có mức hoa hồng tối đa 12%) x 3 + doanh thu ( từ các nghiệp vụ khác).
Trong những trường hợp do những điều kiện đặc biệt bất khả kháng, doanh nghiệp bảo hiểm có thể xem xét giảm mức chỉ tiêu nói trên.
Đại lý cấp 2: Tổng doanh thu phí bảo hiểm quy đổi tối thiểu là 108.000.000 đ/năm.
Nếu đại lý hoạt động tốt, hoàn thành nhiệm vụ được giao sẽ được xét khen thưởng hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm, căn cứ vào tình hình thực tể tại các đơn vị.
Ngược lại, nếu đại lý không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có những vi phạm hay biêu hiện tiêu cực, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp thì sẽ bị áp dụng các hình thức chế tài như: xử phạt, trừ tiền hoa hồng đại lý được hưởng hàng tháng, các trường hợp vi phạm nghiêm trọng như chiếm dụng phí bảo hiểm, làm mất hóa đơn thu phí bảo hiểm, mất biên lai ấn chỉ… ngoài việc bị xử lý theo quy định chung của Nhà nước, sẽ bị phạt trừ tiền nặng hơn của cơ quan Thuế…