Bộ máy kế toán của công ty cổ phần xây dựng công trình 484 gồm Trưởng phòng kế toán, các kế toán bộ phận và các kế toán đội được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu và tính chất công việc cũng như trình độ của các kế toán viên. Mọi công
việc kế toán đều được thực hiện tại bộ phận kế toán của công ty từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được công ty phê duyệt, không tự tổ chức hạch toán riêng.
Phòng chuyên trách công tác kế toán, thực hiện các công việc nói trên là Phòng kế toán tài chính. Phòng này có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra về sử dụng, bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của công ty.
Đứng đầu, điều hành mọi công tác của các nhân viên kế toán là Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán). Trưởng phòng kế toán là người phụ trách công tác quản lý, tổ chức có hiệu quả hoạt động kinh doanh, điều hành công tác kế toán trong phòng kế toán.
Dưới kế toán trưởng là các kế toán bộ phận:
- Kế toán thanh toán (kế toán TT):Thực hiện các quan hệ giao dịch với khách hàng, theo dõi tình hình tiền lương, các khoản chi phí khác trong nội bộ công ty.
- Kế toán vật liệu và công nợ: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, nguyên vật liệu và công nợ; làm các công việc liên quan đến vật tư; lập báo cáo về nguyên vật liệu và công nợ.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau: + Xử lý các loại số liệu, tập hợp chi phí;
+ Đánh giá sản phẩm dở dang, tính giá thành sản phẩm;
+ Thực hiện kế toán vốn bằng tiền và kế toán quản lý doanh nghiệp; + Lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính.
- Kế toán tài sản cố định, kế toán ngân hàng: quản lý tình hình về tài sản cố định của công ty và thực hiện các giao dịch với các ngân hàng, cụ thể:
+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ;
+ Tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ;
+ Lập báo cáo về TSCĐ theo năm; Theo dõi thu, chi tiền gửi ngân hàng;
+ Huy động vốn và theo dõi việc hoàn trả vốn đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi được duyệt.
- Kế toán thống kê các đội sản xuất: Có nhiệm vụ thu thập chứng từ số liệu từ các đội sản xuất, từ các công trình. Từ đó báo cáo lên kế toán công ty để tập hợp tính kết quả sản xuất kinh doanh, quyết toán công trình.
SƠ ĐỒ 2.3: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
- Kế toán TT Kế toán -Kế toán TSCĐ Thủ - Kế toán VL, tổng hợp - kế toán NH quỹ
công nợ
Kế toán thống kê các đội sản xuất
2.1.6.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
● Các đặc điểm chung
Công ty CPXDCT 484 hiện nay đang thực hiện theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính cùng các văn bản hướng dẫn, sửa đổi bổ sung đã được ban hành đến hết năm 2008
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc ngày 31/12/N - Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp KKTX - Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ
● Đặc điểm về tổ chức chứng từ
Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời cho việc kiểm tra, kiểm soát, ra quyết định và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà nhà nước ban hành, công ty xác định những chứng từ cần thiết mà công ty phải sử dụng như sau:
Hệ thống chứng từ tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi; Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng...
Hệ thống chứng từ TSCĐ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ KH TSCĐ...
Hệ thống chứng từ tiền lương bao gồm : Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, thưởng; Bảng phân bổ tiền lương
Hệ thống chứng từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư...
Ngoài ra còn có các chứng từ như: Hoá đơn bán hàng; Hoá đơn GTGT...
● Đặc điểm về tổ chức tài khoản kế toán
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành, căn cứ vào quy mô và nội dung nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, kế toán công ty đã xây
dựng danh mục tài khoản cụ thể và chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản theo đối tượng hạch toán để đáp ứng nhu cầu thông tin và quản lý tài chính
● Đặc điểm về tổ chức sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán bao gồm:
Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và các sổ cái các tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản. Đối với TK 621, TK622, TK 623, TK 627, TK 154 được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy CA2002-CABS. Sau đó phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết, Sổ cái và Sổ Nhật ký chung. Với phần mềm kế toán máy CA2002-CABS nhân viên kế toán có thể dễ dàng nhập số liệu vào phần mềm từ các chứng từ gốc ban đầu vào hầu hết các phần hành kế toán mà công ty đang sử dụng (chỉ có phần hành kế toán tiền lương do quy trình tính toán phức tạp, chưa được thiết kế riêng cho công ty nên các nhân viên kế toán phải thực hiện bằng tay sau đó mới nhập số liệu vào phần mềm).
Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán trên phần mềm CA2002-CABS Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy vi tính
Xử lý tự động theo phần mềm Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Báo cáo kế toán
2.1.6.3. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán tại các doanh nghiệp thường có hai dạng là báo cáo năm và báo cáo niên độ. Mặc dù các thống kê ở các đội sản xuất tập hợp chi phí cho kế toán công ty theo từng công trình, nhưng tại công ty, các kế toán viên vẫn thực hiện báo cáo kế toán theo từng năm tài chính, cụ thể là 01 kỳ kế toán kéo dài từ 1/1 đến 31/12 hàng năm bao gồm : Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; bản thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được duyệt và nộp lên cho tổng công ty theo quy định.
Bảng cân đối kế toán được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết các tài khoản loại 1, 2, 4 kỳ lập báo cáo, số dư các tài khoản ngoài bảng và bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ kế toán trước.
Báo cáo kết quả kinh doanh được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh củ niên độ kế toán trước, sổ kế toán trong kỳ của các TK từ loại 5 đến loại 9.
Thuyết minh báo cáo tài chính được lập dựa trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ báo cáo và thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước.
Ngoài ra do đặc thù là công ty bao gồm nhiều đội thi công sản xuất, nên ngoài các báo cáo theo quy định, công ty còn lập thêm các báo cáo quản trị
2.2. Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí xây lắp và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty CPXDCT 484
2.2.1. Kế toán chi phí xây lắp tại công ty CPXDCT 484
2.2.1.1. Đặc điểm, phân loại chi phí xây lắp tại công ty
Công ty CPXDCTGT 484 với đặc thù là một đơn vị xây dựng công trình giao thông nên để thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, công ty tập hợp chi phí theo khoản mục tính giá thành, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chi phí vật liệu chính, vật liệu phụ trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng công trình
- Chi phí nhân công trực tiếp: Là chi phí tiền lương chính, phụ cấp lương (nếu có) của công nhân trực tiếp sản xuất; Chi phí nhân công thuê ngoài thi công công trình
- Chi phí máy thi công: Là toàn bộ chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công để thực hiện khối lượng công việc xây lắp bằng máy theo phương thức thi công hỗn hợp
- Chi phí sản xuất chung bao gồm: Gián tiếp cấp đội (Lương + phụ cấp); Các khoản trích trên tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất (BHXH, BHYT, KPCĐ ); Chi phí nguyên vật liệu; Chi phí công cụ, dụng cụ; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Các chi phí bằng tiền khác được xác định và theo từng công trình (như: Chi phí đo đạc, chi phí tiếp khách…)
2.2.1.2. Đối tượng, phương pháp kế toán chi phí sản xuất tại công tyCPXDCTGT 484 CPXDCTGT 484
Xuất phát từ đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, từ tình hình thực tế của quy trình sản xuất ở công ty, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất cũng là đối tượng tính giá thành, đó là từng công trình, hạng mục công trình hay khối lượng công việc xây lắp hoàn thành
Mỗi công trình, hạng mục công trình từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở chi tiết theo TK154 để tập hợp chi phí sản xuất thực tế phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình đó. Các sổ chi tiết này được tổng hợp trong từng quý và theo dõi các khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí máy thi công
Cuối mỗi quý, căn cứ vào số liệu chi tiết chi phí sản xuất của tất cả các công trình, hạng mục công trình đã cập nhật trong quý, kế toán tính toán kết chuyển số liệu, theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh dỡ dang của từng công trình hạng mục công trình hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao thì giá thành sản phẩm xây lắp đồng thời được thể hiện theo từng chi tiết của TK154 của giai đoạn, công trình đó.
Công ty sử dụng phương pháp tập hợp trực tiếp để tập hợp chi phí sản xuất, phương pháp này áp dụng trong từng trường hợp chi phí sản xuất phát sinh có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng kế toán chi phí sản xuất riêng biệt. Theo phương pháp này chi phí sản xuất phát sinh được tính trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí nên độ chính xác cao hơn.
Để minh họa cho phương pháp kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp em xin trình bày quy trình kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp công trình QL7 – Tương Dương - Nghệ An. Khởi công ngày 01/10/2008 và hoàn thành bàn giao ngày 31/12/2008
- Giá trị công trình công ty giao cho đội : 1.800.000.000đ
- Hình thức giao khoán : Đội chấp nhận hình thức giao khoán theo tỷ lệ 75 % Khoán theo tỷ lệ phần trăm (%) tổng giá trị quyết toán công trình: Là hình thức đang được rất nhiều công ty xây dựng áp dụng. Khi công ty ký được hợp đồng trên cơ sở tính chất từng công trình, công ty tính toán và đưa ra một tỷ lệ giao khoán cho cấp đội trực tiếp thi công. Các đội được mời tham gia giao nhận khoán trước tiên là giao kế hoạch trên cơ sở thỏa thuận tỷ lệ (%) giữa 2 bên trên cơ sở cân đối kế hoạch, nhiệm vụ của toàn công ty. Nếu đội đó không làm được công ty sẽ giao cho đội khác, cuối cùng công ty mới xem xét lại tỷ lệ giao khoán có gì chưa hợp lý để có mức khoán phù hợp nhất. Trong quá trình thi công đội chủ động từ khi thi công đến khi nghiệm thu bàn giao. Công ty chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, điều chỉnh dự toán, thanh quyết toán công
trình với chủ đầu tư. Sau khi có quyết toán với chủ đầu tư công ty tiến hành quyết toán B- B’.
2.2.1.3. Phương pháp kế toán chi phí sản xuất
2.2.1.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
a. Tài khoản sử dụng
Trong doanh nghiệp xây dựng thì nguyên vật liệu được xem là yếu tố cơ bản và quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị sản phẩm bởi nguyên liệu là yếu tố tạo nên thực thể vật chất của công trình.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ, kế toán sử dụng TK 621- “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. TK 621 được kế toán mở sổ chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình thi công. Ví dụ: TK 621 – QL7
b. Chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan
- Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn giá trị gia tăng, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi - Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị cấp vật tư, Lệnh xuất vật tư
c. Quy trình luân chuyển chứng từ
● Trường hợp công ty cấp vật tư:
Khi có nhu cầu về vật tư, đội trưởng đội thi công sẽ lập giấy đề nghị cấp vật tư có xác nhận của nhân viên kỹ thuật. Sau đó, gửi giấy đề nghị cấp vật tư lên ban lãnh đạo công ty, trong đó ghi rõ số lượng, chủng loại vật tư và mục đích sử dụng để xét duyệt. Sau khi phòng kỹ thuật xem xét giấy đề nghị cấp vật tư thấy phù hợp với dự toán công trình và phù hợp với khối lượng nguyên vật liệu còn trong kho thì chuyển cho giám đốc ký duyệt. Sau khi giám đốc đã ký duyệt giấy đề nghị cấp vật tư thì phòng kỹ thuật sẽ viết lệnh xuất vật tư chuyển cho phòng vật tư. Đồng thời phòng vật tư tiến hành mua, cung ứng và lập phiếu xuất kho có chữ ký của phụ trách phòng vật tư.
Mẫu 2.1
Công ty CPXDCTGT 484 Mẫu: (02-TV)
PHIẾU XUẤT KHO Số : 81
Ngày 2/10/2008
Tên và địa chỉ khách hàng: Dương Đình Hóa Bộ phận : Đội trưởng đội 407
Lý do xuất kho: thi công đường QL7 – Tương Dương – Nghệ An Nhận tại kho : Cô Tâm (kho công ty)
Đơn vị tính : đồng
TT Tên,
Đơn
vị Số Lượng Đơn giá Thành tiền loại vật tư Yêu cầu Thực xuất 1 Nhựa đường Kg 70000 70000 10000 700.000.000 Cộng 700.000.000
Số tiền bằng chữ: (Bảy trăm triệu đồng)
Người lập Kế toán trưởng
Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Sau đó kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản và phân loại chứng từ để nhập dữ liệu (các phiếu xuất kho) vào phần mềm tại phần nhập chứng từ vật liệu theo định khoản (VD với phiếu xuất kho mẫu 2.1)
Nợ TK 621 – QL7 : 700.000.000