1. Giới thiệu chung.
Công cụ quản trị là một module thiết kế riêng biệt với PMIS, nó cung cấp cho bạn các chức năng dành cho việc quản trị các tài nguyên của chương trình. Nếu bạn là người được giao chức năng quản trị, hãy cài đặt module này trên máy của mình.
Trước khi làm việc với các chức năng cụ thể của hệ thống, hãy tìm hiểu kỹ về các tài nguyên của hệ thống trên cách nhìn của người quản trị hệ thống.
Sau khi đăng nhập thành công màn hình công cụ quản trị hệ thống sẽ hiển thị như sau:
2. Quản trị tài nguyên người dùng
IX.2.1 Các khái niệm
Tài nguyên người dùng là vô cùng quan trọng, bạn bắt gặp ngay từ khi bắt đầu với chương trình. Làm thế nào để có quyền sử dụng chương trình này? Câu trả lời thông qua cửa sổ đăng nhập của chương trình.
Người dùng (ND): là một tập các thông tin được tổ chức và lưu trữ trong ứng dụng – được gọi là
“Hồ sơ người dùng (HSND)” - thông qua đó để chương trình hợp thức hóa những người có mục đích sử dụng hệ thống. Bạn muốn bắt đầu với PMIS, bạn phải có thông tin được đăng ký trong hệ thống dưới ND.
Bảo mật: là một khái niệm nói nên cơ chế bảo vệ cho một chương trình, một hệ thống. Với PMIS hệ thống bảo mật thông qua 2 bước và gắn liền với ND.
kiểm tra thông tin được đưa vào đăng nhập đã được đăng ký trong hệ thống dưới các HSND hay chưa? Nếu hợp lệ một ND sẽ được khởi tạo và là đại diện cho người sử dụng chương trình trong xuyên suốt thời gian làm việc với chương trình
Bước thứ hai – kiểm tra quyền: sau khi bạn có một ND đại diện trong hệ thống, muốn sử dụng một chức năng hay một tài nguyên cụ thể nào đó bạn phải qua bước kiểm tra quyền. Quyền là một tập thuộc tính gắn kết ND với một tài nguyên/ chức năng nào đó của hệ thống. Có 2 quy trình cho bước kiểm tra quyền. Quy trình kiểm tra có/không quyền – là bước kiểm tra và ẩn (hiện) các chức năng và tài nguyên của hệ thống. Quy trình xác nhận quyền – là bước kiểm tra ND (có quyền) với một hành động nào đó với một chức năng/ tài nguyên của hệ thống và cho phép hoặc ngăn chặn hành động đó. Ví dụ: bạn là ND chỉ có quyền xem thông tin danh mục, bạn sẽ bị ngăn chặn khi có hành động xóa một danh mục trong hệ thống.
Nhóm ND: để thuận tiện cho việc quản lý tài nguyên ND, bạn hãy sử dụng nhóm ND để dễ dàng cho việc quản lý của mình. Thông qua nhóm việc gắn và xác định quyền cho ND trở lên rất đơn giản. Những quyền được gán cho nhóm sẽ được xác nhận cho các ND thành viên trong nhóm đó. Quy tắc xác nhận quyền thông qua nhóm: ND – NH – QX
ND - người dùng: tổ chức các người dùng có chung mục đích sử dụng tài nguyên lại
NH - nhóm người dùng: tạo ra nhóm và nhóm ND vào làm thành viên
QX - quyền xác nhận: xác nhận quyền sử dụng cho nhóm.
Quy tắc xác nhận quyền cho một ND: một ND có thể là thành viên của nhiều NH. Quyền xác nhận cho ND sẽ là tổ hợp quyền cao nhất được gán thông qua các NH mà ND là thành viên.
Nhóm chức năng: là một nhóm các chức năng cụ thể của hệ thống, ví dụ: nhóm danh mục là một nhóm các chức năng làm việc với tài nguyên dữ liệu về danh mục như ngcchuc, lcbo, tdcmon,…. Thông qua đó bạn dễ dàng gán quyền đến các tài nguyên của hệ thống thông qua Nhóm chức năng. Bạn có thể tổ chức lại các nhóm chức năng trong chức năng “Quản lý nâng cao”
Quyền sử dụng: là một thông tin trạng thái để xác định quyền sử dụng đến một nhóm chức năng thông qua một nhóm người sử dụng. Dựa vào thông tin này hệ thống kiểm tra để cho phép hoặc ngăn chặn hành động của người dùng đến một tài nguyên cụ thể của hệ thống.
Các quyền cụ thể.
Quyền được thiết đặt Diễn giải
Đọc và xem báo cáo Chỉ cho phép đọc thông tin dữ liệu, hoặc xem các báo cáo
Tạo và thêm mới Cho phép tạo và thêm mới đối với thông tin dữ liệu, ví dụ: tạo một danh mục DON_VI mới. Quyền này luôn luôn bao gồm quyền đọc Sửa và cập nhật Cho phép sửa và cập nhật thay đổi các nội dung thông tin. Quyền này
luôn luôn bao gồm quyền đọc, nhưng không bao gồm các quyền khác Xóa Quyền cho phép bạn xóa một thông tin dữ liệu được gán. Ví dụ gán cho
danh mục TINH_THANH, bạn có thể xóa được một danh mục trong tỉnh/thành phố. Quyền này luôn luôn bao gồm quyền đọc, nhưng không bao gồm các quyền khác
Thực hiện Quyền được gán cho các chức năng quản trị. Ví dụ thực hiện dọn dẹp dữ liệu..
IX.2.2 Tổ chức người dùng IX.2.2.1 Chọn chức năng
Là chức năng qua đó bạn có thể tổ chức các hồ sơ người dùng. Để thực hiện chức năng này, hãy chọn mục “Quản trị ngưới sử dụng” trong giao diện quản trị, Giao diện làm việc sẽ hiện thị như sau
Cửa sổ làm việc bao gồm các thành phần sau: Thanh chức
năng Chứa các chức năng của công cụ “Quản trị người sử dụng”. Nó nằm ở bên tráicủa sổ hiện thị Lưới dữ liệu Nằm ở bên phải của sổ làm việc. Liệt kê danh sách các thành phần dữ liệu của
một chức năng được chọn.
Thanh nút lệnh Chứa các chức năng để thực hiện một thao tác nào đó với giao diện làm việc. Ví dụ Thêm, Sửa, Xóa.. Nó lằm ở bên dưới cửa sổ làm việc.
Trong đó các chức năng cho phần quản trị người sử dụng bao gồm:
Hồ sơ tài khoản: Bao gồm việc thêm người sử dụng mới, sửa thông tin, xóa thông tin người dùng và việc gán các quyền, phân nhóm cho người dùng của hệ thống.
Nhóm và phân quyền: Bao gồm việc thêm sửa xóa nhóm người dùng, gán các quyền cho nhóm người dùng của hệ thống. Trong đó, xây dựng các nhóm người dùng nhằm mục đích quản lý chức năng hệ hệ thống được dễ dàng hơn. Ví dụ như gán những người dùng quản trị vào nhóm Admin, hoặc nhóm người dùng chỉ có quyền xem báo cáo vào nhóm User…vv…
Danh mục phòng ban: Bao gồm việc thêm, sửa, xóa các thông tin danh mục phòng ban của đơn vị
hệ thống.
IX.2.2.2 Các quy tắc thao tác chung.
1/ Chọn chức năng
Chọn chức năng bằng cách sử dụng chuột nháy vào biểu tượng với tên của chức năng bên “Thanh chức năng”.
Kiểm tra nội dung hiện thị bên “Lưới dữ liệu” để đảm bảo bạn đã chọn đúng chức năng. Ví dụ: Chọn hồ sơ tài khoản, phần hiện thị dữ liệu là danh sách các ND.
2/ Làm việc với một đối tượng dữ liệu.
Chọn nhóm chức năng tương ứng, thực hiện nháy đúp chuột vào một dòng dữ liệu cần chọn bên lưới dữ liệu, hoặc chọn dòng dữ liệu sau đó chọn nút lệnh
Cửa sổ chi tiết sẽ hiện thi sau đó. 3/ Xóa một đối tượng dữ liệu.
Chọn một đối tượng dữ liệu trong dòng dữ liệu trên lưới dữ liệu, chọn nút và trả lời trên thông báo hiện thị.
4/ Thêm một đối tượng dữ liệu.
Chọn nhóm chức năng tương ứng, chọn nút trên thanh nút lệnh. Trong giao diện hiện thị, đưa vào thông tin của nhóm, đảm bảo các thông tin chính xác, nhấn nút tương ứng trên cửa sổ.
IX.2.2.3 Làm việc với Hồ sơ người dùng
1/ Thêm Hồ sơ người dùng.
Trên giao diện quản trị người sử dụng, chọn chức năng “Hồ sơ người dùng”, chọn nút . Giao diện hiện thị
Đưa vào các thông tin người dùng bao gồm:
Tên đăng nhập: Nhập tên dùng để truy nhập vào hệ thống.
Mật khẩu: Nhập mật khẩu cho tên truy nhập này.
Mật khẩu nhắc lại: Nhắc lại mật khẩu để kiểm tra sự chính xác
Họ tên người dùng:Nhập tên đầy đủ (có dấu) của người sẽ truy nhập vào hệ thống để có thể phân biệt các tên truy nhập một cách rõ ràng.
Chức vụ: Chọn trực tiếp từ bàn phím chức vụ mà người sử dụng mới đang đảm nhiệm.
Phòng ban: Chọn trực tiếp từ bàn phím phòng ban mà người sử dụng đang trực thuộc
Địa chỉ: Nhập địa chỉ của người sử dụng trực tiếp từ bàn phím.
Số điện thoại: Nhập số điện thoại của người sử dụng các giá trị kiểu số trực tiếp từ bàn phím.
Email: Nhập địa chỉ email của người sử dụng mới lưu ý email nhập phải đúng định dạng và duy
nhất.
Phòng ban: Chọn trực tiếp từ bàn phím Phòng, Ban hay bộ phận mà người sử dụng mới đang làm
việc.
Diễn giải: Cập nhật các thông tin diễn giải trong trường hợp cần thiết.
Đảm bảo các thông tin trên các công cụ nhập liệu đi liền với biểu tượng (*) đã được nhập. Đảm bảo mật khẩu và mật khẩu nhắc lại là hợp lệ.
Chọn nút để cập nhật một hồ sơ người dùng mới.
Trong chức năng tạo Hồ sơ người dùng mới, người dùng khi được tạo chưa được xác nhận là thành viên của nhóm, và chưa được gán quyền sử dụng các nghiệp vụ và tài nguyên của hệ thống. Để tổ chức thành viên cho nhóm và phân quyền cho thành viên, hoặc sửa đổi các thông tin cho thành viên, hãy chọn chức năng sửa hồ sơ người dùng.
2/ Sửa thông tin Hồ sơ người dùng
Chọn Hồ sơ người dùng trong lưới dữ liệu. Nháy đúp chuột hoặc chọn nút , giao diện sẽ hiện thị dưới đây.
Trong cửa sổ làm việc trên, bạn có thể thực hiện 2 chức năng. Chức năng thứ nhất là sửa thông tin người dùng. Chức năng thứ 2 tổ chức người dùng vào nhóm.
a/ Chức năng sửa thông tin người dùng.
Thay đổi các thông tin cần thiết bằng cách đưa thông tin mới vào các công cụ nhập liệu tương ứng. Chọn nút để cập nhật thay đổi.
b/ Chức năng tổ chức người dùng vào nhóm.
Danh sách hiện thị trên cửa sổ là các nhóm mà người dùng được chọn đang là thành viên. Chọn nút giao diện “Chọn bổ xung” sẽ được hiện thị, chọn nhóm tương ứng, nháy đúp chuột hoặc chọn nút để tham gia vào nhóm. Để loại bỏ người sử dụng ra khỏi một nhóm, bạn chọn nhóm và chọn nút .
IX.2.2.4 Làm việc với Nhóm và phân quyền.
Để làm việc với nhóm và phân quyền, trong cửa sổ “Quản trị người sử dụng”, chọn chức năng “Nhóm và phân quyền”. Kiểm tra các nhóm đã có trong danh sách hiện thị trên lưới dữ liệu. 1/ Tạo Nhóm mới
Đưa các thông tin của nhóm vào các ô nhập liệu tương ứng bao gồm:
Tên nhóm: Nhập tên nhóm cần thêm.
Diễn giải: Cập nhật các thông tin cần ghi chú trong trường hợp cần thiết.
Đưa thành viên vào nhóm bàng cách nhấn nút , chọn thành viên trong cửa sổ hiện thị.
Chọn nút , bạn đã tạo mới và tổ chức các thành viên vào trong một nhóm.
Mỗi nhóm mới tạo ra, bao gồm các thành viên trong nhóm đó, theo ngầm định chưa được gán quyền đến các tài nguyên cụ thể trong hệ thống, bạn cần phải tổ chức quyền đến các nhóm chức năng cụ thể của hệ thống. Hãy chọn chức năng sửa để cho nhóm để tổ chức phân quyền.
2/ Sửa thông tin và Phân quyền cho nhóm
Trong giao diện hiện thị, bạn có thể sửa đổi các thông tin, tổ chức lại thành viên cho nhóm hoặc phân quyền sử dụng tài nguyên cho nhóm thống qua các nhóm chức năng sẵn có trong hệ thống. a/ Sửa thông tin và tổ chức lại thành viên cho nhóm.
Trong trang “Thông tin”, các thông tin và thành viên trong nhóm hiện thị đầy đủ. Bạn đưa thông tin cấn thay đổi. Chọn để bổ xung thêm thành viên cho nhóm, chọn để loại bỏ một thành viên đang chọn ra khỏi nhóm. Chọn để lưu lại thông tin thay đổi.
b/ Tổ chức phân quyền cho một nhóm.
Với mỗi nhóm, bạn cần phải phân quyền đến ND thông qua phân quyền cho nhóm. Trong cửa sổ hiện thị chi tiết cho nhóm, chọn bằng cách nháy chuột vào trang “”
IX.2.3 Phân quyền và xác nhận quyền cho người sử dụng
Phân quyền là chức năng gán các nhóm ND vào các nhóm chức năng của hệ thống và thiết đặt các quyền tương ứng với nhóm chức năng đó.
Giao diện hiện thị, nhóm bạn đang thao tác đang được kết hợp phân quyền cho các nhóm chức năng hiện thị trong danh sách “Nhóm chức năng”. Chọn một nhóm chức năng trong danh sách, thông tin về các quyền được thiết đặt sẽ được hiện thị trong phần giao diện “Gán quyền sử dụng”. Các thao tác với phân quyền.
1/ Tổ chức nhóm chức năng.
Chọn nút , chọn nhóm chức năng cần bổ sung.
Chọn nút , loại bỏ gán quyền của nhóm cho nhóm chức năng được lựa chọn trong danh sách
2/ Phân quyền cho nhóm với các nhóm chức năng.
Chọn nhóm chức năng trong danh sách, trong nội dung thông tin gán quyền sử dụng, thiết đặt bằng cách kích chuột đánh dấu vào các quyền tương ứng.
IX.2.4 Quản lý nâng cao.
Quản lý nâng cao là một chức phức tạp, không được khuyến cáo sử dụng, và chỉ thật sự sử dụng khi cần thiết.
Trước khi làm việc chức năng này, bạn cần phải biết một số khái niệm sau:
Kiểu chức năng Kiểu chức năng là chỉ ra chức năng thuộc nhóm gì, bao gồm: Chức năng giao diện: tương ứng với các cửa sổ giao diện nghiệp vụ Chức năng báo cáo: tương ứng với các báo cáo trong hệ thống
Chức năng hệ thống: tương ứng với các chức năng trong phần giao diện của hệ thống như sao lưu, dọn dẹp..
Nghiệp vụ PMIS là một ứng dụng trong bộ ứng dụng PEMIS. Nghiệp vụ là thông tin chỉ ra Nhóm chức năng này thuộc hệ thống ứng dụng nào.
Nghiệp vụ PMIS: là các của ứng dụng PMIS Nghiệp vụ EMIS: là các ứng dụng của EMIS
Nghiệp vụ dùng chung: là phần chung cho cả PMIS và EMIS
Chức năng Là một chức năng, tài nguyên dữ liệu cụ thể của hệ thống. Nó có thể là một giao diện ứng dụng, hoặc một bảng dữ liệu. Ví dụ: giao diện Nhập thông tin hồ sơ, hay bảng TINH, DON_VI, TRUONG,..
Chức năng là một tài nguyên cố định, không thể thay đổi hay thêm, bớt. Bạn chỉ có thể tổ chức nó vào một nhóm chức năng cụ thể.
Chức năng quản lý nâng cao giúp bạn tổ chức lại các nhóm chức năng của mình cho phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình. Nếu bạn chia càng nhỏ nhóm chức năng thì bạn càng dễ dàng phân quyền quản trị tài nguyên trong hệ thống của mính.
Thao tác với chức năng quản lý nâng cao bằng cách chọn nút trong giao diện chi tiết của nhóm. Giao diện sẽ hiện thị như sau:
Giao diện chia thành 2 trang. Trang “Nhóm chức năng”.
Bạn có thể thêm, sửa hoặc xóa các nhóm chức năng trong hệ thống thông qua trang này.
Chọn nhóm chức năng tương ứng, thông tin chi tiết sẽ được hiện thị ở phần trên của trang giao diện.
Chọn để thêm mới một Nhóm chức năng.
Chọn để sửa một nhóm chức năng được chọn trong danh sách. Chọn để xóa nhóm chức năng.
Trang “Chức năng chi tiết”.
Giao diện cung cấp chức năng cho phép bạn tổ chức lại các chức năng của hệ thống vào trong một nhóm chức năng được chọn trong trang “Nhóm chức năng”.
Thêm chức năng vào nhóm chức năng bằng cách chọn chức năng trong danh sách phía dưới giao diện trang và đưa lên trên.
Loại bỏ một chức năng bằng cách chọn chức năng trong danh sách bên trên của trang và đưa xuống danh sách dưới.
IX.2.5 Kinh nghiệm đáng chú ý.