1. Tra cứu thông tin
Biểu tượng:
Để thực hiện chức năng này người sử dụng có thể click chuột chọn từ menu Tiện ích=> Tra cứu thông tin hoặc lựa chọn biểu tượng "Tra cứu thông tin" tại giao diện màn hình chính. Khi đó màn hình giao diện sẽ xuất hiện như sau:
Module Tra cứu thông tin sẽ giúp chúng ta rất nhiều trong việc tìm kiếm và trích chọn thông tin hồ sơ.
Với mỗi câu hỏi tìm kiếm (trả lời cho câu hỏi: Tìm kiếm cái gì?) chúng ta cần xác định được 3 yêu cầu sau:
Ðiều kiện tìm kiếm (tiêu chí tìm kiếm) Ðiều kiện so sánh
trong các tiêu chí có trong hồ sơ công chức ở 2 trang đầu trong phần nhập dữ liệu. Mục này có thể chọn trong danh sách bên trái (Mã số phiếu, đơn vị quản lý, năm sinh...)
● Điều kiện so sánh: xác định được toán tử so sánh của câu hỏi (" bằng,", " lớn hơn ", " lớn hơn hoặc bằng, " nhỏ hơn", "nhỏ hơn hoặc bằng”, "khác” ). Mục này có thể chọn trong danh sách ở giữa
● Giá trị tìm kiếm: Giá trị đem ra để tìm, đối với các tiêu chí không phải là danh mục ta chỉ việc nhập giá trị tìm kiếm vào (lưu ý với kiểu ngày tháng chỉ nhập theo quy định ngày/tháng/năm: DD/MM/YYYY). Đối với tiêu chí là danh mục khi kích chuột vào mục này thì một danh sách tương ứng với danh mục đó sẽ được hiện ra cho chúng ta lựa chọn giá trị phù hợp
Với mỗi câu hỏi tìm kiếm ta có thể xác định câu hỏi với rất nhiều tiêu chí, liên kết giữa các tiêu chí là toán tử "và" hay toán tử "hoặc", “ Phủ định”. Tuỳ từng câu hỏi cụ thể ta có thể dùng "và"
hay "hoặc", “Phủ định” và cũng có thể thêm các dấu đóng mở ngoặc để cho câu hỏi được chính xác hơn. Mặc định của chương trình là "và" mỗi khi ta nhấn nút "Thêm" để thêm câu hỏi, nếu sử dụng "mở ngoặc" hoặc "đóng ngoặc" hay "hoặc" thì ta có thể chọn nút "(", ")", "hoặc". Nếu ta muốn bớt một câu hỏi nào đó trong danh sách câu hỏi ta chỉ việc chọn nút "Xoá" trong chương trình tìm kiếm.
Sau khi đã xác định được câu hỏi bằng cách làm các thao tác trên chúng ta có thể thực hiện việc tìm kiếm bằng cách chọn nút "Tìm kiếm" => chương trình sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm như màn hình sau:
Từ kết quả tìm kiếm này, bạn có thể trích chọn thông tin hồ sơ file Excel để thực hiện các thao tác theo ý của bạn (chỉnh sửa font chữ của dữ liệu, tiêu đề...).
Với chức năng này, bạn có thể có những cuốn sổ trích ngang danh sách cán bộ với những tiêu chí theo ý đồ sử dụng của bạn.
Với cách thiết kế như trên, các câu trả lời được đưa ra với độ chính xác cao và rất thuận tiện cho người cung cấp tin cũng như người khai thác số liệu. Tất nhiên còn phụ thuộc vào độ chính xác của thông tin đầu vào.
Chức năng tìm kiếm còn là một công cụ rất tốt để bạn kiểm tra phần nhập liệu. Bạn có thể dùng chức năng tra cứu tìm kiếm theo các tiêu chí cơ bản để phát hiện lỗi nhập và thậm chí cả lỗi khai. Các lỗi quan trọng thường hay mắc là sai ngày sinh, sai ngày hưởng bậc lương hiện tại, sai mã số công chức, sai ngạch công chức, sai chức vụ..vv.
Khác với bảng biểu thống kê, chức năng tra cứu tìm kiếm này có thể hỗ trợ trong rất nhiều công việc khác nhau, từ việc xem chi tiết một hồ sơ cán bộ để xem xét bổ nhiệm, cho đến những việc như tìm cán bộ cho những vị trí thích hợp với những tiêu chuẩn định sẵn
Ðể giúp người dùng hiểu kỹ hơn về phần này chúng tôi xin đưa ra 1 ví dụ để chúng ta có thể thực tập như sau:
Ví dụ: Tìm trong đơn vị phòng GD –ĐT Càng Long tất cả các CB có hình thức tuyển dụng là Xét Tuyển. Tra cứu tiếp trong danh sách những người vừa tìm được có quá trình khen thưởng là “Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở” hoặc “ Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” ta thực hiện theo các bước như sau:
ứng “Đơn vị” –“Là” –“Sở GD – ĐT Trà Vinh”. Sau đó chọn nút “Thêm lệnh” hoặc dùng phím tắt
Alt + L
Bước 2: Thực hiện phép toán “Và” bằng cách click chọn nút “Và” hoặc tổ hợp phím tắt Alt+V Bước 3: Thêm điều kiện tìm kiếm hình thức tuyển dụng là “Xét tuyển” bằng cách lựa chọn mục “Tuyển dụng – Đoàn – Đảng” và các tiêu chí “Hình thức tuyển dụng”, “Là” ,”Xét tuyển”. Sau đó click chọn nút “Thêm lệnh”
Hoàn thành các bước trên ta sẽ có được kết quả như màn hình sau:
Muốn ghi lại câu truy vấn vừa tạo, NSD nhập tên cần lưu vào ô “Tên truy vấn” và click chọn nút “Ghi truy vấn”
Bước 4: Xử lý quá trình tra cứu thông tin bằng cách chọn nút “ Tìm kiếm”. Danh sách CB phù hợp với các tiêu chí tìm kiếm sẽ được hiện thị ra màn hình sau:
Để thực hiện tìm kiếm nốt tiêu chí còn lại tìm ra trong danh sách những CB có quá trình khen thưởng là chiến sỹ thi đua cấp Sở hoặc cấp Bộ ta thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen thưởng” và các mục sau đó tương ứng là “Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Sở”
Bước 2: Thực hiện tạo truy vấn bằng cách click chọn nút “Thêm lệnh” hoặc dùng tổ hợp phím tắt “Alt+L”
Bước 3: Thực hiện thêm phép toán “Hoặc” bằng cách chọn nút “Hoặc” hay dùng phím tắt “Alt + H”
Bước 4: Thực hiện thêm câu truy vấn bằng cách chọn điều kiện tìm kiếm là “Quá trình khen thưởng” và các mục sau đó tương ứng là “Khen thưởng” , “Là”, “Chiến sỹ thi đua cấp Bộ” . Sau đó thực hiện “Thêm lệnh” kết quả sẽ được hiển thị như màn hình dưới đây
cùng sẽ được hiển thị như màn hình sau đây:
2. Tách ghép dữ liệu
3. Trích chọn hồ sơ.
Biểu tượng:
Chức năng này hỗ trợ người sử dụng trích chọn dữ liệu của một danh sách cán bộ bất kỳ. Danh sách dữ liệu sau khi được chọn sẽ được lưu trữ vào các file dữ liệu sơ yếu cùng các file quá trình tương ứng và được chuyển vào thư mục do người sử dụng chỉ định. chức năng này thường được dùng khi các đơn vị cấp dưới cần trích chọn thông tin để chuyển lên đơn vị cấp trên hoặc sử dụng chức năng này để sao lưu dữ liệu.
Thực hiện trích chọn hồ sơ của đơn vị bất kỳ bạn thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn đơn vị cần trích chọn thông tin:
ra nhanh và chính xác.
Nếu NSD muốn trích chọn các thông tin cá nhân để in thông tin thì chọn xuất ra Excel.
Nếu NSD muốn trích chọn hồ sơ để thực hiện chức năng ghép nối thì lựa chọn mục xuất ra file XML.
Cách thực hiện việc Trích chọn hồ sơ như sau:
Danh sách cán bộ: NSD chọn hồ sơ cần trích chọn bằng cách click chuột vào ô mục chọn phía bên tay trái. Nếu NSD muốn lấy toàn bộ hồ sơ tại trang hiện tại thì lựa chọn mục “Chọn toàn bộ…hồ sơ”. Nếu muốn chọn các hồ sơ tiếp theo NSD lựa chọn mục “ “nạp tiếp” hoặc “nạp tất cả”
Chọn thông tin để trích xuất: Bảng này thể hiện toàn bộ các thông tin có trong hồ sơ, NSD muốn xuất ra thông tin nào của hồ sơ thì chọn thông tin đó. Nếu muốn chọn toàn bộ các thông tin thì click chuột vào ô chọn toàn bộ bên dưới. Trường hợp chọn xuất thông tin ra file XML thì hệ thống ngầm định là trích chọn toàn bộ hồ sơ của CB đó
Ghi chú: Sau khi thực hiện trích chọn, tại các ô ghi chú sẽ tự động cập nhật chú thích các hồ sơ trích chọn.
Sau khi chọn toàn bộ dữ liệu cần thiết về thông tin cần kết xuất, NSD nhấn nút . Nếu đó là thông tin kết xuất để đơn vị trích chọn ghép nối thì NSD cần phải thực hiện lưu các thông tin đó lại vào một thư mục để chuyển cho đơn vị ghép nối.