1. Đánh giá cán bộ công chức.
VI.1.1 Khái niệm.
VI.1.2 Lập danh sách đánh giá
Đánh giá cán bộ công là nghiệp vụ chức quản lý thông tin về Tình trạng sức khoẻ, Xếp loại đạo đức, Xếp loại chuyên môn, Xếp loại chung và có thêm cột Ghi chú để lưu ý thêm 1 số thông tin đặc biệt ...
Chọn cửa sổ Đánh giá CB để hiển thị màn hình sau:
Để đánh giá CB cho toàn bộ một đơn vị ta thực hiện các bước sau Chú ý: Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Bước 1: Chọn Đơn vị: Chọn đơn vị cần đánh giá bằng cách nhấn chuột vào nút .
Năm đánh giá: NSD nhập năm cần đánh giá CB vào ô này
Kỳ đánh giá: Chọn kỳ đánh giá bằng cách click chuột vào mũi tên đi xuống bên phải sau đó chọn kỳ đánh giá cho năm lựa chọn đó..
Bước 2: Lập danh sách: NSD muốn lập danh sách các cán bộ công chức được đánh giá bằng cách nhấn nút
Bước 3: Lựa chọn CB cùng loại để đánh giá một cùng lúc bằng cách nhấn chuột vào mục chọn hoặc chọn loại cán bộ có cùng tiêu chí công việc được giao. Sau đó lựa chọn nút màn hình hiển thị form Đánh giá chung như sau:
Bước 4: Lựa chọn các tiêu chí cần đánh giá trong các hộp thoại tương ứng và click chọn nút
Bước 5: Hoàn tất quá trình đánh giá
Nếu muốn lưu lại thông tin vừa lập, NSD ấn nút . Nếu không muốn lưu lại các thông tin đó, NSD ấn nút . Muốn thoát khỏi màn hình hiện tại, NSD ấn nút
Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá cán bộ công chức tại chức năng này, mỗi cán bộ công chức được đánh giá sẽ được cập nhật 1 dòng vào quá trình đánh giá công chức trong form sơ yếu.
2. Quản lý nâng lương
VI.2.1 Khái niệm
Biểu tượng:
Chức năng này hỗ trợ quá trình xét nâng lương cho cán bộ một cách tự động và thực hiện cập nhập mức lương mới vào CSDL khi có quyết định chính thức. Bên cạnh đó chức năng này còn cho phép người sử dụng danh sách nâng lương, quyết định nâng lương
VI.2.2 Lập danh sách nâng lương
Các bước để thực hiện nâng lương như sau:
▪ Bước 1: Tìm ra danh sách các cán bộ tới kỳ hạn được nâng lương, thực hiện duyệt và in ra quyết định trên giấy
▪ Bước 2: Khi quyết định in ra đã được ký duyệt, cần phải cập nhật lại lương vào CSDL cho các cán bộ đã được duyệt lên lương
Thao tác trong bước 1: hỗ trợ ra quyết định
Lựa chọn loại công chức: đánh dấu vào bảng lương loại cán bộ cần xét duyệt
Bấm phím “Lập danh sách” để tìm ra danh sách cán bộ tới kỳ lên lương -> chương trình sẽ thực hiện tính toán những cán bộ đến kỳ nâng lương và đưa ra danh sách theo các tiêu chí như hình sau:
Chọn CB cần thực hiện nâng lương trong danh sách hoặc chọn mục
Bấm phím để in bảng danh sách đề nghị nâng lương và in quyết định nâng lương cho CB bằng cách lựa chọn nút
Thao tác trong bước 2: Cập nhật vào cơ sở dữ liệu
- Chọn từng CB cần thực hiện nâng lương hoặc chọn toàn bộ CB. Sau đó click chọn nút . Màn hình cập nhật thông tin lương hiển thị như sau:
Khi thực hiện cập nhật thông tin nâng lương chương trình sẽ tự động xác định các thông tin như bậc lương tiếp theo, ngày nâng lương tiếp theo. Tuy vậy, trước khi in/ghi lại vào CSDL, người dùng có thể sửa lại các thông tin này riêng cho từng trường hợp bằng cách nhập/gõ lại vào các ô ngạch, bậc lương, ngày nâng lương tiếp theo trong cửa sổ danh sách công chức tới kỳ nâng lương. NSD có thể cập nhật thông tin lương cho từng cán bộ bằng cách chọn cán bộ, cập nhật thông tin lương mới sau đó nhấn nút hoặc cập nhật thông tin lương cho toàn bộ cán bộ trong danh sách bằng cách nhấn chọn nút .
Sau khi cập nhật thông tin nâng lương cho cán bộ thành công, trong quá trình hưởng lương của CB sẽ được cập nhật thêm một dòng mới chứa thông tin lương mới vừa được cập nhật.
3. Thuyên chuyển cán bộ
VI.3.1 Khái niệm
Biểu tượng:
VI.3.2 Thao tác thuyên chuyển
Các trường hợp thuyên chuyển cán bộ: - Thuyên chuyển nội bộ.
- Thôi việc
Ðể giúp chương trình xác định đúng được công việc cần làm, chúng ta cần chỉ ra loại thuyên chuyển tương ứng của cán bộ từ danh sách chọn:
1> Chuyển nội bộ
Các bước thực hiện thuyên chuyển CB hình thức chuyển nội bộ như sau:
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Chuyển nội bộ” Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Chọn: Click chuột vào nhân viên cần chuyển trong danh sách bên trái.
Bước 2: Lựa chọn Đơn vị chuyển đến: Chọn đơn vị nhân viên chuyển đến bằng cách nhấn chuột vào nút .
Bước 3: Sau khi nhập toàn bộ dữ liệu cần thiết về nhân viên chuyển đi, NSD nhấn nút . Hệ thống sẽ tự động cập nhật CB vào đơn vị mới chuyển đến và cập nhật thêm một dòng mới vào Quá trình công tác của CB đó.
Phục hồi: Để thực hiện phục hồi CB mới chuyển đến trở về đơn vị cũ và cập nhật lại thông tin về nhân sự trong đơn vị thực hiện như sau:
- Chọn mục “Chỉ hiển thị CB mới chuyển đến”, lựa chọn CB muốn phục hồi trong danh sách và click chọn nút Phục hồi. Lúc này CB vừa phục hồi cập nhật trở lại đơn vị cũ.
2> Chuyển đi nơi khác:
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Chuyển đi nơi khác” Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên chuyển đi.
Bước 2: Lựa chọn để xuất dữ liệu ra file xml chuyển đi cho đơn vị khác
Bước 3: Chọn đường dẫn file cần lưu và nhập tên file cần lưu trong mục “File Name”
Click vào nút “Save” để hoàn tất quá trình chuyển CB ra ngoài đơn vị.
Lưu ý: Sau khi thực hiện chuyển CB ra khỏi đơn vị thông tin của nhân viên đó sẽ biến mất khỏi danh sách hồ sơ nhân viên trong đơn vị. Thông tin của nhân viên được trích xuất ra file XML và được cập nhật về đơn vị mới thông qua nghiệp vụ “Nhận Cán bộ”.
Phục hồi: Muốn thực hiện phục hồi CB vừa chuyển đi NSD lựa chọn vào mục “Chỉ hiện thị CB mới chuyển đi”. Chọn trong danh sách CB muốn khôi phục và bấm vào nút “Phục hồi”. Lúc này thông tin CB vừa thực hiện thuyên chuyển sẽ trở lại trạng thái cũ.
3> Nghỉ hưu, thôi việc
Bước 1: Lựa chọn loại hình thuyên chuyển” Nghỉ hưu” hoặc “Thôi việc” Cách cập nhật dữ liệu vào các trường như sau:
Đơn vị hiện tại: Chọn đơn vị bằng cách nhấn chuột vào nút .
Ngày chuyển: Nhập ngày nhân viên nghỉ hưu, thôi việc.
Lý do: Nhấn chuột vào mũi tên đi xuống bên tay phải để chọn lý do.
Bước 2: Lựa chọn để cập nhật CB vào CSDL nghỉ hưu, nghỉ việc. Lúc này danh sách CB nghỉ hưu, thôi việc bị xóa khỏi danh sách hồ sơ CB hiện tại của đơn vị
VI.3.3 Tiếp nhận hồ sơ thuyên chuyển(Nhận cán bộ)
Biểu tượng:
Nhận cán bộ là nghiệp vụ quản lý thông tin CB trong 1 đơn vị cụ thể khi nhân viên đó chuyển đến làm việc tại đơn vị mình.
Từ menu Nghiệp vụ chọn danh mục Nhận cán bộ để hiển thị màn hình sau:
Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập dữ liệu. Các bước thực hiện nhận cán bộ về đơn vị như sau:
Đơn vị: Chọn tên đơn vị nhận cán bộ bằng cách nhấn chuột vào nút .
Chọn file: NSD chọn file lấy thông tin của nhân sự mới nhận về bằng cách click chuột vào nút chọn file. Chú ý file lựa chọn phải là file thuyên chuyển cán bộ.
Sau khi lựa chọn đúng file xml thuyên chuyển CB thông tin của CB nhận về được hiện thị tương ứng:
Họ và tên: Họ tên của nhân sự sẽ được hệ thống tự động cập nhật ngay sau khi NSD chọn file thông tin của nhân sự mới nhận về.
Mã số hồ sơ: Hệ thống tự động cập nhật số hồ sơ của nhân sự mới nhận về.
Số hiệu CC: Hệ thống tự động cập nhật số hiệu cc của nhân sự mới nhận về.
Năm sinh: Năm sinh của nhân sự trong hồ sơ nhân sự mới nhận về cũng được hệ thống tự động cập nhật.
Chuyển đến từ: Hệ thống tự động cập nhật đơn vị cũ của nhân sự mới chuyển đến.
Ghi chú: Ngoài những chú ý đặc biệt về nhân sự mà NSD trực tiếp nhập thì đối với các hồ sơ nhân sự nhận về thì ở phần ghi chú hệ thống sẽ tự động đánh dấu.
Sau khi nhập xong toàn bộ các thông tin, NSD sẽ nhấn nút để hoàn tất việc nhận cán bộ về đơn vị mình. Lúc này CB vừa nhận về sẽ cập nhật thêm 1 dòng mới vào quá trình công tác có ngày bắt đầu là ngày thực hiện nhận cán bộ kèm theo tên công việc được giao và tên đơn vị nhận về tại mục diễn giải.
- Để kiểm tra việc nhận cán bộ về đơn vị đã thành công hay chưa NSD vào chức năng nghiệp vụ nhận hồ sơ và kiểm tra thông tin của CB đó
4. Lập kế hoạch biên chế
VI.4.1 Khái niệm
Biểu tượng :
Chức năng này hỗ trợ người sử dụng tự động hoá được công việc lập kế hoạch biên chế, đây là một công việc mất rất nhiều thời gian và phải làm hàng năm. Tuy nhiên, trong thực tế thì phần lớn các nhu cầu về biên chế thường rất khác so với biên chế được tính theo quy định. Do vậy, sau khi
tuỳ theo nhu cầu của đơn vị mình. I. Các căn cứ:
1- Quyết định 243-CP ngày 28/06/1979 "Về tổ chức bộ máy, biên chế các trường phổ thông" 2- Quyết định số 304-CP ngày 29/8/1979 "Về việc tổ chức bộ máy, biên chế của nhà trẻ thuộc khu vực Nhà nước".
3- Thông tư 03-CP/UB ngày 7/3/1980 của Uỷ ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em V/v Hướng dẫn việc thi hành quyết định số 304-CP ngày 29/8/1979 về tổ chức bộ máy, biên chế của nhà trẻ thuộc khu vực Nhà nước.
4- Nghị định số 17-HĐBT ngày 30/01/1984 "Về tổ chức bộ máy, biên chế trường mẫu giáo" 5- Thông tư số 35/2006/TTLT/BGD&ĐT-BNV ngày 23/08/2006 Hướng dẫn định mức biên chế của cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường phổ thông (thay thế thông tư số 27-TT/LB, ngày 07/12/1992 V/v sắp xếp đội ngũ giáo viên - cán bộ các trường học của ngành giáo dục - đào tạo, thuộc địa phương quản lý)
VI.4.2 Làm việc với các chỉ tiêu
I. Định mức biên chế:
1- Định mức biên chế CB, giáo viên, nhân viên
Căn cứ vào quy định của các công văn trên, cho phép chúng ta xác định các định mức để tính kế hoạch biên chế như bảng sau:
a/- Bậc mầm non : Hạng Tiêu chuẩn CB QL Tỉ lệ GV NV Ghi chú Nhà trẻ 3 Dưới 50 trẻ 0.17/Số HS (ĐM:0.17 là kể cả CBQL,NV) Nhà trẻ 2 Dưới 100 trẻ 1 0.11/Số HS 2
Nhà trẻ 1 100 trở lên 2 0.11/Số HS 3 (NV:50 trẻ+1 người, tối đa 5) Mẫu giáo 3 Dưới 6 lớp 1 1.00 /Số lớp 2
Mẫu giáo 2 Dưới 8 lớp 2 1.00/Số lớp 2 (MG bán trú: 2 GV/lớp) Mẫu giáo 1 8 lớp trở lên 3 1.00/Số lớp 2
Mầm non 1 Dưới 50 HS 1 (Số GV: tính riêng từng cấp)
Mầm non 2 50 hs trở lên 2 (NV: kể cả nấu ăn)
b/- Bậc Tiểu học trở lên Bậc, hạng trường H
Tiểu học hạng I 1 2 1,2 (1,5) 1 1 1 3 Tiểu học hạng II 1 1 1,2 (1,5) 1 1 TV KN 2 Tiểu học hạng III 1 1 1,2 (1,5) 1 1 TV KN 2 THCS hạng I 1 2 1,9 1 1 2 3 (40 lớp+1) THCS hạng II 1 1 1,9 1 1 1 3 THCS hạng III 1 1 1,9 1 1 1 3 THPT hạng I 1 3 2,25 1 (*) 1 2 3 (40 lớp+1) THPT hạng II 1 2 1 (**) 1 1 3 THPT hạng III 1 1 1 (**) 1 1 3 * Ghi chú:
* Đối với khối mầm non, theo thông tư 27, nếu có 40 cháu trở lên thì sẽ có một nhân viên nấu ăn (bao gồm tiếp phẩm, nấu ăn, thủ kho, kế toán nhà ăn); 60 cháu trở lên sẽ có một nhân viên hành chính quản trị (bao gồm văn thư, quản trị, kế toán, thủ quỹ, tạp vụ, bảo vệ).
- Các đơn vị VP Sở GD-ĐT, các Phòng GD&ĐT, các Trung tâm GDTX, các trường THCN không có định mức cụ thể
2- Bảng định mức tiết dạy/tuần của các trường trung học:
Từ việc phân công giảng dạy số tiết của từng môn dạy theo tuần, chương trình thiết kế sẵn như sau :
- Đối với cấp Trung học cơ sở : theo kế hoạch giảng dạy theo chương trình thay sách hiện hành. - Đối với Trung học phổ thông : lấy kế hoạch giảng dạy của Ban cơ bản làm chuẩn và bổ sung 4 tiết tự chọn cho các môn sau : Văn (1 tiết), Toán (1 tiết), Sinh (0,5 tiết), Lý (0,5 tiết), Hoá (0,5 tiết), Ngoại ngữ (0,5 tiết). Riêng môn GDQP tính 1 tiết/tuần.
Môn Lớp 6 Lớp 7 Lớp 8 Lớp 9 Lớp 10 Lớp 11 Lớp 12 Ghi chú VAN 4 4 4 5 4 4.5 4 + 1.0 t tự chọn SU 1 2 1.5 1.5 1.5 1 1.5 DIA 1 2 1.5 1.5 1.5 1 1.5 GDCD 1 1 1 1 1 1 1 TOAN 4 4 4 4 4 4.5 4.5 + 1.0 t tự chọn LY 1 1 1 2 2.5 2.5 2.5 + 0,5 t tự chọn HOA 2 2 2.5 2.5 2.5 + 0,5 t tự chọn SINH 2 2 2 2 1.5 2 2 + 0,5 t tự chọn NHAC 1 1 1 0.5 MYTHUAT 1 1 1 0.5 TDTT 2 2 2 2 2 2 2 TINHOC 2 1.5 1.5 KYTHUAT 2 2 2 2 1.5 1.5 1 NGOAINGU 3 3 3 2 3.5 3.5 3.5 + 0,5 t tự chọn GDQP 1 1 1 Cộng : 23 25 26 26 28.5 28.5 28.5
* Ghi chú: - Người sử dụng có thể thay đổi các định mức nêu trên tuỳ tình hình cụ thể về thực hiện phân ban của đơn vị.
- Phương pháp xác định hệ số bố trí giáo viên từng môn mà Module sử dụng để tính kế hoạch biên chế như sau:
Tổng hệ số (định mức B.Chế theo quy định)
Hệ số môn học = _______________________________________ ____________________ x Số tiết theo Tổng số tiết của tất cả các môn học trong tuần của môn KH giảng dạy của cấp học
Ví dụ: Tổng số tiết của tất cả các môn trong kế hoạch giảng dạy của cấp THCS theo chương trình thay sách là 99 tiết; trong đó, môn toán là 16 tiết/tuần. Khi đó, hệ số môn của môn toán sẽ được tính như sau:
1.9
Hệ số này sẽ do chương trình tự động tính lại khi người dùng thay đổi số liệu định mức giờ dạy hay bảng phân phối tiết dạy như trên.
II. Xây dựng kế hoạch biên chế:
1- Các thông tin cần nhập:
- Trong hồ sơ trường: Cấp học. Hệ trường, đặc thù (để tính hệ số cho các loại trường công lập, bán công...); Số lớp của từng khối (từ mẫu giáo trở lên); Số học sinh các cấp, bậc học...
- Trong Sơ yếu: Nhập Môn dạy để làm cơ sở tính toán số GV hiện có theo môn. Nếu Môn dạy trong Sơ yếu rỗng, chương trình sẽ dựa vào các thông số về Công việc hiện nay và Chuyên ngành đào tạo của giáo viên để tính kế hoạch biên chế. Nếu giáo viên được đào tạo kép,chương trình lấy chuyên ngành được đào tạo chính để tính toán số liệu (ví dụ: Giáo viên A được đào tạo là Toán - Lý, chương tình sẽ lấy môn Toán làm môn chính để tính kế hoạch biên chế)