- Thời kỳ từ 19962000: Đây là giai đoạn nền kinh tế nớc ta tiếp tục phát triển
3.Bộ máy quản lý của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội –
TOCONTAP.
Hình 3 : Mô hình tổ chức quản lý của TOCONTAP
3.2. Ban Giám Đốc của công ty TOCONTAP.
Ban Giám Đốc của Công ty gồm: Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc và Trợ lý giám đốc.
Đứng đầu Công ty là Tổng Giám Đốc đại diện cho Nhà nớc và CBCNV trong Công ty, tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trớc Bộ Thơng Mại.
Phó Tổng Giám Đốc là ngời đợc Tổng Giám Đốc ủy quyền, duyệt phơng án kinh doanh của Công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp và các phòng ban khác.
3.3. Các phòng quản lý của công ty TOCONTAP.
TOCONTAP trớc kia có 10 phòng quản lý, năm 1992 đợc thu gọn còn 7 Phòng tổng hợp đối ngoại Phòng tổ chức cán bộ Phòng hành chính quản trị Phòng kế toán tài chính Phòng kho vận Các phòng XNK 1 4 6… … 8 Các chi nhánh Hải Phòng TP. Hồ Chí Minh Xí nghiệp TOCAN Các văn phòng đại diện ở nư ớc ngoài Ban Giám Đốc
+ Phòng tổ chức cán bộ: Có chức năng tham mu cho Giám Đốc, tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, lao động của Công ty theo nhiệm vụ nh: sắp xếp, bố trí lao động, thuyên chuyển điều động của TGĐ, đào tạo, bồi dỡng trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ CBCNV trên cơ sở nắm vững các quy định về luật lao động, hợp đồng lao động, tổ chức bảo vệ an toàn cho Công ty về an ninh chính trị, phòng gian bảo mật. Kế hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu nại tố cáo và bảo đảm quyền lợi cho ngời lao động.
+ Phòng tổng hơp đối ngoại: Tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, về sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu tình hình kinh tế thế giới, tình hình giá cả trên thị tr- ờng nớc ngoài, những biến động về thị trờng, đề ra các chính sách thích ứng với từng thị trờng, từng nớc, từng doanh nghiệp. Thông tin kịp thời các số liệu, tài liệu trong và ngoài nớc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tìm hiểu đối tác, phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phơng án kinh doanh xuất nhập khẩu trớc khi trình ký, hớng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của Công ty. Tổng hợp và phân tích dữ liệu phát sinh, cung cấp cho TGĐ và các phòng quản lý để kịp thời điều chỉnh hoạt động. Lập báo cáo tổng hợp của Công ty trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan, theo dõi, đôn đốc các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép, tờ khai khải quan để TGĐ nắm đợc tình hình kinh doanh của các bộ phận, hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch XNK của từng đơn vị cho phòng kế hoạch, hạch toán kinh doanh và tính tiền lơng.
+ Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc tiền tệ thông qua việc kiểm soát và quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty, có trách nhiệm hớng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị sản xuất kinh doanh về việc mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị. Các số liệu thống kê, báo cáo, hạch toán nội bộ theo quy định của Tổng Công ty và Bộ Tài Chính, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh, kiểm tra phơng pháp kinh doanh đã duyệt và đối chiếu chứng từ, giúp các đơn vị hạch toán chính xác, góp ý kiến và chịu trách nhiệm với từng phơng án kinh doanh cụ thể, xác định lỗ lãi để tính trả lơng, thởng, phụ cấp
cho các đơn vị. Xây dựng quy chế, phơng thức cho vay vốn, hay đi vay vốn, giám sát, theo dõi việc sử dụng vốn vay của Công ty và bảo hành vốn vay của Ngân hàng, nắm vững quá trình luân chuyển của vốn vay, ngăn chặn nguy cơ tồn đọng hoặc thâm hụt vốn, lập quỹ dự phòng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh bất lợi, chủ động xử lý khi có sự cố thay đổi về tổ chức nhân sự, lao động, chế độ, khi có liên quan đến vấn đề về tài chính, thanh quyết toán các đơn hàng xuất nhập khẩu, trích lập các quỹ từ lợi nhuận sau thuế, quỹ phát triển luôn để lớn hơn 50% và quỹ dự phòng ở mức 10%.
+ Phòng hành chính quản trị: Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn th, lu trữ tài liệu, hồ sơ chung. Huy động xe, các thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho quản lý điều hành và hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty, hiệu quả và tiết kiệm. Đề xuất mua sắm trang thiết bị, đồ dùng văn phòng, phơng tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty, sửa chữa bảo dỡng và bảo vệ an toàn cơ quan, duy trì thời gian làm việc, điều hành tổ chức, hoạt động sinh hoạt công đoàn và đoàn thể, quản lý điện báo, điện thoại và giữ vệ sinh môi trờng Công ty xanh sạch đẹp.
+ Phòng kho vận: Có chức năng quản lý cất trữ hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty, đảm bảo các điều kiện bảo quản tốt hàng hóa theo đúng quy định, quy trình và nghiệp vụ kho trạm.
3.4. Các đơn vị kinh doanh của công ty TOCONTAP.
+ Các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp: Các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp của Công ty đợc đánh số từ 1 đến 8. Năm 2000, Công ty đã tổ chức sát nhập phòng số 5 vào phòng số 8. Vì vậy hiện nay Công ty có tất cả 7 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, các phòng này trực tiếp kinh doanh theo cơ chế khoán, chuyên xuất nhập khẩu các mặt hàng mang tính tổng hợp theo kế hoạch hàng năm của Công ty đa ra.
3.5. Các xí nghiệp và chi nhánh, văn phòng đại diện công ty TOCONTAP.
+ Chi nhánh tại Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh: Đợc thành lập để mở rộng mạng lới kinh doanh, tăng cờng khả năng cạnh tranh và thu thập thông tin, hỗ trợ
các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng, làm công tác giao nhận hàng hóa tại cảng biển.
+ Xí nghiệp TOCAN: Đợc thành lập năm 1993, xí nghiệp là liên doanh giữa TOCONTAP và bạn hàng Canada để sản xuất và tiêu thụ mặt hàng chổi quét sơn …
+ Ngoài ra TOCONTAP còn có 4 văn phòng đại diện tại các nớc CHLB Nga, CHLB Đức, Hungary, Tiệp Khắc. Nhiệm vụ là giới thiệu và thúc đẩy quan hệ th- ơng mại hàng hóa, thực hiện các giao dịch và xúc tiến ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu với các nớc bạn.