- Hệ số sử dụng chỗ ngồi CH sd
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
- Giám đốc: là ngời cao nhất về quản lý khách sạn và có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn. Giám đốc sẽ phối hợp hoạt động với hai phó giám đốc của khách sạn để kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các điều lệ tơng ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của khách sạn, chịu trách nhiệm về mọi kết quả hoạt động kinh doanh trớc Hội đồng quản trị và trớc toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn.
- Phó Giám đốc: (gồm phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc điều hành) quản lý về hoạt động kinh doanh và hành chính nhân sự của khách sạn. Thờng xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện tốt công việc đợc giao. Phối hợp sự hoạt động trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với bên ngoài, với các cơ quan nhà nớc, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày, đảm bảo cho hoạt động của khách sạn diễn ra bình thờng, các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của khách sạn đợc hoàn thành với chất lợng cao.
- Th ký: là ngời có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ, ghi lại nội dung của tất cả các cuộc họp, ghi lịch làm việc của Giám đốc về lịch họp cũng nh lịch tiếp khách hàng ngày. Đồng thời th ký là ngời phiên dịch cho Giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nớc ngoài.
- Cố vấn quản trị: có nhiệm vụ cố vấn cho Giám đốc trong việc điều hành và quản lý khách sạn. T vấn cho Ban giám đốc về các chiến lợc kinh doanh hợp tác làm ăn với bạn hàng.
- Bộ phận Marketting: là đầu mối vận hành và giám sát các hoạt động kinh doanh cuả khách sạn. Khách sạn có thu hút và lôi cuốn đợc nhiều khách hay không phụ thuộc vào bộ phận này trong việc tiếp cận, khuếch trơng giới thiệu sản phẩm của khách sạn. Đồng thời cũng là bộ phận then chốt phối hợp của khách sạn, là trung tâm thông tin và cố vấn quyết định chính sách kinh doanh của Phó giám đốc kinh doanh. Chức năng của bộ phận này là nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị tr- ờng mục tiêu, thị trờng tiềm năng của khách sạn cũng nh thị trờng du lịch chung. Hiện nay bộ phận này đã đợc bổ xung thêm một số nhân viên để hỗ trợ cho việc
tuyên truyền, quảng cáo về các dịch vụ của khách sạn cũng nh việc liên hệ môi giới với các hãng lữ hành nhận khách, gửi khách trong và ngoài nớc.
- Bộ phận Lễ tân: có chức năng đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách, có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách trong việc phối hợp mọi hoạt động trong khách sạn, tham mu cho Giám đốc, bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ khác cho khách. Ngoài ra bộ phận này còn có chức năng nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tợng tốt đẹp cho khách; giải quyết các khiếu nại phàn nàn của khách; giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Bộ phận Nhà hàng: đảm bảo tất cả các công việc từ phục vụ khách ăn hàng ngày cho đến các bữa tiệc lớn, nhỏ tại khách sạn. Thực hiện chức năng tiêu thụ và bán hàng, đa ra thực đơn giới thiệu các món ăn và thuyết phục khách tiêu dùng dịch vụ; nghiên cứu nhu cầu, sở thích ăn uống của khách; quảng cáo khuếch trơng các dịch vụ ăn uống trong khách sạn. Bộ phận này còn có chức năng đảm bảo chất lợng vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo uy tín, chất lợng của khách sạn và thoả mãn nhu cầu của khách về ăn uống. Bên cạnh đó, thái độ phục vụ, sự thân thiện, luôn hết lòng với khách của đội ngũ nhân viên bộ phận nhà hàng đợc coi nh là “chất xúc tác” tạo cho khách cảm giác ngon miệng, khai thác tối đa khả năng thanh toán của khách và nhiều khi nó quyết định việc khách có quay trở lại khách sạn hay không. Bộ phận nhà hàng là bộ phận lớn và rất quan trọng, tạo doanh thu lớn thứ hai trong khách sạn sau bộ phận kinh doanh lu trú.
- Bộ phận Câu lạc bộ: cung cấp các dịch vụ bổ xung của khách sạn nhằm thoả mãn nhu cầu ngày càng đa dạng của khách. Bộ phận này thờng cung cấp cho khách các dịch vụ về chăm sóc thẩm mỹ, massage, phòng tập thể hình, sân tennis và bể bơi…
- Phòng Điều hành du lịch: tham mu cho Giám đốc về thị trờng du lịch, tổ chức đăng ký visa, liên kết với các đại lý bán vé máy bay, tổ chức các Tour du lịch và ký kết các hợp đồng đa đón, hớng dẫn khách tham quan ở các tuyến điểm du
lịch. Phòng điều hành còn tổ chức các mối liên hệ để tìm kiếm khách hàng mua các Tour du lịch của khách sạn và tổ chức thực hiện các Tour đó.
- Bộ phận Buồng: thực hiện việc kinh doanh chủ yếu và tạo ra nguồn doanh thu lớn cho khách sạn; chăm lo sự nghỉ ngơi của khách trong thời gian lu trú tại khách sạn và đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách. Bộ phận buồng có nhiệm vụ phối hợp với bộ phận lễ tân để theo dõi và quản lý khách thuê phòng nghỉ tại khách sạn; bảo quản các trang thiết bị nội thất và vệ sinh hàng ngày cho các phòng nghỉ; nhận chuyển các yêu cầu của khách nh : giặt là, massage và các dịch vụ bổ xung khác.
- Bộ phận Bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn trong khách sạn, đảm bảo không để thất thoát tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách.
- Bộ phận Kế toán: chuyên thực hiện các công việc tiền lơng, chứng từ sổ sách kế toán. Ngoài ra bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thống kê các khoản chi tiêu trong khách sạn, thuế phải nộp, hạch toán kết quả kinh doanh , chi phí và doanh thu của từng bộ phận theo từng tháng, quý, năm.
- Bộ phận Kế hoạch: cung cấp t liệu thông tin quản lý hồ sơ, nắm bắt tình hình hành chính, chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lơng thực, thực phẩm, trang thiết bị phục vụ cho khách sạn, chịu trách nhiệm với những thất thoát xảy ra tại kho .
- Bộ phận Nhân sự: có nhiệm vụ sắp xếp lao động trong khách sạn sao cho phù hợp với nguyện vọng và khả năng của từng cá nhân và yêu cầu của khách sạn để nâng cao chất lợng phục vụ từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, ký kết các hợp đồng lao động, điều chỉnh lao động trong khách sạn. Song song với những công việc trên, bộ phận này còn kết hợp trực tiếp với Phó giám đốc hành chính để quản lý nhân viên trong khách sạn.
- Bộ phận Bảo dỡng: chuyên chịu trách nhiệm về việc sữa chữa và bảo dỡng trang thiết bị trong khách sạn. Bộ phận này làn việc theo ca, khi ở bộ phận nào báo tin cần phải thay sửa gấp một thiết bị nào đó thì bộ phận bảo dỡng có nhiệm vụ thực hiện ngay. Bộ phận bảo dỡng có một tổ trởng chịu trách nhiệm phân công
công việc hàng ngày cho các nhân viên trong tổ nh kiểm tra các trang thiết bị, đồ dùng đặc biệt là về điện nớc, hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Bộ phận Bếp: chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách, đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhân viên trong khách sạn.