0003976 23/4 Mua Long nhãn của Công ty TNHH TM Lợi Mận
3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán.
Đối với chứng từ kế toán, thì doanh nghiệp đã có chế độ quy định khá chặt chẽ về các mẫu chứng từ liên quan đến kế toán quá trình thanh toán với người mua, kế toán thanh toán với người bán. Các mẫu chứng từ này tương đối đầy đủ chặt chẽ về nội dung, thông tin,liên quan để làm căn cứ phản ánh vào các sổ kế toán
* Một số kiến nghị.
- Do đặc điểm là Doanh Nghiệp thương mại nên một số mặt hàng nông lâm sản doanh nghiệp có thể thu gom và lập theo Bảng kê thu mua theo Mẫu số 04/GTGT để làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
Mà căn cứ để lập bảng kê thu mua lại là các giấy xác nhận mua hàng. Xong trong quá trình thu mua và thanh toán, cán bộ nghiệp vụ của công ty phải vừa lập các giấy xác nhận mua hàng vừa phải lập các giấy biên nhận thanh toán cho từng khách hàng thì bộ phận kế toán thanh toán với người mua mới lấy đó làm cơ sở để thanh toán các khoản phải trả người mua. Chính vì điều này mà mất rất nhiều thời gian, vậy theo ý kiến của cá nhân em thì nên gộp giấy xác nhận mua hàng kiêm luôn xác nhận thanh toán cho từng đối tượng khách hàng do đó vừa tiết kiệm được thời gian, chi phí mà chứng từ kế toán lại giảm bớt đi số lượng mà vẫn đảm bảo được tính chặt chẽ, hợp lệ.
- Đối với kế toán quá trình thanh toán với người mua nên tránh việc thanh toán bắng tiền mặt nên chuyển sang hình thức thanh toán bằng chuyển khoản, điều này vừa đảm bảo độ an toàn cho đồng tiền, đồng vốn của đơn vị, lại giảm được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra khi số lượng lớn tiền mặt tại quỹ của đơn vị quá lớn, và lại đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ kế toán.
Nên giảm bớt việc ứng tiền hàng trực tiếp cho khách hàng thông qua các giấy biên nhận mà nên sử dụng nhiều hơn Tài Khoản “141 –tạm ứng” để theo
- Đối với các chứng từ liên quan đến việc thanh toán đối với người mua, theo cá nhân em nên giảm bớt một số chứng từ nếu trong hợp đồng không quy định .
Ví dụ: Nhiều khi trong hợp đồng hoặc L/C không quy định doanh nghiệp phải làm chứng nhận xuất xứ hoặc chứng thư khử trùng mà vẫn đủ điều kiện để thanh toán thì bộ phận kế toán bán hàng không nhất thiết phải đòi hỏi bộ phận nghiệp vụ làm đầy đủ các thủ tục giấy tờ như trên mới làm cơ sở để thiết lập chứng từ và làm cơ sở đòi tiền, giảm bớt được những chứng từ gì không cần thiết thì nên giảm vì vừa giảm được chi phí và lại tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, giảm bớt được thời gian.
- Đối với các chứng từ ngân hàng, nên giao cho hai kế toán theo dõi vì các khoản thanh toán với người mua của đơn vị phát sinh với số lượng nhiều, lại thanh toán qua nhiều ngân hàng khác do nhau vậy nên giao cho một cán bộ chuyên môn theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến kế toán tiền gửi ngân hàng tài khoản VNĐ và kế toán tài khoản USD. Điều này giúp cho việc theo dõi thuận lợi hơn, chuyên môn hoá hơn và chứng từ được cập nhật đầy đủ, thường xuyên và liên tục hơn, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
- Và một kiến nghị nữa mà em cho là cũng rất quan trọng đó là:
Đối với những hợp đồng bằng tiếng nước ngoài thì kế toán phải có một bản dịch bằng tiếng việt đi kèm, xong không hiểu do sơ xuất hoặc bỏ qua nguyên tắc này mà kế toán của đơn vị thường không có bản dịch ra tiếng Việt Nam kèm theo các hợp đồng kinh tế. Điều này cũng gây khó khăn cho một số cơ quan liên quan khi kiểm tra vì hầu hết không phải ai cũng biết hết tiếng anh và có thể hiểu được nội dung của bản hợp đồng. Vì vậy khi được các cơ quan liên quan đến kiển tra thì doanh nghiệp mới bổ xung các chứng từ liên quan do vậy vừa mất thời gian, vừa tạo sự hiểu lầm đối với các cơ quan liên quan, họ cho rằng đơn vị không thực hiện đúng các yêu cầu, quy định về chứng từ kế toán.