d. Quy trình luân chuyển chứng từ
2.4.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Căn cứ vào bảng phân bổ và các chứng từ gốc có liên quan: phiếu chi, sao kê tài khoản công ty có đối chiếu với TK111, TK112 phát sinh trong tháng, kế toán vào sổ chi tiết TK642(1) chi tiết theo khách hàng. Căn cứ vào
sổ chi tiết kế toán lên sổ tổng hợp chi phí bán hàng các đối tượng tài khoản đối ứng.
Cuối tháng căn cứ vào số phát sinh ghi trên Nhật ký chung, sổ chi tiết kế toán ghi vào sổ cái TK 642(1).
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ chi tiết TK642(1):
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Hàng ngày khi có phát sinh, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí hải quan, chi phí lưu kho... ghi vào sổ chi tiết bán hàng để cuối tháng phản ánh vào sổ tổng hợp chi tiết TK 642(1).
Biểu 2.19: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
ông ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
TK642(1): Chi phí bán hàng Tháng 3 năm 2010 Chứng từ kế toán Sổ chi tiết TK642(1) Tổng hợp chi tiết TK642(1)
Ngày tháng Số HĐ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có .... ... ... ... ... ...
05/03 PC2202 Thanh toán tiền lương tháng 2/2010 111 14.000.000
... …. .... .... .... ....
15/03 PC2220 Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm 111 3.300.000
... ... ... ... ... ... Kết chuyển sang TK911 911 57.500.000 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng * Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.9: Quy trình hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ cái TK642(1) Sổ tổng hợp chi tiết TK 642(1)
Quan hệ đối chiếu:
Căn cứ vào chứng từ và phiếu chi, kế toán sẽ phản ánh các nghiệp vụ vào Nhật ký chung. Cuối tháng, căn cứ vào Nhật ký chung, kế toán sẽ phản ánh vào sổ cái TK642(1).
Biểu 2.20: Sổ cái TK642(1)
Công ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK642(1): Chi phí bán hàng Tháng 03/2010 Đơn vị tính: 1.000đ Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Trong sổ NKC TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có .... .... .... ... ... ... ... ....
05/03 PC2202 05/03 Thanh toán tiền lương tháng 2/2010 111 14.000.000
... .... ... ... .... .... ... ...
15/03 PC2220 15/03 Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm 111 3.300.000
... .... ... ... ... ... ... ...
Tổng 57.500.000 57.500.000
Người lập biểu
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HÓA CHẤT SƠN MT 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH
TM và SX hóa chất sơn MT và phương hướng hoàn thiện 3.1.1. Ưu điểm
Ra đời từ năm 2004, công ty TNHH TM và sx hóa chất sơn MT đã có những thay đổi cho phù hợp với xu thế phát triển chung của thị trường. Công ty hoạt động theo mô hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, chính vì vậy việc phân chia cụ thể chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, cá nhân hợp lý cũng góp phần không nhỏ vào thành công của công ty. Công ty đã sử dụng khá hợp lý mô hình quản lý trực tuyến – chức năng, mô hình được xem là vượt trội hơn hẳn vì vừa có tính thống nhất và vừa phát huy được năng lực sáng tạo của các bộ phận chức năng.
Phòng kế toán với số lượng 4 nhân viên kế toán, công ty đã phân công công việc cụ thể nhằm tránh bị chồng chéo công việc giữa các nhân viên. Đội ngũ kế toán của công ty tuy là những người trẻ nhưng có trình độ, kinh
nghiệm, năng động, nhiệt tình và có ý thức, trách nhiệm với công việc được giao. Bên cạnh đó việc áp dụng phần mềm kế toán, các nghiệp vụ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác từ đó cung cấp thông tin một cách kịp thời cho ban lãnh đạo công ty.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành và đều có chữ ký của các bên liên quan. Chứng từ được phân loại hệ thống hoá theo
từng nghiệp vụ kinh tế, thời gian phát sinh … và được quản lý theo thời gian, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Hệ thống tài khoản của Công ty được sử dụng khá đầy đủ, việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ được thực hiện chính xác, quy củ. Bộ sổ kế toán hạch toán về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Hiện nay, với xu hướng sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, công ty đã đưa phần mềm kế toán Misa dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vào phục vụ cho công tác kế toán, phù hợp với đặc điểm, quy mô kế toán tại công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏ trong công tác kế toán tại công ty, cụ thể:
• Giàm bớt được khối lượng ghi chép và tính toán thủ công.
• Giảm được lao động đơn điệu của nhân viên kế toán.
• Cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác về tình hình tài chính của công ty.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót.
3.1.2. Nhược điểm
- Thứ nhất, tất cả những hóa chất, thuốc màu và chất phụ gia xuất kho dùng để bán trực tiếp hay xuất để pha sơn thành phẩm công ty đều hạch toán ở TK 156 “Hàng hóa” nên chưa phản ánh được đâu là hàng hóa đâu là nguyên vật liệu, không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán.
- Thứ hai, công ty áp dụng cả phương thức thanh toán toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhưng công tác kế toán chưa thực hiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dẫn đến khi phát sinh nợ không đòi được sẽ dẫn đến phản ánh doanh thu bán hàng không chính xác.
Bên cạnh đó, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Với trường hợp những chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng trong tương lai, khi mà công ty ngày một phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, ta nên phân bổ chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy, sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác hơn.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Với xu thế phát triển hiện nay thì đòi hỏi công tác quản lý ngày càng phải được nâng cao, và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là điều cần thiết. Hơn nữa, hoàn thiện kế toán bán hàng cũng cần dựa theo những chuẩn mực, quy định kế toán mà công ty đang áp dụng.
Bên cạnh đó, hoàn thiện cũng phải dựa theo chế độ kế toán hiện hành và tình hình cụ thể của công ty và đảm bảo lợi ích của người lao động được đáp ứng một cách tối đa, triệt để mà không gây bất lợi cho công ty cũng như cán bộ, nhân viên trong công ty.
Hiện nay do nhu cầu thị trường tăng, công ty có định hướng phát triển thêm nhân lực. Cùng với việc tăng nhân lực các phòng ban khác thì công ty cũng cần bổ sung nhân lực phòng kế toán nhằm tránh tình trạng quá tải công việc do phải kiêm nhiệm nhiều việc.
Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng nhằm tạo ra đòn bẩy kinh tế giúp công ty tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Một trong những phương hướng nhằm hoàn thiện công tác bán hàng là cần nâng cao nghiệp vụ bán hàng của nhân viên, tăng cường đào tạo kỹ năng cho nhân viên và thống nhất quy trình bán hàng.
• Với thuốc màu sơn và phụ gia: khi xuất kho sẽ không phản ánh vào TK156 nữa mà nên tách khỏi bộ phận bán hàng và sẽ phản ánh vào chi phí nguyên vật liệu.
Hiện tại, khi xuất kho các thuốc màu sơn và phụ gia sử dụng để pha sơn thành phẩm, thực chất là sản xuất. Nhưng Công ty kế toán:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có 156 Hàng hóa
Vì vậy khi xác định giá vốn, doanh thu bán hàng của hàng bán trực tiếp và hàng dùng để xuất pha sơn gây phản ánh chi phí và doanh thu không được chính xác. Do đó, bộ phận pha chế sơn là bộ phận sản xuất nên tách khỏi bộ phận bán hàng và kế toán chi phí riêng.
- Xuất hàng:
Nợ TK 154(1) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152 Nguyên vật liệu
- Chi phí pha chế:
Nợ TK 154(3) Chi phí sản xuất chung
Có TK334,338 Lương và khoản trích theo lương Có TK214 Khấu hao TSCĐ
Có TK111 Tiền mặt (các dịch vụ mua ngoài bằng tiền) - Cuối kỳ xác định giá thành của chế biến theo cách làm trên thì các chi
phí pha chế đều được phản ánh rõ, giá thành pha chế sơn cũng được làm rõ để làm căn cứ tính giá bán.
Xuất hàng: Nợ TK 632 Có TK 154
Nhập lại kho: Nợ TK 152, 155 Có TK 154
• Công ty nên mở tài khoản để trích lập dự phòng, cụ thể là mở TK159(2) – Dự phòng nợ phải thu khó đòi, để phản ánh đúng thực tế doanh thu từ bán hàng.
Hiện nay, công ty bán hàng chủ yếu theo phương thức trả chậm, hầu hết các khách hàng đều để đến cuối tháng mới chốt, trả công nợ. Có khách hàng đã mua hàng từ lâu, quá hạn hợp đồng nhưng viện nhiều lí do không thích
hợp mà vẫn chưa thanh toán cho công ty. Hơn nữa, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vẫn chưa được công ty sử dụng, vì thế nên tiến hành trích lập dự phòng. Để hạch toán chính xác, kế toán nên mở thêm TK 159(2) “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” với phương pháp kế toán như sau:
+ Nếu số nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK642(2) Chi phí QLDN
Có TK159(2) Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau lớn hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK159(2) Dự phòng phải thu khó đòi Có TK642(2) Chi phí QLDN + Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK159(2) Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng)
Nợ TK642(2) Chi phí QLDN (nếu chưa lập dự phòng)
Có TK131 Số nợ phải thu của khách hàng đã được xóa
Đồng thời ghi Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (theo dõi ít nhất 5 năm tiếp theo và tiếp tục có biện pháp thu hồi nợ).
+ Nếu khoản nợ đã xóa sau đó thu hồi lại được, kế toán ghi: Nợ TK111, 112 Tiền mặt, tiền gửi
Có TK711 Thu nhập khác Đồng thời ghi bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH TM và sx hóa chất sơn MTsx hóa chất sơn MTsx hóa chất sơn MT sx hóa chất sơn MT
Về mặt cơ bản, hạch toán bán hàng tại công ty TNHH TM và SX hóa chất sơn MT đã đi vào nền nếp, tuân thủ đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, phù hợp với tình hình thực tế hiên nay của công ty. Bên cạnh đó,
công ty cũng không tránh khỏi những điểm chưa thật sự tối ưu và hợp lý. Em xin có một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn kế toán bán hàng tại công ty.
3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng
Tại mỗi bộ phận của công ty luôn có sự phân công, bố trí công việc rõ ràng nên không có sự chồng chéo công việc giữa các khâu, bộ phận. Vì bán hàng là hoạt động chủ yếu của công ty nên kế toán bán hàng luôn được quan tâm. Chính vì vậy, kế toán bán hàng luôn phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ có liên quan đến khâu tiêu thụ hàng hóa, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời giúp công tác quản lý đạt hiệu quả cao hơn.
Tuy nhiên, về công tác tổ chức kế toán bán hàng cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Mặc dù việc chuyên môn hóa trong bộ phận kế toán giúp cho công việc đạt hiệu quả cao tuy nhiên chỉ trong trường hợp nhân viên làm việc đầy đủ, liên tục. Nếu trong trường hợp có nhân viên thuộc phần hành nào nghỉ 1 thời gian dài thì sẽ làm gián đoạn phần hành đó, dẫn đến làm gián đoạn chung. Để khắc phục tình trạng này, công ty nên có sự trao đổi công việc giữa các phần hành, từ đó phát huy được năng lực cũng như sự sáng tạo của nhân viên.
- Việc ghi chép kế toán còn thủ công, sử dụng nhiều sổ sách, chứng từ bị dồn lại nhiều ngày mới ghi một lần.
- Công ty vẫn chưa vận dụng được kế toán quản trị vào quá trình quản lý kinh doanh nên vẫn chưa thấy được ưu điểm của kế toán quản trị trong công việc xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của lãnh đạo.
- Công tác quản lý công nợ nên kết hợp song song với việc kiểm tra giám sát công nợ và cần tìm biện pháp ràng buộc với khách hàng. Nên thường xuyên xem xét đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và có chính sách thu hồi vốn, lập dự phòng phải thu khó đòi. Đồng thời cần có các chính sách
khuyến khích khách hàng thanh toán nợ bằng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nào thanh toán sớm. Khoản chiết khấu này công ty có thể hạch toán vào TK635 - Chi phí tài chính của công ty.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá* Về tài khoản sử dụng:* Về tài khoản sử dụng:* Về tài khoản sử dụng: * Về tài khoản sử dụng:
Hiện nay công ty TNHH TM và SX hóa chất sơn MT kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại khác nhau, từ hóa chất sơn, các thiết bị, vật tư phục vụ sơn ôtô và cả dịch vụ pha sơn vi tính. Tuy nhiên khi hạch toán doanh thu thì tập hợp chung vào TK511 nên sẽ khó xác định doanh thu từ mặt hàng cụ thể nào. Vì vậy, để thuận tiện hơn trong công tác quản lý, công ty cần mở thêm tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi doanh thu của từng chi nhánh, mặt hàng.
Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp2, cấp 3 là:
- Tài khoản cấp 2 theo dõi theo nhóm hàng (bán hàng hay cung cấp dịch vụ):
+ Đối với sản phẩm: ký hiệu 1 + Đối với dịch vụ: ký hiệu 2 - Tài khoản cấp 3 theo dõi theo mặt hàng
Việc mở thêm tài khoản cấp 3 rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng ngành hàng
* Về phương pháp tính giá:
Công ty hiện đang áp dụng tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ. Với phương pháp này thì phải đến cuối tháng công ty mới xác định được giá vốn của hàng đem đi xuất dẫn đến việc sẽ không cung cấp được thông tin kịp thời cho lãnh đạo đồng thời khó xác định được hàng tồn