d. Quy trình luân chuyển chứng từ
2.3.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Căn cứ vào số lượng hàng bán và hóa đơn GTGT kế toán sẽ tính giá vốn hàng bán đối với từng mặt hàng . Bên cạnh đó, kế toán sẽ phản ánh các
nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung hàng ngày.
Cuối tháng, kế toán sẽ căn cứ vào Nhật ký chung ghi vào sổ cái TK632 – Giá vốn hàng bán.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Ví dụ: Trong tháng 1/2010, căn cứ vào chứng từ, kế toán đã phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung (biểu 2.9), cuối tháng kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến xác định giá vốn hàng bán vào TK642.
Biểu 2.14: Sổ cái TK632
Công ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
Chứng từ
Nhật ký chung
SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK632 – Giá vốn bán hàng
(Từ 01/01/2010 đến 31/01/2010)
Đơn vị: 1.000đ
Ngày
tháng Chứng từ Diễn giải Trong sổ TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 29/01 BHĐ0002 29/01 Bóng cứng x 156 2.854 29/01 BHĐ0003 29/01 Chất đóng rắn pup 1 x 156 2.835 30/01 BHĐ0005 30/01 Matiz SCC x 156 251.2 31/01 BHĐ0009 31/01 P190-625M x 156 1.629 31/01 31/01 Kết chuyển TK632 sang TK911 258.518 Cộng cuối tháng 258.718 258.518 2.4. Kế toán chi phí bán hàng 2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được đưa chung vào chi phí quản lý kinh doanh. Chi phí bán hàng ở công ty là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng, được theo dõi chi tiết từng nội dung chi phí như: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền,…
a. Chứng từ sử dụng: chứng từ sử dụng để hạch toán là phiếu chi, sao kê tài
khoản ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
b. Tài khoản sử dụng
Chi phí bán hàng của công ty được phản ánh vào TK642(1) – Chi phí bán hàng, tài khoản được dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
- Chi phí nhân viên bán hàng - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ
- Chi phí khấu hao
- Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền
c. Phương pháp kế toán
Có thể khái quát trình tự hạch toán kế toán giá vốn hàng bán tại công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.7: Trình tự hạch toán chi phí bán hàng
d. Quy trình luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào chứng từ nhận được (hóa đơn GTGT đầu vào, bảng lương,.) kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi. Trên phiếu chi phải có chữ ký xác nhận của Giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ ký xác nhận và nhận tiền. Sau khi phiếu chi được duyệt và thủ quỹ xuất tiền thì các chứng từ liên quan sẽ được
TK642 TK111, 112
TK911
TK142 Chi phí nhân viên bán hàng
nhân viên quản lý
Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho QLDN
Chi phí trả trước và chi phí phải trả tính cho QLDN
Chi phí khấu hao TSCĐ
Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp
Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền
Các khoản ghi giảm chi phí QLDN
Cuối kỳ kết chuyển để xác định KQKD
Chi phí chờ kết chuyển chuyển sang kỳ sau TK334, 338 TK152, 153 TK142, 242, 335 TK214 TK333 TK142, 242, 335
Ví dụ: Trong tháng 3/2010, công ty có phát sinh một số chi phí sau: chi phí mua hàng và chi phí lương cho nhân viên.
- Ngày 15/03/2010, phòng kế toán có tiếp nhận hóa đơn mua hàng số 005042 do mua văn phòng phẩm.
Biểu 2.15: Hóa đơn GTGT đầu vào
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu 1 (GTKT – 3LL)
Liên 2: Giao cho khách hàng KH: PC23258
Ngày 15 tháng 3 năm 2010 Số: 005042
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Hợp Nhất Địa chỉ:
Số điện thoại: MST: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Trang
Đơn vị: Công ty TNHH TM và SX hóa chất sơn MT
Địa chỉ: Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: tiền mặt MST: 0101553716
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)
A B C 1 2 3=2x1
1 Văn phòng phẩm 3000.000
Cộng tiền hàng: 3000.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 300.000
Tổng cộng các khoản thanh toán: 3.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm nghìn đồng./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT đầu vào), kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi, trên phiếu chi phải có chữ ký xác nhận của Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền.
Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội PHIẾU CHI Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Số PC2220 Nợ TK642, 133 Có TK111
- Thanh toán lương cho toàn bộ nhân viên của công ty trong tháng 2/2010: kế toán tiến hành tính lương cho toàn bộ nhân viên công ty, trong đó số tiền chi cho bộ phận bán hàng là 14.000.000 đồng. Thông thường bảng lương sẽ được lập vào đầu các tháng.
Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Trang
Địa chỉ : Công ty TNHH TM và SX hóa chất sơn MT Lý do chi : Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm
Số tiền : 3.300.000
Viết bằng chữ : Ba triệu ba trăm nghìn đồng. Chứng từ kèm theo : 01 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 03 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Biểu 2.17: Bảng thanh toán lương (trích bộ phận bán hàng)
Công ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG
(Trích bộ phận bán hàng)
Tháng 2 năm 2010
STT Họ và tên phậnBộ Vị trí chuẩnCông Số công thực
tế
Lương TT PC thời gianLương
Các khoản giảm trừ (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN) Tổng TN Tạm ứng Còn lĩnh A B C D 1 2 3 4 5=3*2/1 6=3*8.5% 7=4+5-6 8 9=7-8 Nguyễn Thị Nga BH NT 26 26 5.000.000 500.000 5.000.000 425.000 5.075.000 …. … … … …. …… ….. ….. ….. ……. Nguyễn Thị Hương BH NV 26 25 3.000.000 300.000 2.884.615 255.000 2.929.615 …….. ….. …. …. …. …… ….. …… …… ……. ….. …. Tổng 14.000.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2010 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi lập xong bảng lương, kế toán sẽ trình lên giám đốc duyệt. Sau khi bảng lương đã được phê duyệt, phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi. Trên phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ, người nhận tiền.
Biểu 2.18: Phiếu chi thanh toán tiền lương
Công ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 05 tháng 03 năm 2010 Số: PC2202
Nợ 6421 Có 111 Họ và tên người nhận : Nguyễn Thị Nga
Địa chỉ : Công ty TNHH TM và SX hóa chất sơn Mt
Lý do chi : Thanh toán lương cho bộ phận bán hàng
Số tiền : 14.000.000
Viết băng chữ : Mười bốn triệu đồng chẵn
Ngày 05 tháng 03 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
2.4.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Căn cứ vào bảng phân bổ và các chứng từ gốc có liên quan: phiếu chi, sao kê tài khoản công ty có đối chiếu với TK111, TK112 phát sinh trong tháng, kế toán vào sổ chi tiết TK642(1) chi tiết theo khách hàng. Căn cứ vào
sổ chi tiết kế toán lên sổ tổng hợp chi phí bán hàng các đối tượng tài khoản đối ứng.
Cuối tháng căn cứ vào số phát sinh ghi trên Nhật ký chung, sổ chi tiết kế toán ghi vào sổ cái TK 642(1).
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ chi tiết TK642(1):
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Hàng ngày khi có phát sinh, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí hải quan, chi phí lưu kho... ghi vào sổ chi tiết bán hàng để cuối tháng phản ánh vào sổ tổng hợp chi tiết TK 642(1).
Biểu 2.19: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
ông ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
TK642(1): Chi phí bán hàng Tháng 3 năm 2010 Chứng từ kế toán Sổ chi tiết TK642(1) Tổng hợp chi tiết TK642(1)
Ngày tháng Số HĐ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có .... ... ... ... ... ...
05/03 PC2202 Thanh toán tiền lương tháng 2/2010 111 14.000.000
... …. .... .... .... ....
15/03 PC2220 Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm 111 3.300.000
... ... ... ... ... ... Kết chuyển sang TK911 911 57.500.000 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng * Quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.9: Quy trình hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ cái TK642(1) Sổ tổng hợp chi tiết TK 642(1)
Quan hệ đối chiếu:
Căn cứ vào chứng từ và phiếu chi, kế toán sẽ phản ánh các nghiệp vụ vào Nhật ký chung. Cuối tháng, căn cứ vào Nhật ký chung, kế toán sẽ phản ánh vào sổ cái TK642(1).
Biểu 2.20: Sổ cái TK642(1)
Công ty TNHH thương mại và sản xuất hóa chất sơn MT Số 7 Ngõ 535 Lạc Long Quân – Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội
SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK642(1): Chi phí bán hàng Tháng 03/2010 Đơn vị tính: 1.000đ Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Trong sổ NKC TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có .... .... .... ... ... ... ... ....
05/03 PC2202 05/03 Thanh toán tiền lương tháng 2/2010 111 14.000.000
... .... ... ... .... .... ... ...
15/03 PC2220 15/03 Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm 111 3.300.000
... .... ... ... ... ... ... ...
Tổng 57.500.000 57.500.000
Người lập biểu
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HÓA CHẤT SƠN MT 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH
TM và SX hóa chất sơn MT và phương hướng hoàn thiện 3.1.1. Ưu điểm
Ra đời từ năm 2004, công ty TNHH TM và sx hóa chất sơn MT đã có những thay đổi cho phù hợp với xu thế phát triển chung của thị trường. Công ty hoạt động theo mô hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, chính vì vậy việc phân chia cụ thể chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, cá nhân hợp lý cũng góp phần không nhỏ vào thành công của công ty. Công ty đã sử dụng khá hợp lý mô hình quản lý trực tuyến – chức năng, mô hình được xem là vượt trội hơn hẳn vì vừa có tính thống nhất và vừa phát huy được năng lực sáng tạo của các bộ phận chức năng.
Phòng kế toán với số lượng 4 nhân viên kế toán, công ty đã phân công công việc cụ thể nhằm tránh bị chồng chéo công việc giữa các nhân viên. Đội ngũ kế toán của công ty tuy là những người trẻ nhưng có trình độ, kinh
nghiệm, năng động, nhiệt tình và có ý thức, trách nhiệm với công việc được giao. Bên cạnh đó việc áp dụng phần mềm kế toán, các nghiệp vụ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác từ đó cung cấp thông tin một cách kịp thời cho ban lãnh đạo công ty.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành và đều có chữ ký của các bên liên quan. Chứng từ được phân loại hệ thống hoá theo
từng nghiệp vụ kinh tế, thời gian phát sinh … và được quản lý theo thời gian, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Hệ thống tài khoản của Công ty được sử dụng khá đầy đủ, việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ được thực hiện chính xác, quy củ. Bộ sổ kế toán hạch toán về cơ bản đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Hiện nay, với xu hướng sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, công ty đã đưa phần mềm kế toán Misa dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vào phục vụ cho công tác kế toán, phù hợp với đặc điểm, quy mô kế toán tại công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã góp phần không nhỏ trong công tác kế toán tại công ty, cụ thể:
• Giàm bớt được khối lượng ghi chép và tính toán thủ công.
• Giảm được lao động đơn điệu của nhân viên kế toán.
• Cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác về tình hình tài chính của công ty.
• Thuận tiện cho việc kiểm tra phát hiện sai sót.
3.1.2. Nhược điểm
- Thứ nhất, tất cả những hóa chất, thuốc màu và chất phụ gia xuất kho dùng để bán trực tiếp hay xuất để pha sơn thành phẩm công ty đều hạch toán ở TK 156 “Hàng hóa” nên chưa phản ánh được đâu là hàng hóa đâu là nguyên vật liệu, không đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán.
- Thứ hai, công ty áp dụng cả phương thức thanh toán toán trực tiếp và thanh toán trả chậm nhưng công tác kế toán chưa thực hiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dẫn đến khi phát sinh nợ không đòi được sẽ dẫn đến phản ánh doanh thu bán hàng không chính xác.
Bên cạnh đó, toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Với trường hợp những chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng trong tương lai, khi mà công ty ngày một phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, ta nên phân bổ chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy, sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác hơn.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Với xu thế phát triển hiện nay thì đòi hỏi công tác quản lý ngày càng phải được nâng cao, và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là điều cần thiết. Hơn nữa, hoàn thiện kế toán bán hàng cũng cần dựa theo những chuẩn mực, quy định kế toán mà công ty đang áp dụng.
Bên cạnh đó, hoàn thiện cũng phải dựa theo chế độ kế toán hiện hành và tình hình cụ thể của công ty và đảm bảo lợi ích của người lao động được đáp ứng một cách tối đa, triệt để mà không gây bất lợi cho công ty cũng như cán bộ, nhân viên trong công ty.
Hiện nay do nhu cầu thị trường tăng, công ty có định hướng phát triển thêm nhân lực. Cùng với việc tăng nhân lực các phòng ban khác thì công ty cũng cần bổ sung nhân lực phòng kế toán nhằm tránh tình trạng quá tải công