+ Hoá đơn GTGT của người bán + Phiêu chi
+ Giấy báo nợ + Phiếu xuất kho
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao
+ Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương + Các chứng từ liên quan khác.
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Để tập hợp và phản ánh khoản chi phí này, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3. Cụ thể:
+ TK 6421 – “Chi phí nhân viên” + TK 6422 – “Chi phí vật liệu quản lý” + TK 6423 – “Chi phí đồ dùng văn phòng” + TK 6424 – “Chi phí khấu hao TSCĐ” + TK 6425 – “Thuế, phí và lệ phí” + TK 6426 – “Chi phí dự phòng”
+ TK 6427 – “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
+ TK 6428 – “Chi phí bằng tiền khác”. Tài khoản này được mở 9 TK cấp 3: • TK 64281 – “Tiếp khách hội nghị”
• TK 64282 – “Thuốc lá”
• TK 64283 – “Công tác phí tàu xe” • TK 64284 – “Điện thoại”
• TK 64285 – “Chi phí khác”
• TK 64286 – “Công tác Đảng, quân sự, đại hội cổ đông” • TK 64287 – “Hỗ trợ kinh phí”
• TK 64288 – “Phí chuyển tiền” • TK 64289 – “ Sản phẩm hỏng”
- Trình tự hạch toán:
Khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doah nghiệp, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Ví dụ: Phiếu chi C1131 ngày 30/12/2006: Chi tiền cho bà Hoàng Thị Thái mua bộ đếm và gạt máy in: giá mua chưa thuế: 2.272.727 đồng; VAT: 227.273 đồng; Tổng số tiền thanh toán: 2.500.000 đồng.
Kế toán tiền mặt tiến hành nhập dữ liệu phiếu chi tương tự như chi phí bán hàng.
Ô “ TK Nợ”: TK 6423: 2.272.727 Ô “ TK Có”: TK 1111: 2.272.727 VAT đầu vào:
Ô “TK Nợ”: TK 1331: 227.273 Ô “ TK Có”: TK 1111: 227.273
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, ấn vào nút “Cất giữ” để lưu vào máy. Muốn in phiếu chi, ấn vào nút “In phiếu”
Thông tin nhập liệu từ phiếu chi C1131 theo lập trình sẵn sẽ chạy vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 04), Sổ chi tiết TK 642, Sổ cái TK 642 (Biểu 17), Sổ cái TK 111 (Biểu 16). Muốn xem, in Sổ chi tiết TK 642, Sổ cái TK 642 trước
tiên vào “Phân hệ tổng hợp”, kích chuột vào biểu tượng “Sổ kế toán” (hoặc “Báo cáo tài chính”), xuất hiện cửa sổ “Xem và in báo cáo”. Chọn loại báo cáo là “Sổ sách kế toán”. Lúc này trên màn hình sẽ hiện ra danh sách các sổ sách kế toán tương ứng với loại báo cáo vừa chọn. Đưa vệt sáng đến sổ sách cần xem là tháng 12/2008, chọn số tài khoản là 642 rồi ấn vào nút “Xem in” thì sổ kế toán cần xem sẽ hiện ra. Muốn in sổ nào thì vào menu File, chọn Print, chọn máy in, loại giấy in rồi tiến hành in.