Để tập hợp và phản ánh khoản chi phí này, kế toán sử dụngTK 641 “Chi phí bán hàng”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các Tk cấp 2, cấp 3. Cụ thể:
+ TK 6411 – “Chi phí nhân viên” + TK 6412 – “Chi phí vật liệu, bao bì” + TK 6413 – “Chi phí dụng cụ, đồ dùng” + TK 6414 – “Chi phí khấu hao TSCĐ” + TK 6415 – “Chi phí bảo hành”
+ TK 6417 – “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
+ TK 6418 – “Chi phí bằng tiền khác”. Tài khoản này được mở 7 TK cấp 3: • TK 64181 – “Chi phí vận chuyển bia hơi”
• TK 64182 – “Chi phí vận chuyển bia chai Vida” • TK 64183 – “Chi phí vận chuyển mẫu bia Sài Gòn” • TK 64184 – “Chi phí công tác phí”
• TK 64185 – “Chi phí quảng cáo”
• TK 64186 – “Chi phí tiếp khách và hội nghị khách hàng” • TK 64187 – “Chi phí khác”
- Trình tự hạch toán:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bán hàng, căm cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Ví dụ: Phiếu chi C1087 (Biểu 14) ngày 12/12/2008: thanh toán tiền chiết khấu bia chai tháng 4 năm 2008 và tiền tự vận chuyển T1 – T4/2008, Số tiền: 1.520.000 đồng.
Kế toán tiền mặt tiến hành nhập dữ liệu như sau:
Vào “Phân hệ thu – chi”, kích chuột vào biểu tượng “Phiểu chi tiền mặt” hiện ra trong cửa sổ phân hệ. Màn hình nhập liệu của phiếu chi sẽ xuất hiện:
Chứng từ
1. Ngày ghi sổ 12/12/2008 Số chứng từ C1087
Đã thanh toán
2. Ngày chứng từ 12/12/2008 Loại tiền ngoại tệ VNĐ
3. Mã đối tượng NTT Nguyễn Thị Thảo Thanh Chương
4. Ghi chú
Nội dung chứng từ
Mã nghiệp Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Mã phân bổ Thanh toán tiền vận chuyển, chiết khấu 64182 1111 1.520.000
Cộng VNĐ 1.520.000 Một triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng
Nhập các thông tin cần thiết vào máy cho phiếu chi trên: Ô “Ngày ghi sổ”: Nhập 12/12/2008
Ô “Số chứng từ”: Nhập C1087
Ô “Ngày chứng từ”: Nhập 12/12/2008
Ô “Loại tiền ngoại tệ”: Chọn VNĐ bằng cách kích chuột vào nút hình mũi tên bên phải ô “Loại tiền ngoại tệ”
Ô “Mã đối tượng”: Chọn NTT từ danh mục các đối tượng cần quản lý bằng cách nhấn F2 hoặc kích chuột vào nút mũi tên bên phải ô “Mã đối tượng”. Chương trình sẽ tự điền tên đối tượng: Nguyễn Thị Thảo; địa chỉ: Thanh Chương.
Ô “Diễn giải”: Thanh toán tiền chiết khấu và tự vận chuyển Ô “TK Nợ”: TK 64182 (Chi phí chiết khấu và tự vận chuyển) Ô “TK Có”: TK 111
Ô “Số tiền”: Nhập 1.520.000
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, ấn vào nút “Cất giữ” để lưu dữ liệu vào máy. Muốn in phiếu chi, ấn vào nút “In phiếu”.
Thông tin nhập liệu từ Phiếu Chi C1342 theo lập trình sẵn sẽ chạy vào Sổ
Nhật ký chung (Biểu 04), Sổ chi tiết tài khoản, Sổ cái TK 641 (Biểu 14), Sổ cái 1111 (Biểu 16). Muốn xem, in Sổ chi tiết TK 641, Sổ cái TK 641 trước
tiên vào “Phân hệ tổng hợp”, chọn biểu tượng “Sổ kế toán” (hoặc “Báo cáo tài chính), xuất hiện cửa sổ “Xem và in báo cáo”. Chọn loại báo cáo là “Sổ sách kế toán. Lúc này trên màn hình sẽ hiện ra danh sách các sổ sách kế toán tương ứng với loại báo cáo vừa chọn. Đưa vệt sáng đến sổ sách cần xem (Nhật ký chung), sau đó chọn thời gian xem là tháng 12/2008, chọn số tài khoản là 641 rồi ấn vào nút “Xem in” thì sổ kế toán cần xem sẽ hiện ra. Muốn in sổ nào thì vào menu File, chọn Print, chọn máy in, loại giấy in rồi tiến hành in.
1.3.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Nhà máy Bia Sài Gòn - Nghệ An bao gồm những khoản sau:
+ Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương (KPCĐ, BHXH, BHYT) cho nhân viên quản lý.
+ Chi phí về vật liệu quản lý như: Chi phí về dàu nhớt cho xe đưa cán bộ đi công tác…
+ Chi phí đồ dùng văn phòng như: Giấy A4, giấy than, bút bi, kẹp giấy… + Chi phí khấu hao văn phòng làm việc, máy vi tính…
+ Chi phí về thuế, phí và lệ phí như: Thuế môn bài, thuế nhà đất, hội phí câu lạc bộ bảo hộ lao động…
+ Chi phí về tiền điện, nước, điện thoại phục vụ chung toàn Nhà máy, tiền tiếp khách…
+ Và các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khác.