2.3.1. Chứng từ sử dụng:
- Giấy nghỉ ốm được hưởng BHXH, nghỉ thai sản.... - Bảng chấm cụng
- Bảng thanh toỏn lương
- Cỏc chứng từ đối chiếu BHXH, BHYT - Cỏc chứng từ thanh toỏn bảo hiểm.
2.3.2. Tài khoản sử dụng:
- TK 3382 “ Kinh phớ Cụng Đoàn“:
+ Bờn Nợ: Chi tiờu KPCĐ tại đơn vị hoặc nộp KPCĐ cho cụng đoàn cấp trờn.
+ Bờn Cú: Trớch KPCĐ vào chi phớ sản xuất kinh doanh Số dư bờn Cú: KPCĐ chưa nộp, chưa chi.
Số dư bờn Nợ: KPCĐ vượt chi - TK 3383 “ Bảo hiểm xó hội“
+ Bờn Nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ.
+ Bờn Cú: Trớch BHXH vào Chi phớ SXKD hoặc trừ vào thu nhập của người lao động.
Số dư bờn Cú: BHXH chưa nộp
Số dư bờn Nợ: BHXH chưa được cấp bự. - TK 3384 “ Bảo hiểm y tế“
+ Bờn Nợ: Nộp BHYT
Số dư bờn Cú: BHYT chưa nộp
2.3.3. Quy trỡnh kế toỏn
Hàng thỏng, kế toỏn lập danh sỏch thu BHYT, BHXH trờn tiền lương cấp bậc cho từng phũng ban và đội sản xuất. Sau đú, căn cứ vào mức thu quy định để tớnh số bảo hiểm cần thiết phải nộp của từng người.
Quỹ BHXH được hỡnh thành bằng cỏch trớch theo tỉ lệ quy định trờn tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và cỏc khoản phụ cấp thực tế phỏt sinh trong thỏng và được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh.
Sau khi trớch 20% BHXH, Cụng ty Cổ phần tư vấn đầu tư xõy dựng và kinh doanh thương mại Hà Nội nộp cho cơ quan bảo hiểm, trong thỏng cụng ty chỉ làm nhiệm vụ thu hộ. Cuối thỏng tổng hợp phần chi BHXH cụng ty quyết toỏn với cơ quan BHXH.
Cụng ty chỉ trớch BHXH cho cụng nhõn viờn cú tờn trong danh sỏch của Cụng ty. Hàng thỏng, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ như bảng chấm cụng, phiếu nghỉ hưởng BHXH và thời gian cụng tỏc của người lao động để tớnh cỏc khoản BHXH thay lương theo quy định của nhà nước. Số tiền nghỉ ốm Tiền lương cấp bậc Số ngày hưởng lương bỡnh quõn ngày nghỉ
Người nghỉ hưởng BHXH của thỏng nào sẽ được thanh toỏn luụn trong thỏng đó.
BHYT được sử dụng để thanh toỏn cỏc khoản tiền khỏm chữa bệnh, viện phớ cho người lao động.
KPCĐ là quỹ tài trợ cho hoạt động cụng đoàn ở cỏc cấp, hàng thỏng kế toỏn tiến hành trớch 1% trờn tổng thu nhập của nhõn viờn.
Cụng ty chỉ tiến hành trớch BHXH, BHYT cho những người cú tờn trong danh sỏch trớch nộp BHXH, BHYT. Đối với cụng nhõn thuờ ngoài thỡ khụng được hưởng trợ cấp BHXH
Đội xõy lắp số: 4
Bộ phận giỏn tiếp (Khối bộ phận văn phũng)
Biểu số 2.5 Bảng tớnh BHXH, BHYT Phải Nộp Thỏng 3/2008 ST T Họ và tờn Phần việc Hệ số lương CB Lương cơ bản hàng thỏng BHXH (5%) BHYT (1%) Ký nhận 1 Hồ Ngọc Lan 6,97 3.136.500 156.825 31.365 2 Nguyễn Anh Vũ 6,64 2.988.000 149.400 29.880 3 Nguyễn Đức 5,98 2.691.000 134.550 26.910 4 Nguyễn Hải Du 2,84 1.278.000 63.900 12.780
5 Đào Thanh Khoa 3,09 1.390.500 69.525 13.905
6 Phạm Quỳnh Hoa ... 3,09 1.390.500 69.525 13.905 7 Vũ Thị Hằng ... 2,65 1.192.500 59.625 11.925 8 Trương Thị Trang 3,60 1.620.000 81.000 16.200 9 Lờ Thị Lan 3,05 1.372.500 68.625 13.725 10 Trần Văn Lực 1,90 855.000 42.750 8.550 Cộng 17.914.500 895.725 179.145 Cộng BHXH, BHYT: 1.074.879đ
Bằng chữ: Một triệu khụng trăm bảy mươi tư ngàn tỏm trăm bảy mươi chớn đồng/.
Ngày 31 thỏng 3 năm 2008 Người lập bảng (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn)
Đội xõy lắp số: 4
Bộ phận giỏn tiếp (Khối bộ phận văn phũng)
Biểu số 2.6 Bảng tớnh trớch BHXH, BHYT Thỏng 3/2008 Đơn vị: VNĐ TT Tờn bộ phận BHXH BHYT Tổng số (20%) Trong đú Tổng số (3%) Trong đú Trớch vào CP (15%) Khấu trừ qua lương (5%) Trớch vào CP (2%) Khấu trừ qua lương (1%) 1 Bộ phận quản lý đội 3.582.900 2.687.175 895.725 537.435 358.290 179.145 2 Bộ phận lao động trực tiếp 26.869.685 22.402.364 4.467.421 4.480.453 2.986.969 1.493.484 Cộng 33.452.585 28.089.439 5.363.146 5.017.888 3.345.259 1.672.629 Ngày 31 thỏng 3 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn)
Đội xõy lắp số: 4
Bộ phận giỏn tiếp (Khối bộ phận văn phũng)
Biểu số 2.7
SỔ CÁI
Thỏng 03/ 2008
Tờn tài khoản: Kinh phớ Cụng đoàn Số hiệuTK : 3382
ĐVT: Đồng
NT
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
TK Đ/Ư Số phỏt sinh SH NT Nợ Cú Số dư đầu thỏng 5.735.500 ………… 31/3 BPBTL 31/3 Trớch KPCĐ của bộ phận trực tiếp SX 622 2.986.969 31/3 BPBTL 31/3 Trớch KPCĐ của bộ phận quản lý đội SX 627 358.290 …….. Cộng phỏt sinh thỏng 3.345.259 Số dư cuối thỏng 9.080.759 Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn)
Đội xõy lắp số: 4
Bộ phận giỏn tiếp (Khối bộ phận văn phũng)
Biểu số 2.8
SỔ CÁI
Thỏng 03/ 2008
Tờn tài khoản: Bảo hiểm xó hội Số hiệuTK : 3383
ĐVT: Đồng
NT
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
TK
Đ/Ư Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
Số dư đầu thỏng 30.415.172
…………
15/3 BN03 15/3 Cơ quan BHXH chi trả tiền thai sản 112 4.349.000
17/3 PC103 17/3 Thanh toỏn tiền thai sản cho người LD 111 4.349.000
31/3 BPBTL 31/3 Trớch BHXH của bộ phận
trực tiếp SX 622 22.402.364
31/3 BPBTL 31/3 Trớch BHXH của bộ phận
quản lý đội SX 627 2.687.175
31/3 BPBTL 31/3 Khấu trừ lương của người LĐ 334 5.363.146
……..
Cộng phỏt sinh thỏng 34.764.172 34.801.865
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Đội xõy lắp số: 4
Bộ phận giỏn tiếp (Khối bộ phận văn phũng)
Biểu số 2.9
SỔ CÁI
Thỏng 03/ 2008
Tờn tài khoản: Bảo hiểm y tế Số hiệuTK : 3384
ĐVT: Đồng
NT
ghi sổ Chứng từ Diễn giải
TK
Đ/Ư Số phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
Số dư đầu thỏng 4.951.642
…………
31/3 BPBTL 31/3 Trớch BHYT của bộ phận trực tiếp SX 622 2.986.969
31/3 BPBTL 31/3 Trớch BHYT của bộ phận
quản lý đội SX 627 358.290
31/3 BPBTL 31/3 Khấu trừ lương của người
LĐ 334 1.672.629 …….. Cộng phỏt sinh thỏng 4.951.642 5.017.888 Số dư cuối thỏng 5.017.888 Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn)
PHẦN III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG
TY CỔ PHẦN TU VẤN XÂY DỰNG VÀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
3.1. Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty CP Tư vấn xõy dựng và kinh doanh thương mại Hà Nội.
3.1.1 Những ưu điểm trong cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cụng ty
Việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty là tương đối tốt với hệ thống sổ sỏch, chứng từ, phương phỏp hạch toỏn kế toỏn đầy đủ, chớnh xỏc khoa học và hợp lý. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức chuyờn sõu và phõn cụng hoạch định rừ ràng, mỗi kế toỏn cú trỏch nhiệm làm một phần hành cụ thể, lập bỏo cỏo tỡnh hỡnh xong gửi lờn phũng kế toỏn thống kờ. Việc này đó tạo điều kiện cho nhõn viờn kế toỏn phỏt huy tớnh sỏng tạo chủ động, thành thạo trong cụng việc. Cỏc phần hành được kế toỏn phối hợp rất khộo lộo tạo động lực thỳc đẩy quỏ trỡnh triển khai, khai thỏc nghiệp vụ đạt hiệu quả và chớnh xỏc với chế độ.
Bộ mỏy hoạt động sản xuất kinh doanh: Cụng ty đó xõy dựng mụ hỡnh quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh gọn nhẹ phự hợp với đặc điểm hoạt động của Cụng ty. Cỏc phũng ban chức năng được tổ chức hoạt động chặt chẽ, phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng đó phỏt huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động, cung ứng vật tư và thi cụng xõy lắp cụng trỡnh gúp phần đưa Xớ nghiệp khụng ngừng phỏt triển.
Bộ mỏy kế toỏn : Cụng ty đó tổ chức bộ mỏy gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ, quy trỡnh làm việc khoa học Cỏn bộ kế toỏn được bố trớ hợp lý, phỳ hợp với khả năng trỡnh độ mỗi người. Mỗi phần hành kế toỏn đều được phõn cụng, giao việc cụ thể, khụng chồng chộo. Việc phõn chia nhiệm vụ giữa cỏc bộ phận trong bộ mỏy kế toỏn giỳp cho viờc hạch toỏn chớnh xỏc, đầy đủ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Cụng ty chỳ trọng đến việc bồi dưỡng,đào tạo đội ngũ cỏc bộ, nhõn viờn kế toỏn, vỡ vậy đội ngũ kế toỏn khỏ vững vàng, cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cao, cú năng lực tỏc phong làm việc khoa học. Với cỏc nghiệp vụ kinh tế phức tạp, kế toỏn lập một phiếu xử lý kế toỏn nhằm tổng hợp cỏc chứng từ , định khoản rồi mới lập vào mỏy. Phiếu xử lý kế toỏn này cũng được lập trờn mỏy tớnh nờn đảm bảo tớnh chớnh xỏc, kịp thời. Với một trỡnh tự hạch toỏn một cỏch hợp lý như vậy, cụng việc kế toỏn trở nờn đơn giản, dễ thực hiện.
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức sổ nhật ký chung để hạch toỏn là hoàn toàn phự hợp với đặc thự của ngành xõy lắp. Trong cụng tỏc hạch toỏn tiền lương và bảo hiểm (cỏc khoản trớch theo lương), cụng ty đó thực hiện nghiờm tỳc với quy định của chế độ kế toỏn về hệ thống chứng từ, sổ sỏch về tiền lương. Việc ghi sổ được kế toỏn tiến hành thực hiện theo đỳng trỡnh tự quy định.
Kế toỏn tớnh tiền lương cho người lao động đầy đủ, chớnh xỏc đảm bảo lợi ớch cho nhõn viờn của cụng ty, giỳp họ yờn tõm làm việc, gắn bú với cụng việc.
Về hạch toỏn BHXH, BHYT, KBCĐ cũng được cụng ty quan tõm một cỏch thớch đỏng, cụ thể là cụng ty luụn hoàn thành nộp cỏc quỹ này đủ, đỳng thời hạn. Điều này thể hiện tinh thần trỏch nhiệm cao của cụng ty đối với cỏc quyền lợi của người lao động.
3.1.2. Những nhược điểm trong cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cụng ty
Việc luõn chuyển chứng từ ở Cụng ty vẫn cũn nhiều vấn đề gõy ảnh hưởng đến cụng tỏc hạch toỏn cũng như cụng tỏc quản lý. Đặc thự của ngành xõy lắp là cụng trỡnh thi cụng ở nhiều nơi và thường xa cụng ty nờn chứng từ khụng chuyển về kịp thời gõy ra sự thiếu chớnh xỏc, chậm trễ.
Do sự cập nhật của cỏc chứng từ cũn chậm hơn nữa sự giỏm sỏt, quản lý của cỏc văn phũng vẫn cũn buụng lỏng do vậy cỏc chứng từ về tiền lương, BHXH… đụi khi cũng chưa thật chớnh xỏc, chưa thập hợp lý. Do vậy cụng ty cần phải đưa ra chớnh sỏch quản lý thật đỳng đắn, chặt chẽ để cụng tỏc kế toỏn hoạt động cú hiệu quả hơn, chớnh xỏc hơn.
Về quản lý lao động: Việc phõn loại lao động trong cụng ty mặc dự đó tiến hành nhưng hiệu quả lại khụng cao, phõn loại vẫn chưa rừ ràng, quản lý chưa chặt chẽ nhất là những cụng nhõn viờn ở những cơ sở phụ khụng cú sự giỏm sỏt hay khi đi cụng trỡnh.
Ngoài ra cụng ty vẫn cồn một số khú khăn nhất định: do đặc điểm của Cụng ty cú nhiều đơn vị xõy lắp, nhiều cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh ở nhiều địa điểm khỏc nhau nờn việc thu thập và luõn chuyển chứng từ, ghi sổ thường bị giỏn đoạn và chậm.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Đưa ra những chớnh sỏch đói ngộ kịp thời đối với những lao động bậc cao và cú kinh nghiệm lõu năm, đõy chớnh là biện phỏp khuyến khớch vật chất tinh thần với ngừời lao động.
Hỡnh thức trả lương hợp lý sẽ là đũn bẩy kinh tế quan trọng cú tỏc dụng khuyến khớch cụng nhõn khụng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ hợp lý thời gian lao động, nõng cao hiệu qủa. Việc tăng
lương thoả đỏng, chớnh sỏch đói ngộ kịp thời sẽ là động lực, đối với người lao động sẽ gắn trỏch nhiệm của họ vào cụng ty.
3.2. Cỏc giải phỏp hoàn thiện kế túan tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty
3.2.1. Về hỡnh thức tiền lương và cỏc phương phỏp tớnh lương tại cụng ty
Tiền lương cần phải tớnh đỳng, tớnh đủ dựa trờn cơ sở giỏ trị sức lao động chẳng hạn với những người cú tài năng hay những người làm việc cú hiệu quả thỡ cần phải thực hiện việc trả lương khụng những theo cụng việc mà cũn phải theo số lượng và hiệu quả của người đú chứ khụng thể tuõn theo bằng cấp, vị trớ. Vỡ bằng cấp thực sự chỉ là một yếu tố để bố trớ cụng việc và để tớnh mức lương ban đầu, chứ khụng phải yếu tố quyết định về tiền lương của người lao động.
Việc hoàn thiện chớnh sỏch tiền lương đặt trong điều kiện thực tế của Cụng ty khi phần ngoài kế hoạch đỏp ứng được nhu cầu cú việc làm đầyđủ , năng suất lao động tăng, lợi nhuận tăng thỡ Cụng ty cần cú chớnh sỏch tăng tiền lương kịp thời để khuyến khớch người lao động làm việc hăng hỏi hơn nữa.
Chấn chớnh cụng tỏc định mức lao động chung để xõy dựng hệ thống định mức chung hợp lý làm cơ sở xỏc định đỳng đắn giỏ tiền lương gắn với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Rừ ràng và cú tớnh chất thường xuyờn trong cỏc quyết toỏn lương cụng ty mặc dự đó cú thưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn song chỉ mang tớnh chất tượng trưng Cụng ty cần phải cú khung thưởng rừ ràng theo thỏng, tuần thậm chớ cũn cả theo giờ. Việc thưởng thường xuyờn tạo điều kiện cho người lao động hăng hỏi làm việc hơn nữa, gắn trỏch nhiệm của mỡnh với cụng ty hơn nữa.
Bờn cạnh đú cỏc trường hợp sai phạm thỡ tuỳ theo theo mức độ cần cú biện phỏp kỷ luật hành chớnh thớch đỏng. Cụng ty cũng cần lưu ý tới việc người lao động làm giả ăn lương thật.
Trong việc hạch toỏn, tớnh toỏn tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ ở phũng kế toỏn, cỏc phũng liờn quan khi sửa chữa phải thụng bỏo với những người được hưởng lương để khi hạch toỏn và ghi sổ, trả lương được thống nhất, đầy đủ khụng lóng phớ thời gian và cụng sức
+ Việc chấm cụng cần phải quan tõm chặt chẽ tới đội ngũ lao động giỏn tiếp hưởng lương theo ngày cụng, nếu rừ trường hợp đi muộn về sớm thậm chớ làm việc nữa ngày để đảm bảo sự cụng bằng cho những ngươỡ thực hiện nghiờm chỉnh giờ hành chớnh tại cơ quan.
+ Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất mặc dự ỏp dụng chế độ lương khoỏn theo từng cụng trỡnh, từng dự ỏn song cũng phải cú bảng chấm cụng để kế toỏn tiền lương cũn cú cơ sở xỏc định chớnh xỏc số tiền được hưởng khi nghỉ hưởng lương hoặc được hưởng chế độ BHXH, BHYT,…
+ Mỗi bảng ứng lương cụng trỡnh đối với bộ phận trực tiếp sản xuất cần ghi rừ cụng trỡnh, dự ỏn trỏnh trường hợp nhầm lẫn đó xảy ra khi ứng lương mà ghi nhầm vào cụng trỡnh. Mặt khỏc cỏc cụng trỡnh cú tờn gần sỏt hoặc trựng nhau, chỉ khỏc tờn chủ đầu tư nờn khi kế toỏn lương đối chiếu với kế toỏn cụng nợ hoặc kế toỏn chi tiết tiền mặt mới thấy được sự nhầm lẫn đú.
- Việc theo dừi thời gian làm việc của người lao động để chấm khụng cú mặt “O”, hay nghỉ cú phộp “P” khụng hoàn toàn theo giấy nghỉ phộp theo quy định. Chỉ cần người nghỉ cú bỏo miệng trước cho người chấm cụng thỡ coi như ngày nghỉ đú của họ là cú phộp và được tớnh lương theo 100% LCB. Thờm vào đú, Cụng ty cũng khụng cú quy định số ngày nghỉ phộp tối đa được hưởng lương. Đõy là một sơ hở rất lớn của lónh đạo Cụng ty, và kế toỏn lương vốn rất biết điều này nhưng khụng hề cú gúp ý với phũng tổ chức hành chớnh - nơi theo dừi chấm cụng, là một theo sai sút khụng đỏng cú và cũng khụng nờn tiếp tục để tỡnh trạng này tồn
tại, tỏi diễn. Nú sẽ gõy ra những ảnh hưởng tiờu cực đến kỷ luật của Cụng ty.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương phỏp kế toỏn tại cụng ty
+ Cụng ty nờn ỏp dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ, trong đú coi